5 Tahapan Pelaksanaan Ekspor

Selain tata laksana ekspor, hal lain yang perlu Anda pahami adalah tahapan pelaksanaan ekspor.

Bagaimana tahapan-tahapan pelaksanaan ekspor itu? Nah, beragam tahapan yang harus ditempuh dalam pelaksanaan kegiatan ekspor adalah sebagai berikut: 

1. Mencari Pelanggan atau Importir (Buyers)

Pelanggan bisa dicari melalui kontak dagang di luar negeri maupun perwakilan importir (buying agent) yang ada di dalam negeri.

2. Persiapan Ekspor

Tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh eksportir setelah menerima surat pesanan, kontrak penjualan (sales contract), dan letter of credit (jika pembayaran melalui L/C) dari importir adalah sebagai berikut:

• Memproduksi (bagi eksportir produsen) atau mengadakan barang (memesan barang kepada produsen atau membeli barang di pasar umum) sesuai dengan spesifikasi yang tertera dalam surat pesanan dan L/C.
• Mengepak barang-barang untuk diekspor sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. 
• Menyiapkan pengapalan barang dan memberikan shipping marks sesuai dengan surat pesanan atau kebiasaan yang berlaku secara internasional. 
• Menunjuk perusahaan ekspedisi (freight-forwarder) yang akan mengurus dan memesan (booking) ruang kapal (shipping space). 
• Menunjuk surveyor yang akan melakukan pemeriksaan mengenai jenis barang, jumlah barang, spesifikasi teknis, klasifikasi barang, jenis kemasan, merek kemasan, harga satuan dan harga total, serta pemenuhan ketentuan di bidang ekspor guna menerbitkan survey report atau clean report of finding. Hasil pemeriksaan (survey report) ini digunakan sebagai dasar pembuatan dokumen bill of lading, commercial invoice, packing list, serta measurement list oleh eksportir.

Hasil pemeriksaan (survey report) digunakan sebagai dasar pembuatan dokumen bill of lading, commercial invoice, packing list, serta measurement list oleh eksportir.

3. Menyiapkan Dokumen-Dokumen Ekspor

Dokumen-dokumen ekspor disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam perdagangan internasional.

4. Transportasi

Pengiriman barang yang telah siap diekspor dapat dilakukan melalui jalur laut atau udara sesuai ketentuan yang telah disepakati. Ada beberapa transportasi yang dapat dijadikan alternatif dalam mengirim barang ekspor. Di antaranya adalah sebagai berikut:

a. Transportasi Laut

Pengiriman barang melalui transportasi laut merupakan cara yang lazim digunakan oleh eksportir. Hal ini dikarenakan biaya transportasi laut relatif lebih murah dibandingkan dengan transportasi udara. Bagi Anda yang belum berpengalaman atau tidak cukup waktu untuk mengurus pengiriman via transportasi laut, pengurusan pengiriman barang dapat Anda lakukan melalui jasa agen pelayaran (forwarding agent).

Nah, bagaimana langkah-langkahnya? Berbagai langkah yang harus Anda lakukan sebelum barang dikapalkan adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai biaya pengiriman. 
2. Menentukan perusahaan pelayaran dan kapal pengangkut. 
3. Memesan ruang kapal (shipping space). 
4. Mendaftarkan kargo pada shipping note dan mengirimkannya ke perusahaan pelayaran. 
5. Mengisi formulir customs entries dan mengirimkannya ke pabean. 
6. Mengirim barang ke pelabuhan dengan consignment note. 
7. Menerima bill of lading dari perusahaan pelayaran. 
8. Membayar biaya pengiriman. 
9. Mengesahkan bill of lading dan mengirimkan copy-nya ke perusahaan pelayaran dan importir, atau bank perantara yang disepakati.

b. Transportasi Udara

Kebanyakan barang yang diekspor melalui transportasi udara adalah barang-barang yang mempunyai nilai tinggi atau barang-barang yang tidak

tahan lama untuk menghindari risiko atau kerugian yang lebih besar. Pengiriman melalui transportasi udara relatif lebih sederhana prosedurnya dibanding kan dengan transportasi laut.

Bagi Anda yang belum berpengalaman atau tidak mempunyai cukup waktu, Anda dapat menggunakan jasa agen kargo udara (air cargo agent). Nah, bagaimana langkah-langkahnya?

Dalam pengiriman dengan alat transportasi udara, Anda harus melengkapi air consignment note atau letter of instruction untuk perusahaan penerbangan. Atas dasar instruksi tersebut, perusahaan penerbangan akan menyiapkan air waybill. Dokumen ini dikirimkan bersamaan dengan pengiriman barang ekspor agar importir dapat segera mengambil barang di pelabuhan tujuan.

5. Pembayaran Barang Ekspor melalui L/C (Negosiasi Dokumen)

Jika barang sudah dikapalkan/dikirim ke negara tujuan dan eksportir menerima bill of lading atau air waybill dari maskapai pelayaran/penerbangan, maka eksportir dapat mengurus pembayaran barang yang diekspor tersebut ke advising bank (bank di dalam negeri) yang diberi kuasa oleh importir untuk membayarkan shipping document.

Adapun dokumen-dokumen yang tercakup dalam shipping document adalah sebagai berikut:

• Bill of exchange (draft dan wesel).
• Salah satu dari bill of lading (clean-ocean on board bill of lading, combined transport bill of lading, air waybill of lading, atau post-office report). 
• Commercial invoice. 
• Insurance policy (polis asuransi). 
• Consular invoice. 
• Packing list, weight note, dan measurement list. 
• Inspection certificate atau surveyor report. 
• Manufacturer's certificate. i. Certificate of origin.

Apabila semua dokumen yang dipersyaratkan dalam L/C telah dipenuhi oleh eksportir, advising bank akan membeli/membayar wesel yang diajukan oleh eksportir tersebut sesuai dengan jumlah yang 

tercantum dalam L/C. Advising bank dapat melakukan pembayaran dalam bentuk-bentuk berikut:

• At sight, yaitu bank langsung melunasi saat dokumen pengapalan diperlihatkan. 
• Defered payment, yakni bank akan melunasi pembiayaan di kemudian hari sesuai dengan waktu yang disepakati. 
• Bank meng-accept wesel yang ditarik dan melu nasinya saat jatuh tempo.

Advising bank atau negotiating bank bersedia membayar eksportir dengan kompensasi dokumen pengapalan karena bank tersebut telah diberi wewe nang oleh importir untuk membayarkan L/C sesuai ketentuan yang telah disepakati, serta adanya bill of lading yang memberikan hak kepemilikan atas barang yang tercantum dalam dokumen itu.

Setelah negotiating bank membayar L/C, bank ini selanjutnya mengirimkan dokumen pengapalan tersebut kepada bank pembuka L/C (issuing/opening bank) untuk mendapatkan ganti pembayaran (reimbursement) yang telah dibayarkan kepada eksportir. Kemudian, opening bank meminta importir untuk menebusnya sesuai dengan cara pembayaran yang ditetapkan dalam L/C. Dengan demikian, importir akan memperoleh dokumen pengapalan untuk dipergunakan dalam penyelesaian bea masuk dan pengambilan barang dari perusahaan pelayaran.

Untuk lebih ringkasnya, tahapan pelaksanaan ekspor dengan L/C dapat dilihat pada bagan berikut:

Keterangan:

1. Eksportir menerima pesanan (order) dari pembeli (buyers) di luar negeri (B-A). 
2. Bank menginformasikan bahwa L/C telah dibuka untuk dan atas nama eksportir (H-A). 
3. Eksportir mengadakan pesanan kepada produsen atau leveransir/pemilik barang (A-C). 
4. Produsen/leveransir menyerahkan barang kepada eksportir, dan eksportir melakukan pengemasan/ pengepakan barang untuk diekspor (A). 
5. Eksportir memesan ruang kapal (booking) dan mengeluarkan shipping order pada maskapai pelayaran (A-D).
6. Eksportir mengurus semua formulir ekspor dengan semua instansi ekspor yang terkait (A-E). 
7. Eksportir memuat barang ke atas kapal, dengan atau tanpa mempergunakan perusahaan ekspedisi (A-D). 
8. Eksportir mengurus bill of lading dengan maskapai pelayaran (A-D). 
9. Eksportir menutup asuransi dengan maskapai asuransi (A-F). 
10. Eksportir menyiapkan faktur/invoice dan dokumen-dokumen pengapalan lainnya (A). 
11. Eksportir mengurus consular invoice dengan trade counselor kedutaan negara importir (A-G).
12. Eksportir menarik wesel kepada importir dan menerima hasilnya dari negotiation bank (A-H). 
13. Negotiating bank mengirimkan shipping documents kepada opening bank atau principals-nya di negara importir (H-I). 
14. Eksportir mengirimkan shipping advice dan copy shipping documents kepada importir (A–B). 
15. Opening bank akan meminta importir untuk menebusnya dan mengambil dokumen pengapalan. 
16. Maskapai pelayaran menyerahkan barang ekspor kepada importir.

Demikianlah tahapan-tahapan pelaksanaan ekspor yang perlu Anda pahami secara saksama.