Tuliskan cara pembuatan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri

Membuat daftar klasifikasi subjek buatan sendiri adalah langkah yang penting dalam mengorganisir dan mengelola surat atau dokumen yang diterima di kantor. Dengan memiliki daftar subjek yang terstruktur, Anda dapat dengan mudah mencari dan mengakses informasi yang dibutuhkan. Tuliskan cara pembuatan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri? 

Cara pembuatan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk membuat daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. Salah satu cara yang sederhana adalah dengan mencatat setiap isi atau perihal surat yang diterima secara individual di dalam satu buku tulis atau catatan. Kemudian, daftar ini dapat disusun menurut subjek atau topik yang relevan. Jika terdapat beberapa perihal yang memiliki istilah yang sama, Anda hanya perlu mencatatnya sekali dalam daftar.

Selain itu, ada dua jenis daftar subjek yang umum digunakan, yaitu:

1. Daftar Subjek Murni

Pada jenis daftar ini, subjek-subjek atau topik-topik yang tercantum dalam daftar tidak memiliki kode unik atau identifikasi tambahan. Subjek-subjek ini hanya disusun berdasarkan abjad atau kategori yang relevan. Misalnya, jika Anda memiliki subjek "Pengadaan Barang," Anda dapat menuliskannya di bawah huruf "P" dalam daftar.

2. Daftar Subjek Berkode

Pada jenis daftar ini, setiap subjek atau topik diberikan kode unik atau identifikasi tambahan. Kode ini dapat berupa angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Pendekatan ini memungkinkan penggunaan kode sebagai referensi cepat dan sistematis untuk mengelompokkan subjek-subjek tertentu. Misalnya, subjek "Pengadaan Barang" dapat diberikan kode "PB-001" untuk mempermudah pencarian dan identifikasi.

Penting untuk mencatat bahwa daftar klasifikasi subjek buatan sendiri harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan kantor atau organisasi Anda. Anda dapat menyesuaikan struktur dan jenis daftar subjek sesuai dengan karakteristik dan kegiatan kantor Anda. Pastikan untuk membuat daftar yang jelas, mudah dipahami, dan dapat diakses dengan cepat.

Dengan memiliki daftar klasifikasi subjek yang baik, Anda akan dapat mengatur, mengelola, dan mencari informasi dengan lebih efisien, meningkatkan produktivitas, dan menghindari kebingungan dalam mengelola dokumen dan surat-surat yang diterima.