Banyak pelaku UMKM sudah mati-matian berjualan setiap hari, omzet mulai stabil, tapi ketika mengajukan modal usaha ke bank atau lembaga keuangan, jawabannya sering sama: “Maaf, dokumen legalitas usaha Anda belum memenuhi syarat.”
Masalahnya jarang di produk atau penjualan. Sering kali yang menghambat justru legalitas usaha yang berantakan: NIB tidak jelas, NPWP tidak pernah dipakai, sampai izin sektoral yang diabaikan. Akibatnya, usaha sulit dipercaya, sulit ikut tender, dan sulit naik kelas.
Di artikel ini kita tidak membuat checklist lagi, tetapi membahas 7 kesalahan legalitas usaha yang paling sering dilakukan UMKM serta cara praktis memperbaikinya, supaya bisnis kamu lebih siap ketika mengajukan modal.
Daftar Isi
1. Menganggap NIB Itu “Opsional”, Bukan Kebutuhan
Kesalahan pertama dan paling mendasar: merasa usaha kecil tidak perlu Nomor Induk Berusaha (NIB). Selama bisa jualan, merasa semuanya sudah cukup tanpa identitas resmi.
Padahal tanpa NIB, usaha akan kesulitan ketika:
- Mengajukan pembiayaan atau modal usaha ke bank
- Ikut program pemerintah, inkubasi bisnis, atau pendampingan resmi
- Kerja sama dengan perusahaan yang mewajibkan legalitas usaha lengkap
NIB ibarat “KTP usaha” yang menunjukkan bahwa bisnismu tercatat secara resmi di sistem pemerintah. Tanpa ini, dari sudut pandang lembaga keuangan, usahamu masih dianggap terlalu berisiko.
Cara memperbaiki: jadikan pengurusan NIB sebagai prioritas ketika omzet usaha sudah mulai rutin. Jangan menunggu “nanti kalau sudah besar”, karena justru NIB-lah yang membantu usaha naik kelas. Kamu bisa membaca panduan teknis di artikel terpisah tentang cara membuat NIB dan mengelola KBLI (isi dengan internal link milikmu sendiri).
2. Nama Usaha Beda-beda di Mana-mana
Di WhatsApp Business pakai nama A, di Instagram nama B, di marketplace nama C, sementara di rekening bank tercatat nama pribadi yang sama sekali berbeda.
Bagi calon mitra dan analis kredit, ini menimbulkan pertanyaan:
- Apakah ini benar usaha yang sama?
- Serius tidak sih dikelola sebagai bisnis jangka panjang?
- Kalau terjadi masalah, harus percaya ke identitas yang mana?
Cara memperbaiki:
- Pilih satu nama usaha utama yang ingin kamu bangun sebagai brand.
- Samakan nama tersebut di:
- Profil WhatsApp Business
- Bio media sosial (Instagram, TikTok, Facebook Page)
- Nama toko di marketplace
- Deskripsi usaha di profil Google Business
- Jika memungkinkan, buat logo sederhana dan konsisten dipakai di semua platform.
Nama usaha yang konsisten akan memudahkan analis bank mencocokkan data online (jejak digital) dengan dokumen legalitas yang kamu kirim.
3. Punya NPWP, Tapi Tidak Pernah Dipakai dan Diurus
Banyak pemilik UMKM sudah punya NPWP pribadi, tetapi:
- Nomor NPWP tidak pernah dicantumkan di invoice atau kontrak
- Dokumen NPWP tercecer, tidak ada salinan digital
- Tidak pernah melaporkan pajak, bahkan sekadar tahu skema pajak UMKM pun belum
Padahal NPWP adalah identitas penting untuk menunjukkan bahwa kamu adalah wajib pajak yang dapat ditertibkan dan diajak kerja sama. Di mata banyak lembaga keuangan, kepatuhan pajak adalah indikator kedewasaan bisnis.
Cara memperbaiki:
- Simpan NPWP dalam bentuk fisik dan scan digital di folder khusus dokumen usaha.
- Mencantumkan NPWP di header invoice, kontrak kerja sama, dan profil usaha resmi.
- Mulai belajar skema pajak UMKM dan cara lapor sederhana (misalnya melalui layanan online resmi).
Kamu tidak harus langsung “sempurna taat pajak”, tetapi menunjukkan usaha memperbaiki kepatuhan sudah menjadi nilai plus.
4. Dokumen Legalitas Ada, Tapi Arsip Berantakan
Kesalahan ini sering terjadi ketika usaha sudah berjalan beberapa tahun:
- NIB hanya tersimpan di email lama, tidak pernah diunduh dan dicetak
- Scan KTP, NPWP, dan dokumen lain tersebar di berbagai folder HP dan laptop
- Saat diminta bank, kamu butuh waktu berjam-jam hanya untuk mencari file
Dari sisi penilaian, ketidaksiapan seperti ini bisa memberi sinyal bahwa manajemen usaha masih “acak-acakan”.
Cara memperbaiki: buat sistem arsip legalitas yang sederhana tapi rapi.
Contoh struktur arsip digital
/LEGALITAS_USAHA
/IDENTITAS
- KTP_Pemilik.pdf
- KK_Pemilik.pdf
- NPWP_Pemilik.pdf
/USAHA
- NIB_UMKM.pdf
- Data_KBLI.pdf
/IZIN_SEKTORAL
- Izin_PIRT.pdf
- Izin_Lingkungan.pdf
/KONTRAK_DAN_KERJASAMA
- Kontrak_Proyek_A.pdf
- MoU_Mitra_B.pdf
Versi fisiknya bisa disimpan di satu map besar dengan daftar isi di bagian depan. Ketika ada permintaan dokumen, kamu tinggal kirim dalam hitungan menit.
5. Memilih Jenis Usaha & KBLI Secara Asal-asalan
Saat mengurus identitas usaha, banyak orang memilih jenis usaha dan kode kegiatan (KBLI) hanya berdasarkan feeling: “kayaknya dekat dengan ini deh”.
Akibatnya:
- Kegiatan usaha di lapangan tidak cocok dengan KBLI yang tercatat
- Ada izin teknis yang seharusnya diurus, tapi tidak pernah disentuh
- Susah ikut tender karena dokumen tidak sesuai dengan jenis pekerjaan yang diminta
Cara memperbaiki:
- Tulis dulu dengan jujur: apa saja aktivitas utama usaha kamu? Apakah produksi, perdagangan, jasa konsultasi, atau kombinasi beberapa?
- Urutkan dari aktivitas yang paling dominan. KBLI utama sebaiknya mengikuti aktivitas terbesar tersebut, bukan sekadar nama yang terdengar keren.
- Jika usahamu berkembang dan membuka lini baru, pertimbangkan untuk menambah atau menyesuaikan KBLI yang sudah ada.
KBLI yang tepat tidak hanya membantu dalam urusan izin, tetapi juga memudahkan ketika kamu menganalisis sektor dan potensi pasar yang dimasuki.
6. Mengabaikan Izin Sektoral Karena Merasa Usaha Masih Kecil
Banyak pelaku UMKM di bidang makanan, konstruksi, kesehatan, dan jasa lain yang mengabaikan izin sektoral dengan alasan: “Usahaku kan cuma rumahan, belum pabrik besar.”
Padahal izin seperti PIRT/BPOM, sertifikat halal, atau sertifikat badan usaha (SBU) sering kali menjadi syarat wajib ketika:
- Masuk ke jaringan minimarket atau ritel modern
- Menjual produk ke instansi pemerintah atau perusahaan besar
- Ikut tender proyek konstruksi atau jasa teknik
Cara memperbaiki:
- Cek apakah produk/jasa kamu menyentuh hal sensitif seperti makanan, kesehatan, lingkungan, atau bangunan. Jika ya, cari tahu izin minimal apa yang diperlukan.
- Tidak perlu langsung lengkap sekaligus. Buat prioritas: izin mana yang paling mendesak dan paling mungkin diurus dalam 6–12 bulan ke depan.
- Catat juga program pemerintah atau lembaga lain yang bisa membantu proses perizinan ini (pendampingan UMKM, klinik halal, dan sebagainya).
7. Tidak Pernah Meng-update Legalitas Saat Usaha Berubah
Usaha itu dinamis. Dalam beberapa tahun, banyak hal bisa berubah:
- Alamat usaha pindah dari rumah ke ruko atau pabrik kecil
- Jenis produk berkembang jauh dari rencana awal
- Usaha perorangan naik kelas menjadi CV atau PT
- Terjadi pergantian pengurus atau pemegang saham
Namun sayangnya, dokumen legalitas sering dibiarkan tetap seperti awal didirikan. Data di sistem resmi akhirnya tidak lagi mencerminkan kondisi usaha yang sebenarnya.
Cara memperbaiki:
- Setiap kali ada perubahan besar (alamat, lini usaha, struktur kepemilikan), biasakan bertanya: “Perlu update legalitas tidak ya?”
-
Minimal, cek kembali:
- Alamat yang tercantum di dokumen
- Jenis kegiatan usaha dan KBLI
- Data pengurus dan pemilik modal
- Jadwalkan evaluasi legalitas setidaknya sekali setahun, bersamaan dengan evaluasi keuangan usaha.
Legalitas yang up to date akan memudahkan proses verifikasi ketika kamu mengajukan modal atau mengikuti seleksi mitra.
Roadmap Legalitas 30 Hari untuk Usaha Baru
Supaya tidak kewalahan, kamu bisa membagi pengurusan legalitas usaha menjadi beberapa tahap selama 30 hari. Ini bukan aturan kaku, tapi panduan praktis agar proses terasa lebih ringan.
Minggu 1: Bereskan Identitas dan Pajak
- Pastikan e-KTP dan KK terbaca jelas dan datanya sesuai.
- Siapkan email dan nomor HP khusus untuk urusan bisnis.
- Jika belum punya, urus atau aktivasi NPWP yang akan dipakai untuk usaha.
Minggu 2: Urus NIB dan Data Usaha
- Tentukan model bisnis dan aktivitas utama usaha.
- Pilih KBLI yang sesuai dengan kegiatan tersebut.
- Urus NIB dan pastikan disimpan rapi (fisik dan digital).
Minggu 3: Cek Kebutuhan Izin Tambahan
- Identifikasi apakah usahamu termasuk yang perlu izin sektoral.
- Buat daftar izin yang ideal dimiliki (PIRT/BPOM, halal, SBU, dan lain-lain).
- Tentukan izin mana yang paling prioritas untuk diurus dulu.
Minggu 4: Rapikan Arsip dan Dokumen Pendukung
- Buka rekening khusus usaha (jika memungkinkan).
- Siapkan template invoice, kontrak sederhana, dan surat kerja sama.
- Buat sistem arsip legalitas yang jelas, baik digital maupun fisik.
Dengan roadmap seperti ini, dalam sekitar satu bulan kamu sudah punya fondasi legalitas yang jauh lebih kuat dibanding sebelumnya, dan lebih siap ketika ada kesempatan mengajukan modal atau kerja sama besar.
FAQ Legalitas Usaha UMKM
1. Apakah usaha kecil wajib punya NIB?
Secara praktik, iya, sangat disarankan. NIB adalah identitas usaha yang menjadi pintu masuk untuk mengurus izin lain dan mengajukan modal. Tanpa NIB, banyak program bantuan, pembiayaan, dan kerja sama formal yang tidak bisa diakses.
2. Kalau omzet masih kecil, apakah perlu urus izin sektoral?
Jika jenis usahamu menyentuh bidang sensitif seperti makanan, kesehatan, dan konstruksi, sebaiknya mulai memetakan izin sektoral sejak awal. Tidak harus langsung lengkap, tapi punya rencana pengurusan izin akan sangat membantu ketika usaha mulai berkembang.
3. Kenapa bank sering meminta banyak dokumen legalitas?
Dari sisi bank dan lembaga keuangan, dokumen legalitas digunakan untuk menilai: kejelasan identitas usaha, tingkat risiko, dan keseriusan pengelolaan bisnis. Legalitas yang rapi menunjukkan bahwa usaha dikelola dengan cara yang lebih profesional dan bertanggung jawab.
Legalitas usaha bukan hanya soal “takut diperiksa”. Dengan dokumen yang rapi, UMKM justru lebih mudah dipercaya, lebih mudah dapat modal, dan lebih siap berkembang.
Setelah memahami kesalahan-kesalahan di atas, langkah berikutnya adalah mulai memperbaiki satu per satu, dimulai dari yang paling mudah dan paling berdampak untuk bisnis kamu.
Comments
Post a Comment