Diperbarui: 27 November 2025
Ringkasan cepat:
- WhatsApp Business (WA Bisnis) adalah versi WhatsApp yang dirancang khusus untuk pelaku usaha, termasuk UMKM, dengan fitur seperti profil bisnis, katalog produk, label pelanggan, dan pesan otomatis.
- Aplikasi ini membantu UMKM terlihat lebih profesional, mempermudah pengelolaan chat pelanggan, dan mempercepat proses penjualan tanpa harus membayar biaya bulanan tambahan.
- Untuk memulai, kamu cukup punya nomor HP aktif, smartphone Android/iOS, dan niat menggunakan WhatsApp khusus untuk bisnis (sebaiknya tidak bercampur dengan urusan pribadi).
- Fitur penting yang wajib dimanfaatkan: profil bisnis, katalog produk, label pelanggan, balas cepat (quick replies), pesan otomatis, dan link WhatsApp yang bisa dipasang di media sosial atau website usaha.
- Dari sisi etika dan syariat, gunakan WA Business untuk usaha yang halal, jujur dalam harga & deskripsi produk, serta tidak spam atau mengganggu orang dengan broadcast tidak jelas.
Daftar isi
- Kapan UMKM perlu mulai memakai WhatsApp Business?
- Apa itu WhatsApp Business dan apa bedanya dengan WhatsApp biasa?
- Syarat dan persiapan sebelum memulai
- Langkah-langkah menggunakan WhatsApp Business untuk UMKM dari nol
- Tips optimasi WhatsApp Business agar jualan lebih efektif
- Risiko & kesalahan yang harus dihindari
- FAQ seputar WhatsApp Business untuk UMKM
- Baca juga di Beginisob.com
Kapan UMKM perlu mulai memakai WhatsApp Business?
Secara praktis, kamu sebaiknya mulai memakai WA Business kalau:
- Chat pelanggan sudah mulai banyak dan sering tenggelam di antara chat keluarga/teman.
- Kamu sering mengulang-ulang jawaban yang sama: “Harga berapa, kak?”, “Alamat di mana?”, “Format ordernya bagaimana?”.
- Kamu ingin terlihat lebih profesional di mata pelanggan, dengan profil bisnis, jam buka, dan katalog rapi.
- Kamu punya rencana jangka panjang membangun merek usaha yang jelas, bukan sekadar jualan musiman.
WA Business bukan hanya “WhatsApp yang dipakai buat jualan”, tapi benar-benar alat kerja yang membantu UMKM mengelola komunikasi pelanggan secara tertib dan efisien.
Apa itu WhatsApp Business dan apa bedanya dengan WhatsApp biasa?
WhatsApp Business adalah versi resmi WhatsApp untuk pelaku usaha, terutama UMKM. Aplikasinya mirip dengan WhatsApp biasa, tetapi punya fitur tambahan:
- Profil bisnis — menampilkan nama usaha, logo, alamat, kategori, deskripsi singkat, jam operasional, dan link website/marketplace.
- Katalog produk/jasa — semacam “etalase” di dalam WhatsApp: foto, nama produk, deskripsi, dan harga.
- Label chat — untuk menandai chat: pelanggan baru, prospek, sudah bayar, belum bayar, reseller, dsb.
- Pesan otomatis — salam pembuka, pesan di luar jam kerja, dan jawaban cepat (quick replies).
- Statistik chat sederhana — berapa pesan terkirim, diterima, dibaca, dan diterima balasan.
Perbedaan dengan WhatsApp biasa secara garis besar:
- WhatsApp biasa: lebih cocok untuk komunikasi pribadi, keluarga, dan teman.
- WhatsApp Business: lebih cocok untuk komunikasi dengan pelanggan dan mengelola transaksi usaha.
Syarat dan persiapan sebelum memulai
Sebelum instal dan mengatur WA Business, siapkan dulu beberapa hal:
- Nomor HP aktif Bisa nomor baru khusus bisnis, atau nomor lama yang ingin kamu pindahkan ke WA Business. Disarankan punya nomor khusus agar urusan pribadi tidak tercampur.
- Smartphone Android/iOS dengan ruang penyimpanan cukup dan WhatsApp yang up to date.
- Identitas usaha yang jelas Minimal nama usaha, jenis produk/jasa, dan jam operasional yang kamu inginkan.
- Usaha yang halal dan jujur Hindari usaha yang mengandung riba, penipuan, perjudian, atau produk haram lainnya. Jaga kejujuran dalam deskripsi produk, harga, dan janji ke pelanggan.
- Legalitas usaha (idealnya) Kalau usahamu sudah serius, urus juga legalitas seperti NIB, NPWP, dan izin lain. Kamu bisa baca: Panduan Lengkap Legalitas Usaha UMKM 2025: NIB, NPWP, hingga Izin Operasional .
Langkah-langkah menggunakan WhatsApp Business untuk UMKM dari nol
Berikut panduan lengkap mulai dari instal hingga siap dipakai jualan.
1. Instal aplikasi WhatsApp Business
- Buka Google Play Store (Android) atau App Store (iOS).
- Cari aplikasi “WhatsApp Business” dengan ikon hijau mirip WA biasa tapi ada huruf B.
- Pastikan pengembangnya adalah WhatsApp LLC, lalu tap Install.
2. Daftar dan verifikasi nomor
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Pilih negara (Indonesia) dan masukkan nomor HP yang ingin dipakai bisnis.
- Kamu akan menerima SMS/telepon berisi kode verifikasi 6 digit, masukkan kode tersebut.
- Jika sebelumnya nomor itu dipakai di WhatsApp biasa di HP yang sama, ikuti instruksi untuk memindahkan akun.
Kalau ingin memisahkan chat pribadi dan bisnis, gunakan HP kedua atau nomor berbeda untuk WA Business.
3. Lengkapi profil bisnis
- Dari layar utama, tap ikon titik tiga di pojok kanan atas → pilih Settings → Business tools → Business profile.
- Isi data berikut:
- Nama bisnis – misalnya “Roti Rumahan Bu Lina”, bukan nama pribadi.
- Kategori – pilih kategori yang paling mendekati (makanan, pakaian, jasa, dll).
- Deskripsi singkat – jelaskan produk dan keunggulan singkat.
- Alamat – jika ada tempat usaha.
- Jam operasional – misalnya Senin–Sabtu, 08.00–20.00 WIB.
- Email & website (jika ada) – bisa diisi link website atau link toko online.
Kalau kamu sudah punya website usaha, cantumkan juga di profil. Kalau belum, kamu bisa mulai belajar dari: Cara Membuat Website Usaha yang Resmi & Menghasilkan di 2025 .
4. Membuat katalog produk/jasa
Katalog akan sangat menghemat waktu karena pelanggan bisa melihat daftar produk tanpa harus tanya satu-satu.
- Buka Business tools → pilih Catalog.
- Tap Add new item.
- Tambah foto produk yang jelas dan menarik.
- Isi:
- Nama produk (singkat & jelas).
- Harga (boleh pakai kisaran jika harga sering berubah).
- Deskripsi (ukuran, varian rasa, bahan, dsb).
- Tap Save untuk menyimpan.
Ulangi langkah ini untuk semua produk utama. Jangan lupa jaga kejujuran harga dan spesifikasi sesuai syariat.
5. Mengatur pesan otomatis (greeting & away message)
Pesan otomatis membantu menjaga kesan “fast response” meskipun kamu sedang sibuk.
- Buka Business tools.
- Pilih:
- Greeting message — pesan sambutan untuk pelanggan baru.
- Away message — pesan ketika di luar jam kerja.
- Aktifkan, lalu buat teks yang sopan dan jelas, misalnya:
- Greeting: “Assalamu’alaikum, terima kasih sudah menghubungi Toko Muslimah Hanif. Silakan kirim format pesanan: Nama – Alamat – Produk – Varian – Jumlah.”
- Away: “Saat ini kami di luar jam operasional. InsyaAllah pesan Anda akan kami balas besok mulai pukul 08.00 WIB.”
6. Membuat quick replies (balasan cepat)
Quick replies membantu menjawab pertanyaan yang sama berulang kali hanya dengan mengetik “/kata” pendek.
- Di Business tools, pilih Quick replies.
- Tap Add, lalu:
- Isi pesan (misal: penjelasan ongkir, format order, nomor rekening, atau ketentuan pembayaran syariah tanpa riba).
- Buat shortcut, misalnya
/ongkir,/order,/rek.
- Tap Save.
Saat chat, cukup ketik “/ongkir” lalu pilih quick reply untuk mengirim pesan lengkap.
7. Menggunakan label untuk mengelola pelanggan
Label memudahkanmu mengetahui posisi setiap pelanggan dalam proses jual beli.
- Buka chat pelanggan, tap menu titik tiga → Label chat.
- Buat label seperti:
- “Pelanggan baru”
- “Sudah order”
- “Belum bayar”
- “Reseller”
- “VIP”
- Gunakan label ini secara konsisten agar kamu tidak lupa follow-up.
8. Membuat link WhatsApp untuk dipasang di media sosial & website
Link WA mempermudah pelanggan: tinggal klik langsung terbuka chat. Format dasar link:
https://wa.me/62XXXXXXXXXXX
Atau gunakan fitur short link di WA Business:
- Buka Business tools → Short link.
- Salin link yang tersedia, lalu pasang di:
- Bio Instagram/TikTok.
- Halaman kontak di website usaha.
- Deskripsi toko di marketplace.
Tips optimasi WhatsApp Business agar jualan lebih efektif
- Pisahkan chat pribadi dan bisnis Kalau memungkinkan, gunakan nomor khusus bisnis. Ini menjaga profesionalitas dan privasi.
- Jawab pesan dengan sopan dan cepat Balas chat dengan salam, ucapan terima kasih, dan jawaban yang jelas. Hindari balas singkat yang terkesan cuek.
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami Hindari istilah ribet. Jelaskan harga, cara bayar, dan pengiriman dengan sederhana.
- Jaga kejujuran dan transparansi Jika barang pre-order, jelaskan waktu kirim. Jika ada cacat minor, informasikan di awal. Ini penting dari sisi etika dan syariat.
- Catat order dengan rapi Manfaatkan label dan juga catatan di luar WA (buku/Excel) untuk menghindari salah kirim atau salah hitung.
- Gabungkan dengan strategi online lain Misalnya, kamu bisa pelajari: Peluang Usaha Jasa Admin Media Sosial untuk UMKM 2025 untuk memahami cara mengelola konten media sosial yang mengarah ke WhatsApp.
Risiko & kesalahan yang harus dihindari
- Spam broadcast tanpa izin Mengirim broadcast promosi ke semua kontak yang tidak pernah minta info bisa membuat orang terganggu dan memblokir nomor.
- Mencampur urusan pribadi dan bisnis Grup keluarga bercampur dengan pelanggan membuat chat berantakan dan risiko salah kirim makin besar.
- Janji manis tapi tidak ditepati Misalnya janji kirim hari ini tapi sering molor, atau janji kualitas premium tapi kirim barang asal-asalan. Ini merusak kepercayaan dan bertentangan dengan prinsip jual beli yang jujur.
- Terlalu bergantung pada satu HP Pastikan nomor WA bisnis di-backup dan gunakan fitur multi-device jika perlu, supaya kalau HP hilang/rusak tidak kehilangan semua chat.
- Data pelanggan tidak dijaga Jangan menyebarkan nomor pelanggan ke pihak lain tanpa izin, dan jangan memasukkan orang ke grup tanpa persetujuan sebelumnya.
FAQ seputar WhatsApp Business untuk UMKM
1. Apakah WhatsApp Business berbayar?
Tidak. Aplikasi WhatsApp Business untuk UMKM (bukan API) bisa diunduh dan digunakan secara gratis. Yang perlu kamu bayar hanya kuota internet atau Wi-Fi.
2. Bolehkah satu nomor dipakai di dua HP sekaligus?
Kamu bisa menggunakan fitur multi-device untuk menghubungkan beberapa perangkat ke satu akun WhatsApp Business (misalnya HP dan laptop). Namun, satu nomor tetap hanya punya satu akun utama, tidak bisa dipasang sebagai WhatsApp biasa dan WhatsApp Business dalam waktu yang sama di HP berbeda.
3. Apakah saya wajib punya NIB dulu sebelum pakai WA Business?
Tidak wajib. WA Business bisa dipakai bahkan untuk usaha rumahan kecil. Namun, kalau ingin usahamu diakui secara resmi dan lebih mudah kerja sama dengan instansi/marketplace, sangat dianjurkan mengurus legalitas seperti NIB, NPWP, dan izin lain yang relevan.
4. Apakah aman mencantumkan alamat rumah di profil bisnis?
Jika usahamu masih berbasis rumah, kamu boleh mencantumkan alamat secara umum (misalnya kelurahan/kecamatan) tanpa terlalu detail, demi keamanan. Untuk pengiriman, kamu bisa memberikan alamat lengkap langsung kepada pelanggan yang sudah jadi pembeli.
5. Bagaimana cara menghindari agar nomor tidak sering diblokir pelanggan?
Jangan spam, jangan tambahkan orang ke grup tanpa izin, dan kirim broadcast hanya ke orang yang memang sudah setuju menerima info promo. Gunakan bahasa sopan dan hormati privasi dan waktu orang (hindari kirim promo tengah malam).
6. Apakah WA Business cocok untuk usaha jasa, bukan jual produk?
Sangat bisa. Kamu bisa memakai katalog untuk menampilkan daftar paket jasa (misalnya paket desain, paket kursus, paket konsultasi), lengkap dengan deskripsi dan tarif. Fitur label, pesan otomatis, dan quick replies tetap sangat berguna untuk jasa.
Baca juga di Beginisob.com
Untuk melengkapi fondasi usaha dan pemasaran onlinemu, baca juga artikel terkait berikut:
- Panduan Lengkap Legalitas Usaha UMKM 2025: NIB, NPWP, hingga Izin Operasional
- Cara Membuat NIB Online di OSS 2025: Syarat, Langkah, & Tips Disetujui
- Cara Membuat Website Usaha yang Resmi & Menghasilkan di 2025
- Peluang Usaha Jasa Admin Media Sosial untuk UMKM 2025: Modal Skill, Cara Mulai, dan Estimasi Penghasilan
Comments
Post a Comment