Apakah perbaikan ijazah dipungut biaya?

Pada prinsipnya, proses administratif perbaikan ijazah di sekolah atau dinas pendidikan tidak dikenakan biaya khusus. Pemohon biasanya hanya menanggung biaya pendukung seperti fotokopi, legalisir, atau materai. Jika ada pungutan lain, pemohon berhak menanyakan dasar hukumnya dan memastikan sesuai dengan ketentuan resmi.

Bisakah perbaikan ijazah dilakukan secara online?

Di beberapa daerah, tersedia sistem perbaikan ijazah berbasis online yang terhubung dengan data pusat. Namun, akses ke sistem ini biasanya hanya dimiliki oleh sekolah dan dinas pendidikan. Siswa atau alumni tetap harus mengajukan permohonan melalui sekolah dengan melampirkan dokumen yang benar, sedangkan sekolah yang akan menginput dan memproses perbaikan di sistem online.

Bagaimana jika sekolah sudah tutup tetapi saya perlu memperbaiki ijazah?

Jika sekolah sudah tutup, Anda perlu menghubungi dinas pendidikan yang dulu membina sekolah tersebut. Dinas akan memeriksa di mana arsip kelulusan siswa disimpan, kemudian mengarahkan apakah perbaikan dilakukan dengan menerbitkan ijazah perbaikan melalui sekolah penggabung atau dengan mengeluarkan surat keterangan resmi yang menjelaskan koreksi data pada ijazah lama.

Apakah perubahan nama di ijazah harus didahului perubahan data di Dukcapil?

Ya. Jika Anda ingin mengganti nama di ijazah karena ganti nama secara hukum, langkah pertama adalah mengurus perubahan nama di Dukcapil berdasarkan penetapan pengadilan. Setelah data di Kartu Keluarga dan KTP diperbarui, barulah Anda mengajukan perbaikan ijazah dengan melampirkan dokumen kependudukan terbaru dan salinan penetapan pengadilan sebagai dasar perubahan nama di ijazah.

Perbaikan Data Ijazah & Rapor 2025: Cara Mengurus Salah Nama dan Tanggal Lahir (Termasuk Fitur Online)

Q: Apakah perbaikan ijazah ada batas waktunya?

Secara umum, perbaikan ijazah tetap dapat diajukan meskipun pemilik ijazah sudah lulus beberapa tahun yang lalu, selama arsip dan dokumen pendukung masih dapat diverifikasi. Namun, aturan teknis seperti tenggat pengajuan dan jenis dokumen yang diterima bisa berbeda di tiap daerah. Oleh karena itu, sebaiknya Anda segera mengurus perbaikan begitu menemukan kesalahan dan menanyakan langsung ke sekolah atau dinas pendidikan setempat.

Q: Apa perbedaan perbaikan ijazah dengan surat keterangan kesalahan penulisan ijazah?

Perbaikan ijazah berarti diterbitkan ijazah baru atau ijazah perbaikan yang memuat data identitas yang sudah benar. Sementara itu, surat keterangan kesalahan penulisan ijazah adalah dokumen resmi yang menjelaskan bahwa pada ijazah lama terdapat kesalahan penulisan dan menyebutkan data yang seharusnya. Di beberapa kasus, pemohon akan menerima ijazah perbaikan sekaligus surat keterangan sebagai pendamping.

Diperbarui: 25 November 2025

Perbaikan Data Ijazah & Rapor 2025: Cara Mengurus Salah Nama dan Tanggal Lahir (Termasuk Fitur Online)

Salah satu masalah yang sering bikin panik orang tua dan alumni adalah ijazah atau rapor yang salah nama, salah tanggal lahir, atau tidak sama dengan data di KTP dan KK. Di 2025, Kemendikbudristek sudah menyiapkan mekanisme perbaikan ijazah, termasuk fitur perbaikan online. Di artikel ini Anda akan belajar alur, syarat, dan contoh kasusnya.

Ringkasan cepat

Kesalahan data di ijazah (nama, tempat/tanggal lahir, NISN) bisa diperbaiki lewat sekolah dan dinas pendidikan sesuai aturan terbaru.
Sejak terbitnya aturan pengelolaan ijazah dan Permendikbudristek terbaru, ada mekanisme resmi untuk perbaikan ijazah yang sudah terbit, bukan hanya pembatalan.
Untuk banyak kasus, sekarang tersedia fitur perbaikan ijazah secara online yang memudahkan sekolah dan alumni tanpa batas waktu ketat.
Dokumen wajib umumnya: ijazah asli, rapor, akta kelahiran, KK, KTP, dan surat keterangan dari sekolah; jika ganti nama, perlu bukti penetapan pengadilan atau dokumen Dukcapil terbaru.
Jika sekolah masih aktif, jalur utamanya selalu lewat operator sekolah (Dapodik/e-ijazah), bukan langsung ke dinas.
Jika dibiarkan, kesalahan ijazah bisa menyulitkan saat daftar kuliah, daftar CPNS, atau melamar kerja, karena data tidak cocok dengan Dukcapil.

Kapan Anda perlu mengurus perbaikan data ijazah & rapor?

Banyak orang baru sadar ada kesalahan ketika sudah butuh ijazah untuk keperluan penting. Secara umum, Anda perlu segera mengurus perbaikan jika:

Nama di ijazah berbeda dengan nama di akta kelahiran, KK, atau KTP (beda huruf, gelar, urutan nama, dll.).
Tempat atau tanggal lahir salah tulis (misalnya “01-12-2005” seharusnya “10-12-2005”).
Nama orang tua/wali atau NISN salah, sehingga tidak cocok dengan data Dapodik atau Dukcapil.
Anda sudah melakukan ganti nama resmi di Dukcapil dan ingin ijazah disesuaikan.
Ijazah dipakai untuk daftar kuliah, beasiswa, tes kerja, atau seleksi CPNS yang mewajibkan semua dokumen sama persis.

Prinsipnya, semakin cepat diperbaiki semakin baik, karena bukti pendukung (arsip sekolah, rapor lama, data Dapodik) masih mudah dilacak.

Apa itu perbaikan ijazah & fitur perbaikan online?

Di aturan terbaru, Kemendikbudristek menyediakan mekanisme perbaikan ijazah untuk mengatasi kesalahan penulisan data pada ijazah yang sudah terbit, baik untuk siswa aktif maupun alumni.

Di jenjang pendidikan dasar & menengah (SD, SMP, SMA, SMK), pengelolaan ijazah sekarang terhubung dengan sistem data pusat dan e-ijazah. Di beberapa daerah, sudah tersedia fitur perbaikan ijazah online yang memungkinkan sekolah:

mengajukan perbaikan data identitas di ijazah melalui portal khusus yang terhubung ke sistem nasional,
mengunggah bukti dukung (scan KK, akta, KTP), dan
menerima persetujuan/pengesahan dari dinas pendidikan secara digital.

Di sisi alumni, fitur ini membantu karena tidak selalu harus datang ke dinas; cukup koordinasi dengan sekolah dan menyiapkan dokumen sesuai permintaan.

Dasar hukum & jenis kesalahan yang bisa diperbaiki

Aturan tentang ijazah (termasuk perbaikan) diatur di peraturan menteri dan pedoman pengelolaan ijazah terbaru yang menjadi rujukan sekolah dan dinas pendidikan. Intinya, negara mengakui bahwa:

ijazah adalah dokumen resmi negara yang harus akurat dan bisa diverifikasi,
kesalahan penulisan boleh diperbaiki dengan prosedur tertentu, bukan dibiarkan begitu saja,
perbaikan harus berdasarkan dokumen kependudukan resmi (akta, KK, KTP, data Dukcapil).

Jenis kesalahan yang umumnya bisa diperbaiki

Kesalahan penulisan nama
- Huruf kurang/lebih (contoh: “Rahmat” → “Ramat”).
- Salah spasi atau susunan (contoh: “Siti Nur Aisyah” → “Siti Aisyah Nur”).
- Format huruf kapital yang ingin diseragamkan dengan KTP.
Kesalahan tempat/tanggal lahir
- Nama kota salah tulis atau singkatan tidak sesuai.
- Hari/bulan/tahun tertukar atau berbeda dengan akta.
Kesalahan data orang tua dan NISN
- Nama ayah/ibu berbeda dengan KK.
- NISN yang tercetak salah digit.
Perubahan data karena ganti nama resmi
- Peserta didik/ alumni punya penetapan pengadilan ganti nama, lalu ingin ijazah disesuaikan.

Untuk setiap jenis kesalahan, dokumen bukti yang dilampirkan berbeda-beda. Itu sebabnya, sekolah biasanya akan meminta fotokopi seluruh dokumen identitas sebelum memproses permohonan.

Syarat dokumen untuk siswa aktif & alumni

Setiap dinas bisa menambahkan detail syarat, tetapi secara umum, paket dokumen yang perlu Anda siapkan adalah:

A. Untuk siswa yang masih aktif (kelas akhir atau baru lulus)

Fotokopi ijazah (jika sudah terbit) dan rapor terakhir.
Fotokopi Kartu Keluarga (KK).
Fotokopi Akta Kelahiran.
Fotokopi KTP (jika sudah punya).
Data NISN dan NIK yang benar (sesuai Dukcapil).
Surat permohonan perbaikan data yang ditandatangani orang tua/wali atau siswa (jika sudah dewasa).

B. Untuk alumni (sudah lulus beberapa tahun)

Ijazah asli yang salah data.
Fotokopi rapor/arsip nilai (jika masih ada).
Fotokopi KK, Akta Kelahiran, dan KTP terbaru.
Surat keterangan dari sekolah (bahwa benar pernah sekolah dan lulus di sana).
Jika pernah ganti nama:
- penetapan pengadilan tentang ganti nama, dan/atau
- bukti perubahan nama di Dukcapil (KK & KTP baru).
Surat permohonan resmi bermeterai yang ditujukan kepada kepala sekolah atau kepala dinas.

C. Dokumen tambahan (jika diminta)

Surat keterangan kesalahan penulisan ijazah (format disediakan sekolah/dinas).
Form isian dan SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak) yang ditandatangani kepala sekolah.
Print out data dari sistem Dapodik untuk mencocokkan data lama & baru.

Langkah perbaikan untuk siswa yang masih aktif sekolah

Jika kesalahan baru ketahuan saat siswa masih belajar (atau baru lulus dan ijazah baru keluar), jalur perbaikannya biasanya lebih sederhana. Alurnya kira-kira seperti ini:

1. Laporkan ke wali kelas atau TU

Segera lapor ke wali kelas atau tata usaha begitu Anda menemukan kesalahan.
Tunjukkan dokumen pembanding (KK, akta, KTP) yang datanya benar.

2. Sekolah memeriksa data di Dapodik

Operator sekolah membuka aplikasi Dapodik dan mengecek biodata siswa.
Jika ternyata data di Dapodik sudah benar, kesalahan mungkin terjadi saat pengisian ijazah saja.
Jika data di Dapodik juga salah, operator akan melakukan pembaruan data sesuai prosedur aplikasi.

3. Pengajuan perbaikan ijazah/e-ijazah

Setelah data di sistem diperbaiki, sekolah mengajukan perbaikan ijazah melalui:
- aplikasi e-ijazah/pengelolaan ijazah (jika sudah dipakai di daerah tersebut), atau
- mekanisme manual sesuai juknis dinas (misalnya dengan berita acara dan penggantian blangko).
Sekolah menyiapkan SPTJM dan lampiran dokumen pendukung.

4. Cetak ulang ijazah atau terbitkan surat keterangan

Untuk ijazah tahun-tahun terbaru, umumnya dicetak ulang dengan data yang sudah benar.
Untuk ijazah lama tertentu, bisa saja diterbitkan surat keterangan kesalahan penulisan ijazah yang menjelaskan koreksi data.
Siswa/ orang tua menandatangani bukti penerimaan ijazah baru atau surat keterangan tersebut.

Langkah perbaikan untuk alumni (sekolah masih ada & sekolah sudah tutup)

A. Alumni – sekolah masih aktif

Hubungi sekolah tempat Anda lulus (lebih baik via WA resmi atau datang langsung).
Sampaikan:
- tahun lulus,
- jurusan/kelas, dan
- jenis kesalahan (nama, tanggal lahir, dll.).
Serahkan fotokopi dokumen (KK, akta, KTP, ijazah asli) dan buat surat permohonan perbaikan.
Sekolah akan:
- mencari arsip nilai/rapor dan data lama Anda,
- membuat berita acara kesalahan penulisan,
- mengajukan perbaikan lewat aplikasi/portal yang ditentukan dinas.
Jika disetujui, sekolah akan:
- menerbitkan ijazah perbaikan atau surat keterangan kesalahan penulisan ijazah,
- meminta Anda mengembalikan ijazah lama jika memang harus ditarik.

B. Alumni – sekolah sudah tutup atau berubah nama

Jika sekolah Anda sudah tidak beroperasi, prosesnya sedikit lebih panjang tetapi tetap mungkin dilakukan:

Cari informasi:
- sekolah penggabungnya (jika digabung ke sekolah lain), atau
- dinas pendidikan kabupaten/kota/provinsi yang dulu membina sekolah tersebut.
Bawa dokumen lengkap (ijazah asli, akta, KK, KTP, rapor jika ada) ke dinas pendidikan.
Ajukan permohonan tertulis supaya dinas:
- mengecek arsip kelulusan Anda, dan
- menerbitkan surat keterangan atau memfasilitasi penerbitan ijazah perbaikan.
Ikuti format formulir dan SPTJM yang disediakan dinas.
Setelah diproses, Anda akan menerima:
- ijazah perbaikan, atau
- surat keterangan resmi yang menjelaskan koreksi data untuk melengkapi ijazah lama.

Tips agar pengajuan perbaikan tidak bolak-balik

Samakan dulu semua data kependudukan
Pastikan nama dan tanggal lahir di KK, KTP, dan akta kelahiran sudah sama. Kalau ada yang beda, selesaikan dulu di Dukcapil sebelum ke sekolah/dinas.
Siapkan fotokopi banyak
Buat beberapa rangkap fotokopi ijazah, akta, KK, KTP, dan rapor agar tidak perlu bolak-balik fotokopi.
Gunakan bahasa yang jelas di surat permohonan
Tulis: data yang salah apa, seharusnya bagaimana, dan lampirkan dasar hukumnya (misalnya berdasarkan akta nomor sekian).
Catat nomor kontak sekolah/dinas
Simpan nomor TU, operator, atau petugas dinas yang menangani untuk memantau progres tanpa harus sering datang.
Tanyakan sejak awal: ijazah baru atau surat keterangan?
Beberapa kasus hanya diterbitkan surat keterangan pendamping ijazah, jadi Anda tidak kaget ketika hasilnya keluar.
Simpan hasil scan digital
Setelah diperbaiki, segera scan ijazah dan surat keterangan dalam bentuk PDF untuk keperluan pendaftaran online di masa depan.

Risiko kalau Anda menunda perbaikan data ijazah

Menunda perbaikan kadang terasa “tidak apa-apa”, padahal risikonya bisa cukup besar, misalnya:

Terganjal saat verifikasi dokumen
Saat daftar kuliah, beasiswa, CPNS, atau kerja, panitia dapat menolak berkas jika nama/tanggal lahir di ijazah tidak cocok dengan KTP.
Proses hukum ganti nama jadi lebih rumit
Jika Anda ganti nama setelah lulus dan baru mengurus ijazah bertahun-tahun kemudian, arsip lama mungkin lebih sulit ditemukan.
Butuh waktu lama saat sudah terdesak
Perbaikan ijazah butuh waktu (verifikasi, tanda tangan, persetujuan dinas). Kalau Anda baru mengurus beberapa hari sebelum penutupan pendaftaran, bisa saja tidak terkejar.
Dokumen tersebar dengan data berbeda
Semakin lama, semakin banyak dokumen yang memakai data salah (sertifikat, SK, akun kampus) dan akan merepotkan koreksinya.

Karena itu, begitu menyadari ada yang tidak sama, lebih baik langsung catat dan urus, tidak perlu menunggu sampai ada masalah besar.

FAQ perbaikan ijazah & rapor

1. Apakah perbaikan ijazah ada batas waktunya?

Untuk kebijakan terbaru, perbaikan ijazah pada prinsipnya masih bisa diajukan meskipun sudah beberapa tahun lulus, selama arsip dan dokumen pendukung masih dapat diverifikasi. Namun, setiap daerah bisa punya pengaturan teknis sendiri, jadi sebaiknya Anda segera mengurus dan menanyakan langsung ke sekolah atau dinas pendidikan setempat.

2. Apakah perbaikan ijazah berbayar?

Pada dasarnya, proses administratif perbaikan ijazah di sekolah/dinas tidak dipungut biaya. Namun Anda mungkin tetap mengeluarkan biaya untuk fotokopi, legalisir, atau materai. Jika ada pungutan yang tidak jelas dasarnya, Anda berhak menanyakan dasar aturannya.

3. Bisakah saya mengurus perbaikan ijazah secara online tanpa datang ke sekolah?

Sistem perbaikan ijazah berbasis online biasanya diakses oleh sekolah atau dinas, bukan langsung oleh siswa/alumni. Anda tetap perlu menghubungi sekolah untuk mengajukan permohonan, tetapi komunikasi awal (pengiriman berkas scan, konfirmasi) bisa dilakukan via WA/email jika disepakati.

4. Bagaimana jika sekolah saya sudah tutup?

Jika sekolah sudah tutup, Anda perlu menghubungi dinas pendidikan yang dulu membina sekolah tersebut. Dinas akan mengecek di mana arsip kelulusan disimpan (bisa di sekolah penggabung atau di dinas sendiri) dan memberi arahan apakah ijazah bisa diperbaiki atau akan diterbitkan surat keterangan pengganti.

5. Apa beda perbaikan ijazah dengan surat keterangan kesalahan penulisan ijazah?

Perbaikan ijazah berarti diterbitkan ijazah baru/perbaikan dengan data yang sudah benar. Sedangkan surat keterangan kesalahan penulisan ijazah adalah surat resmi yang menjelaskan bahwa di ijazah lama ada kesalahan dan menyebutkan data yang seharusnya. Di beberapa kasus, Anda akan menerima keduanya sekaligus.

6. Saya baru ganti nama di KTP. Apakah ijazah lama harus diganti juga?

Secara hukum, ganti nama di KTP tidak otomatis memaksa penggantian ijazah lama, tetapi untuk menghindari masalah verifikasi dokumen, banyak orang memilih mengajukan perbaikan ijazah atau minimal meminta surat keterangan yang menghubungkan nama lama dan nama baru. Anda bisa berkonsultasi dengan sekolah atau dinas pendidikan mengenai opsi terbaik.