Diperbarui: 25 November 2025
Ringkasan cepat:
- Surat permohonan perpanjangan kontrak kerja adalah surat resmi dari karyawan kepada perusahaan/HRD untuk meminta kontrak diperpanjang sebelum masa berlakunya habis.
- Waktu terbaik mengajukan permohonan adalah 2–4 minggu sebelum kontrak berakhir, agar HRD punya waktu menilai kinerja dan memproses administrasi.
- Isi surat sebaiknya mencantumkan: data diri, posisi pekerjaan, masa kontrak, alasan singkat, dan pernyataan siap memenuhi aturan perusahaan.
- Artikel ini memuat beberapa contoh surat: untuk karyawan pabrik/operator, karyawan kantor/administrasi, dan honorer (guru/tenaga kebersihan).
- Disertakan juga tips dan kesalahan umum agar permohonan Anda terlihat sopan, profesional, dan lebih meyakinkan HRD.
Daftar isi
- Apa itu surat permohonan perpanjangan kontrak kerja?
- Kapan sebaiknya mengajukan perpanjangan kontrak kerja?
- Hal yang perlu disiapkan sebelum menulis surat
- Struktur dan format surat permohonan perpanjangan kontrak
- Contoh surat permohonan perpanjangan kontrak kerja (karyawan pabrik/operator)
- Contoh surat permohonan perpanjangan kontrak kerja (karyawan kantor/administrasi)
- Contoh surat permohonan perpanjangan kontrak kerja (honorer/guru/tenaga kebersihan)
- Tips agar permohonan perpanjangan kontrak dipertimbangkan HRD
- Kesalahan yang sering dilakukan dalam surat permohonan perpanjangan kontrak
- FAQ singkat tentang surat permohonan perpanjangan kontrak kerja
Apa itu surat permohonan perpanjangan kontrak kerja?
Surat permohonan perpanjangan kontrak kerja adalah surat resmi yang dibuat oleh karyawan untuk menyatakan keinginan agar masa kontrak kerjanya diperpanjang oleh perusahaan.
Melalui surat ini, karyawan menyampaikan beberapa hal penting:
- Identitas karyawan dan posisi/jabatan.
- Masa berlaku kontrak sebelumnya.
- Permohonan agar kontrak diperpanjang.
- Alasan singkat dan bentuk komitmen untuk bekerja lebih baik.
Walaupun di beberapa tempat cukup dengan lisan, surat resmi akan membuat keinginan Anda tercatat dan memudahkan HRD ketika mengurus administrasi.
Kapan sebaiknya mengajukan perpanjangan kontrak kerja?
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah mengajukan perpanjangan kontrak terlalu mepet dengan tanggal berakhirnya kontrak, bahkan ada yang baru mengurus setelah kontraknya habis.
Sebagai panduan umum:
- Ajukan permohonan minimal 2 minggu sebelum kontrak berakhir.
- Idealnya, sekitar 3–4 minggu sebelum masa kontrak habis, terutama di perusahaan besar yang proses administrasinya cukup panjang.
Beberapa perusahaan sudah punya prosedur otomatis penilaian kontrak, tetapi tetap tidak ada salahnya jika Anda proaktif mengajukan permohonan secara sopan.
Hal yang perlu disiapkan sebelum menulis surat
Sebelum menulis surat permohonan perpanjangan kontrak, ada beberapa hal yang perlu Anda siapkan:
- Data kontrak:
- Tanggal mulai dan berakhirnya kontrak.
- Nomor kontrak (jika ada).
- Unit kerja dan jabatan.
- Data atasan/HRD:
- Nama perusahaan atau instansi.
- Nama bagian (HRD/Personalia/Kepala Sekolah/Kepala Dinas).
- Catatan kinerja (jika ada):
- Prestasi yang pernah dicapai.
- Penilaian kinerja terakhir.
- Tidak pernah terlibat pelanggaran disiplin.
Dengan menyiapkan data-data ini, Anda bisa menulis surat dengan lebih rapi, jelas, dan meyakinkan.
Struktur dan format surat permohonan perpanjangan kontrak
Secara umum, struktur surat permohonan perpanjangan kontrak kerja adalah sebagai berikut:
- Kop surat (jika diminta) atau identitas karyawan.
- Tanggal penulisan surat.
- Tujuan surat (kepada HRD/Atasan/Kepala Sekolah/Kepala Dinas).
- Salam pembuka.
- Paragraf pembuka (mengenalkan diri dan menjelaskan kontrak yang sedang berlaku).
- Paragraf isi (permohonan perpanjangan kontrak dan alasan singkat).
- Pernyataan kesediaan untuk mematuhi aturan dan meningkatkan kinerja.
- Penutup dan ucapan terima kasih.
- Tanda tangan dan nama jelas.
Bahasa yang digunakan sebaiknya formal, sopan, dan langsung ke inti, tidak bertele-tele.
Contoh surat permohonan perpanjangan kontrak kerja (karyawan pabrik/operator)
Berikut contoh surat yang bisa digunakan oleh karyawan pabrik atau operator produksi.
Contoh 1 – Karyawan pabrik/operator produksi
Bekasi, 10 November 2025
Kepada Yth.
Kepala HRD PT Maju Jaya Sejahtera
di Tempat
Perihal: Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andi Saputra
NIK Karyawan : 123456
Jabatan : Operator Produksi
Bagian : Assembly Line 2
Dengan ini menyampaikan bahwa masa kontrak kerja saya akan berakhir pada tanggal 30 November 2025. Selama masa kontrak, saya telah berusaha menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan standar kerja yang ditetapkan perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut, melalui surat ini saya mengajukan permohonan agar kontrak kerja saya dapat diperpanjang untuk periode berikutnya. Saya siap untuk terus meningkatkan kinerja, menjaga kedisiplinan, serta mematuhi seluruh peraturan dan kebijakan yang berlaku di PT Maju Jaya Sejahtera.
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Andi Saputra
Contoh surat permohonan perpanjangan kontrak kerja (karyawan kantor/administrasi)
Contoh berikut lebih cocok untuk Anda yang bekerja di kantor, administrasi, atau staf profesional.
Contoh 2 – Staf administrasi kantor
Jakarta, 12 November 2025
Kepada Yth.
Manager HRD
PT Sinar Cemerlang Indonesia
di Tempat
Perihal: Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Rina Lestari
NIP/NIK : A-045/HRD/2024
Jabatan : Staf Administrasi
Departemen : Human Resources
Berdasarkan Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang saya tandatangani pada tanggal 01 Desember 2024, masa kontrak kerja saya akan berakhir pada tanggal 30 November 2025.
Selama periode tersebut, saya telah berupaya menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab, di antaranya membantu proses administrasi rekrutmen, pengarsipan dokumen karyawan, serta pelayanan administrasi internal lainnya. Saya juga berusaha menjaga kedisiplinan waktu dan mematuhi peraturan perusahaan.
Melalui surat ini, saya mengajukan permohonan agar kontrak kerja saya dapat diperpanjang untuk periode berikutnya. Saya siap untuk terus memberikan kontribusi terbaik bagi perusahaan serta meningkatkan kompetensi kerja sesuai kebutuhan PT Sinar Cemerlang Indonesia.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Rina Lestari
Contoh surat permohonan perpanjangan kontrak kerja (honorer/guru/tenaga kebersihan)
Jika Anda bekerja sebagai tenaga honorer di sekolah, instansi pemerintah, atau tenaga kebersihan, format suratnya bisa disesuaikan seperti berikut.
Contoh 3 – Tenaga honorer/guru
Lampung, 05 November 2025
Kepada Yth.
Kepala SMK Negeri 1 Mandiri
di Tempat
Perihal: Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja Honorer
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Siti Haryani, S.Pd.
NUPTK : 1234567890
Jabatan : Guru Honorer Mata Pelajaran Akuntansi
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala SMK Negeri 1 Mandiri Nomor: 421.5/015/SMKN1/2024, saya diangkat sebagai Guru Honorer untuk periode 1 Januari 2024 sampai dengan 31 Desember 2024.
Selama masa tugas tersebut, saya telah berusaha menjalankan kewajiban mengajar, menyusun perangkat pembelajaran, melakukan penilaian, serta membimbing peserta didik sesuai dengan ketentuan yang berlaku di SMK Negeri 1 Mandiri.
Sehubungan dengan akan berakhirnya masa tugas tersebut, dengan ini saya mengajukan permohonan agar kontrak kerja honorer saya dapat diperpanjang untuk tahun pelajaran berikutnya. Saya siap untuk terus meningkatkan kualitas pembelajaran dan mematuhi tata tertib yang berlaku di sekolah.
Demikian surat permohonan ini saya ajukan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu Kepala Sekolah, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Siti Haryani, S.Pd.
Tips agar permohonan perpanjangan kontrak dipertimbangkan HRD
Selain isi surat, ada beberapa hal lain yang sangat mempengaruhi apakah kontrak Anda akan diperpanjang atau tidak.
- Jaga kinerja sebelum dan sesudah mengirim surat – jangan sampai setelah mengajukan permohonan Anda justru sering terlambat atau absen.
- Komunikasi dengan atasan langsung – sampaikan juga secara lisan kepada atasan bahwa Anda berminat melanjutkan kontrak.
- Gunakan bahasa sopan dan profesional – hindari nada memaksa, mengancam, atau membandingkan diri dengan rekan kerja.
- Singgung kontribusi positif secara singkat – misalnya membantu proyek tertentu, menangani tugas tambahan, atau tidak pernah melanggar disiplin.
- Ikuti prosedur internal – beberapa perusahaan punya formulir khusus atau alur permohonan yang harus diikuti, jangan hanya mengandalkan surat.
Kesalahan yang sering dilakukan dalam surat permohonan perpanjangan kontrak
Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya Anda hindari ketika menulis surat permohonan perpanjangan kontrak kerja:
- Terlalu bertele-tele dan mengulang-ulang kalimat yang sama.
- Terlalu menonjolkan keluhan (gaji kecil, beban kerja berat) di dalam surat permohonan.
- Mengatur atau menggurui HRD dengan kalimat yang terkesan menekan.
- Menggunakan bahasa yang terlalu santai, singkatan tidak formal, atau emotikon.
- Lupa mencantumkan informasi penting seperti jabatan, masa kontrak, atau identitas yang jelas.
Surat yang singkat, padat, sopan, dan jelas biasanya lebih mudah diterima dan dinilai oleh HRD.
FAQ singkat tentang surat permohonan perpanjangan kontrak kerja
1. Apakah surat permohonan perpanjangan kontrak wajib dibuat?
Tidak selalu wajib, karena setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda. Namun, surat permohonan akan membantu menyatakan niat Anda secara resmi dan tertulis sehingga lebih mudah diarsipkan oleh HRD.
2. Lebih baik dikirim lewat email atau print dan diserahkan langsung?
Ikuti kebiasaan dan prosedur di tempat kerja Anda. Jika perusahaan sudah terbiasa menggunakan email, Anda bisa mengirim versi digital. Namun, di banyak kantor dan instansi, surat hardcopy dengan tanda tangan basah masih lebih disukai.
3. Apakah saya boleh menyebutkan prestasi kerja dalam surat?
Boleh, bahkan dianjurkan, selama disampaikan secara singkat dan tidak terkesan menyombongkan diri. Misalnya menyebutkan bahwa Anda telah menyelesaikan beberapa tugas tambahan atau mendapatkan penilaian baik dari atasan.
4. Apakah kontrak pasti diperpanjang jika saya sudah mengajukan surat?
Tidak ada jaminan, karena keputusan tetap berada di pihak perusahaan berdasarkan kebutuhan dan penilaian kinerja. Surat permohonan hanya menunjukkan keseriusan dan keinginan Anda untuk tetap bekerja.
5. Kapan waktu terbaik mengajukan surat permohonan perpanjangan kontrak?
Waktu terbaik adalah sekitar 2–4 minggu sebelum kontrak berakhir. Terlalu awal bisa dianggap belum perlu, sementara terlalu mepet bisa membuat HRD kesulitan memproses perpanjangan tepat waktu.
Baca juga di Beginisob.com
Untuk melengkapi pemahaman Anda tentang kontrak kerja dan proses melamar kerja, Anda dapat membaca:
Comments
Post a Comment