Skip to main content
Home  ›  Aplikasi  ›  Komputer  ›  Software  ›  Tips dan Trik

Cara Buat Kop Surat di Word untuk Usaha, Sekolah, dan Organisasi (Rapi & Otomatis)

Diperbarui: 7 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Kop surat sebaiknya dibuat di bagian Header Word agar otomatis muncul di setiap halaman dan posisinya stabil saat dicetak.
  • Isi minimal: logo, nama instansi/usaha, alamat lengkap, kontak, dan garis pemisah antara kop dan isi surat.
  • Cara paling rapi: gunakan tabel 2 kolom di dalam Header (logo di kiri, teks di kanan), lalu hilangkan border tabel.
  • Setelah jadi, simpan sebagai template (.dotx) agar tinggal pakai ulang tanpa mengulang desain.
  • Gunakan kop surat hanya untuk surat yang jujur dan legal, jangan dipakai untuk memalsukan dokumen atau menipu orang lain.

Daftar isi

Kapan perlu membuat kop surat di Word?

Kop surat dibutuhkan setiap kali Anda membuat surat resmi, misalnya untuk:

  • Surat keterangan dari sekolah, kampus, atau pondok pesantren.
  • Surat rekomendasi masuk SD atau surat pengantar dari TK/PAUD ke SD.0
  • Surat resmi perusahaan atau UMKM ke klien, vendor, atau instansi pemerintah.
  • Surat dari organisasi, komunitas, masjid, RT/RW, atau yayasan.

Tanpa kop surat, dokumen resmi terlihat kurang meyakinkan dan bisa dianggap tidak profesional. Dengan kop yang rapi, penerima lebih mudah mengenali bahwa surat tersebut benar-benar berasal dari instansi Anda.

Apa itu kop surat yang benar?

Kop surat adalah bagian paling atas dari surat resmi yang berisi identitas pengirim. Biasanya terdiri dari:

  • Logo instansi (opsional, tapi sangat disarankan).
  • Nama instansi/usaha/organisasi dengan huruf yang jelas dan lebih besar.
  • Alamat lengkap (jalan, kota, kode pos).
  • Kontak: nomor HP/telepon, email, dan jika perlu website atau media sosial.
  • Garis pemisah (garis tebal/tipis) antara kop dan isi surat.

Di artikel surat rekomendasi di Beginisob, kop surat selalu ditempatkan di bagian atas sebagai identitas lembaga sebelum isi surat.

Syarat kop surat yang baik untuk usaha, sekolah, dan organisasi

Agar kop surat Anda terlihat profesional dan memudahkan administrasi, perhatikan syarat berikut:

  • Identitas jelas: nama instansi, alamat, dan kontak tidak membingungkan.
  • Proporsi seimbang:
    • Logo tidak terlalu besar (biasanya tinggi 1,5–2,5 cm).
    • Nama instansi lebih menonjol daripada alamat.
  • Font formal: gunakan font standar seperti Calibri, Times New Roman, Arial, atau Cambria.
  • Kontras warna cukup: teks harus mudah dibaca saat dicetak hitam putih.
  • Rapi di margin: tidak terlalu mepet ke tepi kertas agar aman saat dicetak di berbagai printer.
  • Dipakai untuk hal yang benar: jangan gunakan kop surat untuk membohongi orang, memalsukan rekomendasi, atau membuat surat yang melanggar hukum dan syariat.

Langkah-langkah cara buat kop surat di Word

Panduan ini memakai Microsoft Word di laptop/PC (Word 2010, 2013, 2016, 2019, atau 365). Menu mungkin sedikit berbeda, tapi langkah besarnya sama.

1. Atur ukuran kertas dan margin

  1. Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru (Blank document).
  2. Masuk ke menu Layout (atau Page Layout di versi lama).
  3. Klik Size → pilih A4 (21 x 29,7 cm).
  4. Klik Margins → pilih:
    • Normal (Top 2,5 cm; Left 3 cm; Right 3 cm; Bottom 2,5 cm), atau
    • Atur manual lewat Custom Margins jika instansi Anda punya standar sendiri.

2. Masuk ke Header agar kop stabil di semua halaman

  1. Double-click di bagian paling atas kertas (area kosong) sampai muncul tulisan Header, atau
  2. Masuk ke menu Insert → klik Header → pilih Blank.
  3. Pastikan kursor sekarang berada di area Header (di atas garis putus-putus).

3. Buat kerangka kop surat dengan tabel

Kita pakai tabel supaya logo dan teks bisa sejajar dan rapi di semua printer.

  1. Di dalam Header, masuk ke menu Insert → klik Table.
  2. Pilih tabel 2 kolom x 1 baris.
  3. Lebarkan kolom kiri kira-kira 3–4 cm untuk logo, kolom kanan untuk teks identitas.

4. Masukkan logo di kolom kiri

  1. Klik di kolom kiri tabel.
  2. Masuk ke menu Insert → Pictures → pilih sumber logo (This Device / dari komputer Anda).
  3. Pilih file logo → klik Insert.
  4. Jika logo terlalu besar:
    • Klik logo → tarik sudutnya ke dalam untuk mengecilkan, atau
    • Klik kanan logo → Size and Position → atur Height sekitar 1,5–2,5 cm.

5. Tulis identitas instansi di kolom kanan

  1. Klik di kolom kanan tabel.
  2. Ketik:
    • Baris 1: Nama instansi (misalnya: YAYASAN PENDIDIKAN ISLAMI AL-HIDAYAH).
    • Baris 2: Alamat lengkap.
    • Baris 3: Telepon / WhatsApp.
    • Baris 4 (opsional): Email / Website.
  3. Blok teks nama instansi → ubah:
    • Font (misalnya Times New Roman / Cambria).
    • Size lebih besar (14–16 pt).
    • Bold agar menonjol.
  4. Blok alamat dan kontak → gunakan ukuran lebih kecil (10–11 pt), tetap rapi dan mudah dibaca.
  5. Atur perataan (alignment):
    • Biasanya teks di kolom kanan diberi Align Left atau Align Center, sesuai kebiasaan instansi.

6. Hilangkan garis tabel supaya terlihat seperti blok kop surat biasa

  1. Blok seluruh tabel (klik ikon kotak kecil di pojok kiri atas tabel).
  2. Masuk ke menu Table Design atau Design (di bawah Table Tools).
  3. Klik Borders → pilih No Border.
  4. Hasilnya: logo dan teks tetap rapi, tetapi garis tabel tidak terlihat saat dicetak.

7. Tambahkan garis pemisah antara kop dan isi surat

  1. Letakkan kursor di bawah tabel, masih di area Header.
  2. Masuk ke menu Home → ikon Borders (border paragraf).
  3. Pilih Bottom Border untuk membuat garis horizontal.
  4. Jika ingin garis lebih tebal:
    • Klik panah di ikon Borders → pilih Borders and Shading.
    • Pilih Style garis tebal, atur Width (misalnya 1,5 pt).

8. Atur agar isi surat tidak menabrak kop

  1. Double-click di area kosong di bawah Header untuk kembali ke isi dokumen.
  2. Jika teks terlalu naik dan menabrak kop:
    • Masuk ke menu Layout → klik tanda panah kecil di pojok Page Setup.
    • Di tab Layout, atur Header from Top (jarak header dari atas) misalnya 1,5–2 cm.

9. (Opsional) Menampilkan kop hanya di halaman pertama

Jika surat lebih dari satu halaman dan Anda ingin kop hanya muncul di halaman pertama:

  1. Double-click lagi di area Header.
  2. Pastikan Anda berada di Header & Footer Tools → tab Design.
  3. Centang opsi Different First Page.
  4. Desain kop di Header halaman pertama saja. Biarkan halaman berikutnya tanpa kop atau dengan versi sederhana.

10. Simpan sebagai template agar tidak mengulang dari nol

  1. Setelah kop surat rapi, klik File → Save As.
  2. Pada kolom Save as type, pilih Word Template (*.dotx).
  3. Beri nama misalnya Kop Surat Yayasan Al-Hidayah.dotx.
  4. Simpan.
  5. Untuk memakai lagi lain kali:
    • Buka Word → New → pilih template tersebut, atau
    • Double-click file .dotx yang sudah disimpan.

Dengan template, Anda cukup mengisi isi surat tanpa perlu menyusun ulang kop dari awal. Ini sangat membantu jika di kantor Anda sudah ada standar penamaan file dan pengarsipan seperti yang dibahas di artikel penamaan file dokumen kantor di Beginisob.

Tips agar kop surat terlihat profesional

  • Gunakan logo berkualitas baik (tidak pecah). Jika perlu, minta file logo dalam format PNG resolusi tinggi.
  • Hindari terlalu banyak warna. Satu warna utama + hitam sudah cukup, dan lebih hemat tinta printer.
  • Konsisten:
    • Font kop surat jangan terlalu jauh berbeda dengan font isi surat.
    • Seluruh surat dari instansi yang sama sebaiknya memakai desain kop yang sama.
  • Simulasikan cetak:
    • Pakai fitur Print Preview untuk melihat apakah kop aman dari area potong kertas.
  • Simpan versi PDF jika surat akan dikirim via email agar format tidak berantakan.

Risiko dan kesalahan umum saat membuat kop surat

  • Kop dibuat di badan dokumen, bukan di Header:
    • Jika logo dan teks diletakkan langsung di atas halaman (bukan di Header), posisi bisa bergeser ketika isi surat bertambah atau saat diganti printer.
  • Logo terlalu besar:
    • Akibatnya ruang untuk isi surat jadi sempit dan surat terlihat tidak proporsional.
  • Alamat tidak lengkap atau tidak update:
    • Surat sulit dibalas, dan penerima ragu apakah instansi masih aktif.
  • Menggunakan kop surat untuk hal yang tidak jujur:
    • Misalnya menipu pihak lain, memalsukan rekomendasi, atau membuat surat untuk transaksi yang haram.
    • Ini jelas dilarang secara hukum dan syariat.

FAQ seputar kop surat di Word

1. Lebih baik membuat kop surat di Header atau di badan dokumen?

Sebaiknya di Header. Dengan begitu, posisi kop lebih stabil, bisa otomatis ada di setiap halaman, dan tampilan di layar maupun saat dicetak lebih konsisten.

2. Bagaimana cara agar kop surat hanya muncul di halaman pertama?

Aktifkan fitur Different First Page di Header & Footer Tools. Desain kop di Header halaman pertama saja, dan biarkan halaman berikutnya tanpa kop atau pakai versi berbeda sesuai kebutuhan.

3. Ukuran kertas dan margin apa yang umum dipakai untuk kop surat?

Umumnya menggunakan kertas A4 dengan margin:

  • Atas 2–3 cm,
  • Kiri 3 cm, kanan 3 cm,
  • Bawah 2–2,5 cm.
Anda boleh menyesuaikan jika ada standar khusus dari instansi.

4. Apakah bisa membuat kop surat di Word HP (Android)?

Bisa, tetapi fitur di Word HP lebih terbatas. Untuk mengatur Header, tabel, dan posisi logo dengan rapi, jauh lebih nyaman menggunakan Word di laptop/PC. Anda bisa mendesain kop di komputer, lalu mengedit isi suratnya di HP jika diperlukan.

5. Bagaimana cara menyimpan kop surat sebagai template?

Setelah kop jadi, simpan dokumen sebagai Word Template (.dotx) lewat menu File > Save As. Setiap kali butuh surat baru, cukup buka file template ini dan tulis isi surat tanpa mengubah desain kop.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved