Skip to main content
Home  ›  Excel

Cara Membuat Dropdown List (Pilihan) di Excel Pakai Data Validation: Manual, Dari Range, Dinamis, sampai Dependent (Lengkap + Contoh Tabel)

Diperbarui: 23 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Dropdown list di Excel dibuat lewat Data Validation → List untuk membatasi input agar rapi dan konsisten (mengurangi salah ketik).
  • Ada 3 level yang paling sering dipakai: list manual (cepat), list dari range (lebih rapi), dan list dinamis (ikut bertambah otomatis).
  • Untuk kebutuhan form yang lebih “serius”, kamu bisa bikin dependent dropdown (misalnya pilih Kategori dulu, lalu Item menyesuaikan).
  • Artikel ini disertai contoh tabel per sel + langkah praktik agar bisa langsung ditiru.

Daftar isi

Apa itu dropdown list di Excel dan kapan dipakai?

Dropdown list (daftar pilihan) di Excel adalah fitur yang membuat pengguna memilih nilai dari daftar, bukan mengetik bebas. Tujuannya sederhana: data jadi konsisten. Misalnya, untuk kolom “Status”: kalau orang mengetik bebas, bisa muncul variasi seperti “Lunas”, “lunas”, “LUNAS”, “Lunas ” (ada spasi), atau bahkan “Lns”. Variasi kecil seperti ini sering bikin rekap, filter, dan Pivot Table jadi kacau.

Dropdown paling sering dipakai untuk kolom seperti: Status (Draft/Proses/Selesai), Divisi, Lokasi, Kategori, Metode bayar, Kondisi barang, dan sejenisnya. Contoh implementasi yang sangat relevan adalah pada artikel Template Inventaris/Aset Kantor di Excel: Kode Aset, Lokasi, Kondisi, PIC, dan Riwayat Pindah (Siap Audit) yang menekankan input rapi agar “tahan audit”.

Kalau targetmu adalah rekap yang rapi (misalnya menjumlah per kategori), dropdown membantu supaya kategori tidak “pecah”. Ini nyambung dengan praktik rekap di artikel Cara Menghitung Jumlah di Excel untuk Pemula: SUM, AutoSum, SUMIF, SUMIFS, dan SUBTOTAL (Lengkap + Contoh Tabel) karena SUMIF/SUMIFS sangat sensitif terhadap perbedaan teks (spasi, huruf besar-kecil tertentu, typo).

Contoh tabel (data + list sumber) yang akan kita pakai

Kita buat 2 sheet: Sheet 1: Data (tempat input transaksi) dan Sheet 2: List (tempat daftar pilihan). Contoh ini sengaja sederhana supaya mudah ditiru.

1. Sheet “Data” (tempat input)

Isi tabel (mulai dari A1):

Sel Isi
A1Tanggal
B1Kategori
C1Metode Bayar
D1Status
E1Nominal
A22025-12-23
B2(dropdown)
C2(dropdown)
D2(dropdown)
E2150000
A32025-12-23
B3(dropdown)
C3(dropdown)
D3(dropdown)
E350000

2. Sheet “List” (daftar pilihan)

Isi tabel list (mulai dari A1):

Kolom Header Contoh isi
A Kategori A2=Penjualan, A3=Biaya, A4=Gaji, A5=Operasional, A6=Transport
B Metode_Bayar B2=Tunai, B3=Transfer, B4=QRIS, B5=COD
C Status C2=Draft, C3=Proses, C4=Selesai

Cara ini cocok kalau daftar pilihannya sedikit dan jarang berubah. Contoh: Status hanya “Draft, Proses, Selesai”. Catatan: cara ini cepat, tapi kurang enak kalau nanti list bertambah (kamu harus edit manual).

1. Pilih sel yang mau dipasang dropdown

  • Misal untuk Status: blok sel Data!D2:D200 (sesuaikan kebutuhan).

2. Buka Data Validation

  • Tab Data → klik Data Validation.
  • Pada “Allow”, pilih List.

3. Isi Source (daftar manual)

  • Isi Source: Draft,Proses,Selesai (pisahkan dengan koma).
  • Klik OK → sel D2 sekarang punya dropdown.

Ini cara yang paling saya sarankan untuk pemakaian serius. Daftarnya kamu simpan rapi di sheet “List”, lalu dropdown di sheet “Data” mengambil dari sana. Jadi kalau daftar berubah, kamu cukup edit di sheet “List” saja.

Kalau kamu terbiasa menyimpan sumber data di sheet lain, konsepnya mirip dengan “ambil data antar sheet” seperti dibahas di artikel Link Excel Beda Sheet: Cara Mengambil Data Antar Sheet (Sheet1!A1), Membuat Rekap Otomatis, dan Hyperlink Lompat Sheet (Lengkap + Contoh Tabel). Bedanya, di sini kita bukan “mengambil nilai sel”, tapi menjadikan range sebagai sumber pilihan.

1. Siapkan range sumber di sheet “List”

  • Kategori: List!A2:A6
  • Metode Bayar: List!B2:B5
  • Status: List!C2:C4

2. Pasang dropdown “Kategori” di Data!B2:B200

  1. Blok Data!B2:B200.
  2. Data → Data Validation → Allow: List.
  3. Source isi: =List!$A$2:$A$6
  4. OK.

3. Ulangi untuk “Metode Bayar” dan “Status”

  • Untuk Data!C2:C200 → Source: =List!$B$2:$B$5
  • Untuk Data!D2:D200 → Source: =List!$C$2:$C$4

Masalah yang sering terjadi: kamu awalnya punya 5 kategori, lalu bulan depan jadi 12 kategori. Kalau dropdown masih mengacu ke A2:A6, kategori baru tidak ikut muncul. Solusinya: buat Named Range dinamis.

Ini juga membantu mencegah masalah rekap yang “aneh”, misalnya SUMIF tidak menghitung karena kategori berbeda tipis (ada spasi/typo). Kalau kamu pernah mengalami SUM/SUMIF hasil 0 atau tidak menghitung, biasanya akar masalahnya memang kualitas data input—lihat juga artikel Rumus SUM/SUMIF di Excel Tidak Menghitung atau Hasil 0? 12 Penyebab + Cara Mengatasinya (Lengkap + Contoh Tabel). Dropdown adalah salah satu cara pencegahan paling mudah.

1. Buat nama range dinamis untuk Kategori

  1. Pastikan header “Kategori” ada di List!A1, dan isi mulai List!A2 ke bawah.
  2. Buka Formulas → Name Manager → New.
  3. Name: ListKategori
  4. Refers to (contoh aman):
    =List!$A$2:INDEX(List!$A:$A,COUNTA(List!$A:$A))
  5. OK.

2. Pakai nama itu di Data Validation

  1. Blok Data!B2:B200.
  2. Data → Data Validation → Allow: List.
  3. Source isi: =ListKategori
  4. OK.

3. Ulangi untuk Metode Bayar dan Status (opsional)

Kamu bisa buat nama lain: ListMetodeBayar (kolom B) dan ListStatus (kolom C) dengan pola INDEX+COUNTA yang sama.

Catatan penting: untuk panduan resmi langkah dropdown list di Excel, kamu juga bisa melihat dokumentasi Microsoft: Create a drop-down list (Microsoft Support). Link ini hanya sebagai pegangan resmi, sementara contoh praktik di artikel ini sudah dibuat versi “siap tiru”.

Cara 4: Dependent dropdown (Kategori → Item)

Dependent dropdown artinya pilihan kedua tergantung pilihan pertama. Contoh: kalau Kategori = “Buah”, Item yang muncul hanya buah. Kalau Kategori = “Sayur”, Item yang muncul hanya sayur. Ini sering dipakai untuk form stok, pembelian, menu, atau input inventaris.

1. Siapkan tabel dependent di sheet “List”

Contoh struktur di sheet List:

Sel Isi
E1Kategori2
F1Buah
G1Sayur
E2Buah
F2Semangka
G2Kangkung
E3Sayur
F3Melon
G3Bayam
E4
F4Durian
G4Wortel

2. Buat Named Range untuk tiap kolom item

  1. Blok kolom Buah (misal List!F2:F4) → beri nama: Buah
  2. Blok kolom Sayur (misal List!G2:G4) → beri nama: Sayur

Penting: nama range harus sama persis dengan teks kategori yang dipilih (Buah/Sayur). Kalau kategorinya “Buah Segar” (pakai spasi), kamu harus konsisten (atau pakai nama tanpa spasi dan mapping).

3. Pasang dropdown Kategori di sheet Data

  1. Misal sel Data!G1 = Kategori, Data!H1 = Item.
  2. Di Data!G2 pasang dropdown kategori: Source = List!$E$2:$E$3

4. Pasang dropdown Item yang mengikuti Kategori

  1. Klik sel Data!H2.
  2. Data Validation → Allow: List.
  3. Source isi: =INDIRECT($G2)
  4. OK.

Hasilnya: ketika G2 = Buah, H2 hanya menampilkan Semangka/Melon/Durian. Ketika G2 = Sayur, H2 berubah jadi Kangkung/Bayam/Wortel.

Tips penting: pesan input, error alert, copy-paste tanpa merusak validasi

1. Aktifkan Input Message (biar orang tidak bingung)

  • Data Validation → tab Input Message
  • Contoh Title: “Pilih Status”
  • Contoh Message: “Wajib pilih dari dropdown (Draft/Proses/Selesai).”

2. Aktifkan Error Alert (untuk menolak input yang tidak valid)

  • Data Validation → tab Error Alert
  • Pilih style Stop agar Excel menolak input di luar list.

3. Cara copy dropdown ke banyak sel tanpa merusak format

  • Copy sel yang sudah ada dropdownnya.
  • Paste Special → pilih Validation (kalau opsinya tersedia di Excel-mu).
  • Tujuannya: yang ditempel hanya aturan dropdown, bukan ikut menimpa format tabel.

4. Lindungi sheet “List” agar daftar tidak diubah sembarangan

Kalau file dipakai ramai-ramai, biasanya “List” paling sering dirusak tanpa sengaja. Solusi aman: lock sheet List, dan hanya admin yang boleh edit daftar.

Untuk contoh penerapan dropdown yang sangat kepakai di dokumen bisnis, kamu bisa lihat juga artikel Cara Buat Invoice di Excel dengan Rumus Otomatis untuk UMKM dan Freelancer (Lengkap + Contoh Tabel) karena status invoice (Draft/Terkirim/Lunas) akan jauh lebih rapi jika pakai dropdown sejak awal.

Risiko kalau tidak pakai dropdown (dan kenapa ini penting untuk rekap)

  • Filter jadi berantakan: satu kategori bisa muncul 5 versi karena typo/spasi.
  • SUMIF/SUMIFS meleset: rumus tidak menghitung karena kriteria teks tidak sama persis.
  • Pivot Table pecah: laporan terlihat seolah kategorinya banyak, padahal itu duplikasi penulisan.
  • Audit sulit: data tidak konsisten bikin cek silang jadi lama dan rawan salah.

FAQ seputar dropdown list Excel

1. Kenapa dropdown tidak muncul (tidak ada panah)?

Biasanya karena sel belum benar-benar dipasang Data Validation List, atau kamu sedang berada di mode edit sel (kursor sedang mengetik). Klik sel sekali (bukan double click), lalu cek Data → Data Validation apakah “Allow: List”.

2. Kenapa list saya tidak ikut bertambah saat saya menambah item baru?

Karena Source masih mengacu ke range tetap (misal A2:A6). Solusinya pakai named range dinamis (INDEX+COUNTA) atau perluas range Source.

3. Bisa tidak dropdown mengambil list dari sheet lain?

Bisa. Justru itu yang paling rapi: simpan list di sheet “List”, lalu Source arahkan ke range di sheet tersebut.

4. Bagaimana cara mengizinkan input di luar dropdown?

Jika kamu ingin tetap boleh mengetik bebas, atur Error Alert agar tidak “Stop”. Tetapi untuk data yang harus konsisten, lebih aman pakai “Stop” agar tidak ada typo.

5. Apakah dropdown ini bisa dipakai di Google Sheets juga?

Konsepnya sama (data validation), tetapi menu dan langkahnya berbeda. Untuk Excel, patokan utamanya tetap Data Validation → List.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved