Skip to main content
Home  ›  Aplikasi  ›  Finansial  ›  Komputer  ›  Tutorial  ›  UMKM

Cara Buat Invoice di Excel dengan Rumus Otomatis untuk UMKM dan Freelancer (Lengkap + Contoh Tabel)

Diperbarui: 7 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Invoice (faktur/tagihan) adalah dokumen resmi untuk menagih pembayaran ke klien, berisi data usaha, data pelanggan, rincian barang/jasa, dan total yang harus dibayar.
  • Dengan Excel, kamu bisa membuat template invoice sekali saja, lalu dipakai berulang dengan rumus otomatis untuk menghitung total, diskon, dan PPN.
  • Alurnya: susun struktur tabel → buat header invoice → isi tabel item → pasang rumus total → tata tampilan → simpan sebagai template dan gunakan untuk transaksi berikutnya.
  • Dari sisi syariat, invoice membantu mencatat hutang-piutang dengan jelas, menghindari sengketa, dan menjaga amanah. Hindari mencantumkan denda keterlambatan berbunga/riba dan jenis transaksi yang tidak halal.

Daftar isi

  1. Kapan kamu perlu pakai invoice Excel?
  2. Apa itu invoice dan bagian pentingnya?
  3. Syarat & persiapan sebelum membuat invoice di Excel
  4. Langkah-langkah membuat invoice di Excel (template + rumus)
  5. Contoh format invoice di Excel (tabel jadi)
  6. Tips invoice Excel yang rapi, profesional, dan syar’i
  7. Risiko & batasan pakai Excel untuk invoice
  8. FAQ: Pertanyaan umum tentang invoice di Excel
  9. Baca juga di Beginisob.com

Kapan kamu perlu pakai invoice Excel?

Kamu sebaiknya mulai pakai invoice Excel kalau:

  • Kamu freelancer (penulis, desainer, programmer, fotografer, editor video) dan klien minta tagihan resmi.
  • Kamu punya UMKM (kuliner, jasa desain, konveksi, percetakan, dll.) dan sering transaksi via transfer.
  • Kamu ingin mencatat piutang pelanggan dengan rapi (jualan tempo 14/30 hari, proyek bertahap).
  • Kamu mulai diminta invoice + NIB/NPWP saat kerja sama dengan perusahaan, BUMN, atau instansi.

Dari sudut pandang syariat, invoice membantu:

  • Memperjelas akad jual-beli: apa yang dijual, berapa harganya, dan kapan dibayar.
  • Menghindari perselisihan karena salah paham harga/jumlah barang.
  • Memudahkan pencatatan keuangan sehingga bisa menghindari hutang riba dan pengelolaan uang yang kacau.

Apa itu invoice dan bagian pentingnya?

Secara sederhana, invoice adalah nota tagihan resmi dari penjual ke pembeli. Biasanya berisi:

  1. Header invoice:
    • Nama usaha / brand
    • Alamat, nomor HP/WhatsApp, email
    • NPWP (jika ada dan dibutuhkan klien)
    • Judul dokumen, misal: INVOICE atau FAKTUR
  2. Data invoice:
    • Nomor invoice (unik)
    • Tanggal invoice
    • Jatuh tempo pembayaran (misal: 7 hari, 14 hari)
  3. Data pelanggan:
    • Nama pelanggan / perusahaan
    • Alamat (kalau perlu)
    • Kontak (HP/email penanggung jawab)
  4. Tabel barang/jasa:
    • Nama barang/jasa
    • Qty (jumlah)
    • Satuan (pcs, jam, paket, dll.)
    • Harga satuan
    • Jumlah (Qty × Harga satuan)
  5. Ringkasan pembayaran:
    • Subtotal
    • Diskon (jika ada)
    • PPN (jika kamu sudah PKP & wajib PPN)
    • Total yang harus dibayar
  6. Catatan & info rekening:
    • Rekening bank / e-wallet tujuan pembayaran
    • Nama pemilik rekening
    • Catatan syar’i: hindari denda keterlambatan berbunga, cukup pakai pengingat yang baik dan sopan.

Syarat & persiapan sebelum membuat invoice di Excel

Sebelum membuka Excel, siapkan dulu beberapa hal supaya invoice-mu rapi dan bisa dipakai jangka panjang:

  1. Data identitas usaha
    • Nama brand/usaha
    • Alamat, nomor WhatsApp, email
    • NPWP & NIB (kalau sudah punya dan perlu dicantumkan)
  2. Aturan penomoran invoice
    Buat pola sederhana, misalnya: INV-2025-001, INV-2025-002, dan seterusnya. Bisa juga ditambah kode klien.
  3. Daftar produk/jasa dan harga
    Agar cepat, sebaiknya kamu punya daftar barang/jasa beserta harga satuan di sheet terpisah. Nanti bisa dikembangkan jadi invoice otomatis.
  4. Versi Excel
    Pastikan kamu memakai Excel yang umum (2010 ke atas) atau bisa juga pakai Google Sheets dengan struktur serupa.
  5. Komitmen syar’i
    Niatkan pakai invoice untuk memudahkan muamalah halal, bukan untuk memoles transaksi haram (riba, barang haram, penipuan, dll.).

Langkah-langkah membuat invoice di Excel (template + rumus)

1. Buat struktur dasar di Excel

  1. Buka Microsoft Excel, buat workbook baru.
  2. Atur orientasi halaman:
    • Menu Page Layout > Orientation > Portrait (untuk invoice 1 halaman).
  3. Atur lebar kolom, misalnya:
    • Kolom A: 5 (No)
    • Kolom B: 30 (Deskripsi barang/jasa)
    • Kolom C: 8 (Qty)
    • Kolom D: 10 (Satuan)
    • Kolom E: 15 (Harga Satuan)
    • Kolom F: 15 (Jumlah)

2. Isi header invoice (bagian atas)

  1. Di baris 1–3 (misalnya), gabungkan beberapa sel untuk judul:
    • Blok A1:F1 → Merge & Center → ketik: INVOICE.
  2. Di sisi kiri (baris 2–5), isi data usaha:
    • Nama usaha
    • Alamat
    • No. HP / WhatsApp
    • Email
  3. Di sisi kanan, isi data invoice:
    • No. Invoice
    • Tanggal
    • Jatuh tempo
  4. Di baris bawahnya, buat blok kecil untuk Data Pelanggan:
    • Nama pelanggan
    • Alamat
    • No. HP / PIC

3. Buat tabel item barang/jasa

  1. Di baris berikutnya (misal baris 10), buat judul kolom:
    • A10: No
    • B10: Deskripsi Barang/Jasa
    • C10: Qty
    • D10: Satuan
    • E10: Harga Satuan
    • F10: Jumlah
  2. Blok judul kolom → Bold → beri border dan warna latar tipis supaya mudah dibaca.

4. Pasang rumus jumlah per baris

Misalkan detail barang/jasa akan diisi mulai baris 11–20:

  1. Di sel F11 ketik rumus: 
    =C11*E11
    lalu tekan Enter.
  2. Copy rumus ke bawah:
    • Tarik fill handle dari F11 ke F20, sehingga setiap baris otomatis menghitung Qty × Harga.
  3. Format kolom E dan F sebagai Currency (Rupiah), misalnya:
    • Klik kanan kolom E/F → Format Cells > Number > Currency → pilih simbol Rp.

5. Hitung subtotal, PPN, dan total

  1. Pada baris setelah tabel (misalnya baris 22–25), buat ringkasan:
    • E22: Subtotal
    • E23: Diskon
    • E24: PPN 11% (jika berlaku)
    • E25: Total Tagihan
  2. Di sel F22, hitung Subtotal: 
    =SUM(F11:F20)
  3. Di sel F23, isi nilai diskon (bisa diketik manual, misalnya 50000). Kalau ingin otomatis (misalnya 5% dari subtotal), bisa: 
    =F22*5%
  4. Di sel F24, jika kamu sudah PKP dan wajib PPN, bisa: 
    =F22*11%
    Jika tidak pakai PPN, cukup isi 0.
  5. Di sel F25, hitung Total Tagihan: 
    =F22-F23+F24

6. Tambahkan catatan & rekening pembayaran

Di bagian bawah (misal baris 28–32), buat area catatan:

  • Cara pembayaran: transfer ke rekening bank/e-wallet:
  • Nama bank, nomor rekening, nama pemilik.
  • Catatan syar’i, misalnya: “Harap melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo. Kami tidak menerapkan denda berbunga, namun mohon komitmen untuk melunasi sesuai kesepakatan.”

7. Tata tampilan supaya siap cetak / kirim PDF

  • Blok area invoice (misal A1:F32) → beri border dan atur kerapian.
  • Gunakan Merge & Center secukupnya, jangan terlalu banyak supaya mudah di-edit.
  • Atur Page Setup: margin, footer (misalnya “Invoice dibuat otomatis di Excel, tanpa tanda tangan basah tetap sah sepanjang disepakati”).
  • Saat selesai, cetak ke PDF:
    • Menu File > Save As / Export > PDF → kirim ke pelanggan via email/WhatsApp.

8. Simpan sebagai template

Agar tidak mengulang dari nol setiap kali:

  • Simpan file asli sebagai Template, misal: Template-Invoice-UsahaKamu.xlsx.
  • Setiap ada transaksi baru:
    • Buka template → Save As → beri nama sesuai nomor invoice, misalnya INV-2025-015_Proyek-Desain-Logo.xlsx.

Contoh format invoice di Excel (tabel jadi)

Berikut contoh tampilan tabel utama invoice yang bisa kamu tiru di Excel. Ini bukan tampilan persis 1:1, tapi cukup untuk gambaran struktur:

No Deskripsi Barang/Jasa Qty Satuan Harga Satuan (Rp) Jumlah (Rp)
1 Jasa desain logo perusahaan 1 Paket 1.500.000 1.500.000
2 Desain kartu nama (max 3 revisi) 1 Paket 350.000 350.000
3 Desain kop surat & amplop 1 Paket 250.000 250.000
Subtotal 2.100.000
Diskon 100.000
PPN 11% 0
Total Tagihan 2.000.000

Rumus yang dipakai di Excel (ilustrasi):

  • Kolom Jumlah: =Qty * Harga_Satuan (misal di Excel: =C11*E11)
  • Subtotal: =SUM(F11:F13)
  • Total: =Subtotal - Diskon + PPN

Tips invoice Excel yang rapi, profesional, dan syar’i

  1. Standarkan format tanggal & nomor
    Gunakan pola seragam: tanggal DD/MM/YYYY dan nomor invoice berurutan (tanpa lompat-lompat mencurigakan).
  2. Jangan menambahkan biaya yang tidak disepakati
    Semua item di invoice harus sesuai dengan akad awal. Tambahan biaya mendadak tanpa persetujuan bisa jadi bentuk ketidakjujuran.
  3. Catat status pembayaran
    Buat kolom “Status” di sheet lain (Lunas/Belum Lunas), bantu kontrol piutang.
  4. Simpan arsip invoice
    Simpan PDF dan Excel-nya di folder dengan standar penamaan file yang rapi (tahun-bulan-nomor-invoice).
  5. Perhatikan batasan Excel
    Kalau rumus mulai rumit, perhatikan penggunaan koma/titik koma di rumus, dan hindari input angka terlalu panjang.
  6. Jaga niat & isi transaksi
    Pastikan invoice hanya dipakai untuk jual beli halal, bukan mendukung riba, penipuan, atau barang/jasa haram.

Risiko & batasan pakai Excel untuk invoice

  • Human error: salah ketik harga/jumlah karena semua manual.
  • Template berantakan: terlalu banyak merge cells, rumus susah dikembangkan.
  • Data tercecer: jika tidak ada sistem arsip, file invoice bisa hilang/dobel.
  • Tidak sinkron dengan pembukuan: invoice sudah dibuat tapi tidak masuk catatan arus kas dan laporan keuangan.
  • Skala usaha membesar: kalau transaksi sudah ratusan/bulan, sebaiknya mulai pertimbangkan software akuntansi syar’i yang lebih terintegrasi, Excel bisa jadi basis awal.

FAQ: Pertanyaan umum tentang invoice di Excel

1. Apakah invoice Excel sah secara hukum?

Secara umum, yang penting adalah isi dan kesepakatan, bukan program yang dipakai. Invoice yang dibuat di Excel, lalu dikirim dalam bentuk PDF atau dicetak, sah selama kedua pihak mengakui dan isinya sesuai transaksi.

2. Haruskah saya mencantumkan PPN di invoice Excel?

PPN hanya dicantumkan jika usaha kamu sudah PKP dan wajib memungut PPN. Kalau belum PKP, cukup cantumkan total harga tanpa PPN dan jangan menulis “PPN” seolah-olah kamu memungut pajak.

3. Bolehkah menambahkan denda keterlambatan di invoice?

Dari sudut syariat, denda keterlambatan yang bersifat bunga/riba tidak diperbolehkan. Alternatifnya, kamu bisa: menghindari penjualan tempo yang berisiko tinggi, atau memberi pengingat yang baik tanpa menetapkan denda berbunga. Jika perlu sanksi, konsultasikan dengan ustadz/ahli fikih muamalah agar skemanya tidak masuk riba.

4. Lebih baik mulai dari template Excel siap pakai atau buat sendiri?

Kalau ingin cepat, boleh pakai template siap pakai. Namun, memahami cara bikin sendiri di Excel akan membantumu menyesuaikan format dengan kebutuhan usaha dan meminimalkan fitur berlebihan.

5. Bagaimana menghubungkan invoice Excel dengan pembukuan?

Minimal, setiap invoice yang dibuat harus dicatat juga di: buku kas / sheet arus kas, dan sheet piutang pelanggan. Kamu bisa menyalin nomor invoice, tanggal, dan nilai total ke sheet lain sehingga arus kas dan piutang lebih mudah dipantau.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved