Skip to main content
Home  ›  Excel

Template Rekap Absensi Karyawan Setahun di Excel: Hadir/Izin/Sakit/Alpa Otomatis + Rekap per Bulan

Diperbarui: 18 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Format paling aman untuk rekap tahunan: 1 sheet data harian → 1 sheet rekap bulanan → 1 sheet ringkasan tahunan.
  • Untuk hitung jumlah hari per status (Hadir/Izin/Sakit/Alpa) gunakan COUNTIFS; untuk total jam kerja gunakan SUMIFS.
  • Kunci anti pusing: tanggal rapi, status konsisten, dan kode karyawan (jangan hanya nama).

Daftar isi

Kapan rekap absensi tahunan biasanya dibutuhkan?

Biasanya “panik akhir Desember” muncul karena:

  • HR/Admin diminta membuat rekap 12 bulan untuk evaluasi, audit internal, atau laporan ke atasan.
  • Perusahaan butuh data pendukung untuk bonus/insentif, penilaian disiplin, atau rekap lembur.
  • Di sekolah/lembaga, rekap kehadiran dipakai untuk monitoring kinerja dan arsip.

Apa itu rekap absensi tahunan di Excel?

Rekap absensi tahunan adalah ringkasan kehadiran karyawan selama 1 tahun (atau 1 periode kerja), biasanya berisi:

  • Jumlah Hadir, Izin, Sakit, Alpa per bulan dan total setahun.
  • Opsional: total jam kerja dan keterlambatan (kalau datanya ada).

Di artikel ini, kita buat template yang tetap sederhana, tapi sudah cukup “kelas kantor”: bisa dipakai guru admin, HR, admin operasional, sampai owner UMKM.

Syarat & data yang perlu disiapkan

  • Daftar karyawan: minimal Kode Karyawan + Nama + Divisi (opsional).
  • Data absensi harian: minimal Tanggal + Kode Karyawan + Status.
  • Aturan status yang konsisten. Contoh yang aman: Hadir, Izin, Sakit, Alpa, Cuti, WFH (opsional).
  • Kalau ingin hitung jam kerja: butuh Jam Masuk dan Jam Keluar (format jam Excel).

Langkah membuat template rekap absensi setahun (3 sheet)

1) Buat 3 sheet: Data_Absensi, Rekap_Bulanan, Rekap_Tahunan

  • Data_Absensi = tempat input harian (satu baris per karyawan per hari).
  • Rekap_Bulanan = ringkasan per bulan per karyawan.
  • Rekap_Tahunan = total setahun + ranking sederhana.

2) Sheet Data_Absensi (contoh tabel + kolom A, B, C…)

Gunakan struktur kolom berikut (contoh). Kamu boleh tambah kolom lain, tapi jangan mengubah fungsi kolom inti agar rumus rekap tidak rusak.

A: Tanggal B: Kode C: Nama D: Divisi E: Status F: Jam Masuk G: Jam Keluar H: Jam Kerja (jam)
02/01/2025 KRW001 Rani Admin Hadir 08:05 17:00 (otomatis)
02/01/2025 KRS002 Fajar Sales Izin - - 0
03/01/2025 KRW001 Rani Admin Hadir 08:00 17:10 (otomatis)

Penjelasan kolom (biar tidak bingung):

  • Kolom A berisi tanggal absensi (wajib bertipe tanggal, bukan teks).
  • Kolom B Kode Karyawan (lebih stabil daripada nama).
  • Kolom E Status (Hadir/Izin/Sakit/Alpa/Cuti).
  • Kolom H Jam Kerja (hasil hitung otomatis untuk yang statusnya Hadir).

Rumus Jam Kerja (Kolom H): tulis di H2, lalu tarik ke bawah.

=IF($E2<>"Hadir",0,($G2-$F2)*24)

Artinya: kalau E2 bukan “Hadir” maka jam kerja = 0. Kalau “Hadir”, Excel menghitung Jam Keluar (G2) - Jam Masuk (F2) lalu dikali 24 agar berubah menjadi jam.

Catatan penting: Pastikan kolom F dan G bertipe jam (Time). Kalau kamu isi “08.00” tapi dianggap teks, rumus jam kerja akan kacau.

3) Sheet Rekap_Bulanan (hitung per bulan per karyawan)

Di sheet Rekap_Bulanan, buat header seperti ini:

  • A: Bulan (misal 01/2025, 02/2025, dst)
  • B: Kode
  • C: Nama
  • D: Hadir
  • E: Izin
  • F: Sakit
  • G: Alpa
  • H: Total Jam Kerja

Trik rapi untuk kolom A (Bulan): isi sebagai tanggal awal bulan, misalnya 01/01/2025, 01/02/2025, dst, lalu format tampilannya menjadi MMM-YYYY agar enak dibaca.

Rumus Hadir (D2) memakai COUNTIFS:

=COUNTIFS(Data_Absensi!$B:$B,$B2,Data_Absensi!$E:$E,"Hadir",Data_Absensi!$A:$A,">="&$A2,Data_Absensi!$A:$A,"<"&EDATE($A2,1))

Penjelasan singkat: menghitung baris di Data_Absensi yang Kode-nya sama dengan B2, Status = Hadir, dan Tanggal berada di bulan yang dimulai dari A2 sampai sebelum bulan berikutnya.

Rumus Izin (E2): tinggal ganti "Hadir" menjadi "Izin".

=COUNTIFS(Data_Absensi!$B:$B,$B2,Data_Absensi!$E:$E,"Izin",Data_Absensi!$A:$A,">="&$A2,Data_Absensi!$A:$A,"<"&EDATE($A2,1))

Rumus Total Jam Kerja (H2) memakai SUMIFS:

=SUMIFS(Data_Absensi!$H:$H,Data_Absensi!$B:$B,$B2,Data_Absensi!$A:$A,">="&$A2,Data_Absensi!$A:$A,"<"&EDATE($A2,1),Data_Absensi!$E:$E,"Hadir")

Penjelasan singkat: menjumlahkan Jam Kerja (kolom H di Data_Absensi) untuk karyawan B2 pada bulan A2, khusus yang statusnya Hadir.

4) Sheet Rekap_Tahunan (total setahun + kontrol cepat)

Di sheet Rekap_Tahunan, kamu bisa ambil total setahun dari sheet Rekap_Bulanan.

Contoh: kalau kolom Hadir di Rekap_Bulanan ada di kolom D, maka total hadir setahun untuk karyawan tertentu bisa pakai:

=SUMIF(Rekap_Bulanan!$B:$B,$B2,Rekap_Bulanan!$D:$D)

Artinya: jumlahkan semua nilai “Hadir” (kolom D Rekap_Bulanan) yang Kode-nya sama dengan B2.

Tips biar rapi & anti salah hitung

  • Wajib pakai Kode Karyawan (jangan hanya nama). Nama bisa kembar atau berubah.
  • Status harus konsisten. Jangan kadang “Ijin”, kadang “Izin”. Pilih satu.
  • Pakai dropdown Status (Data Validation) supaya user tidak typo.
  • Jangan merge cell di tabel data. Merge sering bikin sort/filter berantakan.
  • Kalau ingin belajar SUMIF/SUMIFS/Subtotal dari nol, baca panduan dasar rumus penjumlahan di Excel dulu agar tidak “asal tempel rumus”.
  • Kalau sering main tanggal/periode, pahami dulu cara Excel menghitung selisih hari dan format tanggal.

Risiko & kesalahan umum

  • Tanggal jadi teks → COUNTIFS/SUMIFS gagal membaca periode bulan.
  • Format jam kacau → Jam Kerja bisa negatif/aneh (misal jam keluar lebih kecil dari jam masuk).
  • Status tidak seragam → “Ijin” tidak dihitung sebagai “Izin”.
  • Input dobel → satu karyawan tercatat 2 kali di tanggal yang sama. (Solusi: tambah kolom “Kunci” = Tanggal+Kode, lalu cek duplikasi.)
  • Terlalu banyak rumus berat di kolom seluruh (A:A, B:B) bisa membuat file lambat. Jika data sudah ribuan baris, batasi range (misal sampai baris 5000).

FAQ (Pertanyaan yang sering muncul)

1) Lebih baik pakai COUNTIFS atau SUMIFS untuk absensi?

Untuk menghitung jumlah hari per status, paling pas COUNTIFS. Untuk menjumlahkan jam kerja/menit telat, pakai SUMIFS.

2) Bagaimana kalau ada status tambahan seperti WFH atau Dinas Luar?

Boleh. Tambahkan kolom di Rekap_Bulanan (misal “WFH”), lalu buat rumus COUNTIFS dengan status “WFH”. Yang penting statusnya konsisten.

3) Bisa nggak rekap dibuat per divisi juga?

Bisa. Cara paling cepat: buat Pivot Table dari Data_Absensi, lalu taruh Divisi sebagai filter/row. Kalau belum siap Pivot, kamu juga bisa pakai SUMIFS/COUNTIFS dengan menambah kriteria Divisi.

4) Bagaimana kalau absensi saya pakai fingerprint lalu diekspor CSV?

Rapikan dulu kolomnya agar minimal punya: Tanggal, Kode/NIK, Status (atau Jam masuk/keluar). Setelah itu baru tempel ke Data_Absensi dan sesuaikan format tanggal/jam.

5) Jam kerja saya kadang shift malam (masuk 22:00 pulang 06:00), rumusnya gimana?

Untuk shift lintas hari, rumus jam kerja perlu penyesuaian (misalnya jika Jam Keluar lebih kecil dari Jam Masuk, tambah 1 hari). Ini bisa dibuat, tapi sebaiknya dipisah sebagai versi template “shift”.

6) Apa minimal kolom supaya template ini tetap jalan?

Minimal: Tanggal (A), Kode (B), dan Status (E). Kolom jam kerja sifatnya opsional.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved