Cara Membuat Slip Gaji di Excel Otomatis untuk UMKM dan HR Pemula (Lengkap dengan Rumus dan Contoh Tabel)
Diperbarui: 7 Desember 2025
Ringkasan cepat:
- Slip gaji adalah bukti tertulis bahwa gaji sudah dibayarkan dan berisi rincian gaji pokok, tunjangan, potongan, dan gaji bersih yang diterima karyawan. Slip ini penting untuk karyawan, bagian keuangan, dan keperluan pajak.
- UMKM tidak wajib langsung membeli software payroll mahal. Dengan Microsoft Excel, Anda bisa membuat slip gaji otomatis yang rapi dan mudah dicetak setiap bulan, cukup dengan mengisi data di satu tabel dan memakai beberapa rumus sederhana.
- Artikel ini membimbing Anda dari nol: menyiapkan tabel data gaji karyawan, membuat template slip gaji per karyawan, menulis rumus Excel (SUM, VLOOKUP), sampai contoh slip gaji final dalam bentuk tabel.
- Dari sudut pandang syariat, slip gaji membantu transparansi hak dan kewajiban antara pemilik usaha dan karyawan, sehingga terhindar dari kezhaliman (bayaran tidak jelas atau potongan tidak dijelaskan).
Daftar isi
- Kapan UMKM perlu slip gaji di Excel?
- Apa itu slip gaji dan apa saja komponennya?
- Syarat & data yang harus disiapkan sebelum membuat slip gaji di Excel
- Langkah 1 – Menyiapkan tabel data gaji karyawan di Excel
- Langkah 2 – Mendesain template slip gaji per karyawan
- Contoh hasil akhir slip gaji dalam bentuk tabel
- Tips penting agar slip gaji Excel rapi dan aman secara syariat
- Risiko & kesalahan umum saat membuat slip gaji di Excel
- FAQ: Pertanyaan yang sering muncul soal slip gaji di Excel
- Baca juga di Beginisob.com
Kapan UMKM perlu slip gaji di Excel?
Anda sebaiknya mulai membuat slip gaji ketika:
- Usaha sudah punya karyawan tetap atau honor yang dibayar rutin (bulanan/mingguan).
- Ada komponen potongan dan tunjangan (lembur, bonus, BPJS, potongan kasbon, dll.).
- Karyawan mulai butuh bukti penghasilan untuk KPR, sewa rumah, beasiswa anak, dsb.
- Anda ingin pencatatan lebih tertib dan transparan untuk keperluan pembukuan dan pajak.
Kalau karyawan masih satu orang dan gajinya selalu sama tanpa potongan, slip gaji tetap dianjurkan sebagai bukti hak dan bagian dari amanah keuangan.
Apa itu slip gaji dan apa saja komponennya?
Slip gaji adalah dokumen resmi yang menjelaskan secara rinci:
- Identitas perusahaan dan karyawan.
- Periode pembayaran gaji.
- Rincian penghasilan (gaji pokok, tunjangan, lembur, bonus).
- Rincian potongan (BPJS, pajak, kasbon, denda, dll.).
- Gaji bersih (take home pay) yang diterima karyawan.
Secara umum, format minimal slip gaji yang disarankan berbagai panduan HR adalah:
- Nama & logo usaha/perusahaan.
- Alamat usaha (boleh singkat) dan kontak.
- Nama karyawan, NIK/NIP, jabatan.
- Periode gaji (misal: Januari 2026).
- Rincian penghasilan & potongan.
- Total gaji kotor, total potongan, gaji bersih.
- Tanggal cetak & ruang tanda tangan (opsional).
Syarat & data yang harus disiapkan sebelum membuat slip gaji di Excel
Sebelum buka Excel, kumpulkan dulu data berikut:
- Data karyawan: Nama, NIK/NIP internal, jabatan.
- Data penghasilan:
- Gaji pokok.
- Tunjangan tetap (makan, transport, jabatan, keluarga, dll.).
- Tunjangan tidak tetap / lembur / bonus (boleh dipisah kolom untuk transparansi).
- Data potongan:
- Potongan BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan (jika ada).
- PPh 21 (kalau sudah wajib pajak).
- Potongan lain: kasbon, koperasi, denda, dll.
Catatan syariat: pastikan potongan yang dicantumkan adalah potongan yang jelas akadnya dan tidak mengandung unsur riba/zalim (misal denda berlebihan). Kalau ada pinjaman karyawan, usahakan memakai pola qard hasan (pinjaman tanpa bunga) dan potong secara bertahap dengan kesepakatan yang adil.
Langkah 1 – Menyiapkan tabel data gaji karyawan di Excel
Kita akan membuat 2 sheet:
- Sheet 1: Data_Gaji – berisi data semua karyawan per bulan.
- Sheet 2: Slip_Gaji – template slip untuk satu karyawan yang akan dicetak.
A. Struktur tabel di sheet “Data_Gaji”
Buka Excel, lalu di Sheet1 ganti namanya menjadi Data_Gaji. Kemudian di baris pertama isi judul kolom seperti ini:
| Kolom | Judul (Row 1) | Isi Contoh (Row 2) | Keterangan |
|---|---|---|---|
| A | Kode | K001 | Kode unik karyawan (bisa NIP internal). |
| B | Nama | Ahmad | Nama lengkap karyawan. |
| C | Jabatan | Kasir | Posisi/jabatan. |
| D | Gaji_Pokok | 3.000.000 | Gaji pokok bulanan. |
| E | Tunjangan_Tetap | 500.000 | Tunjangan tetap (makan, transport, dsb.). |
| F | Tunjangan_Lain | 250.000 | Bonus, insentif, dll. (opsional). |
| G | Lembur | 150.000 | Total lembur bulan itu. |
| H | Pot_BPJS | 80.000 | Potongan BPJS bagian karyawan. |
| I | Pot_Pajak | 50.000 | PPh 21 (kalau ada, boleh 0). |
| J | Pot_Lain | 100.000 | Kasbon, koperasi, denda wajar, dll. |
| K | Gaji_Kotor | =D2+E2+F2+G2 | Rumus gaji kotor. |
| L | Total_Potongan | =H2+I2+J2 | Rumus total potongan. |
| M | Gaji_Bersih | =K2-L2 | Rumus gaji bersih (take home pay). |
Langkah rinci:
- Isi data karyawan di baris ke-2 (Row 2), lalu baris ke-3 untuk karyawan berikutnya, dan seterusnya.
- Pada sel K2 ketik rumus:
=D2+E2+F2+G2
Lalu tarik ke bawah untuk semua karyawan. - Pada sel L2 ketik rumus:
=H2+I2+J2
Tarik ke bawah lagi. - Pada sel M2 ketik:
=K2-L2
Tarik ke bawah.
Dengan struktur ini, setiap baris mewakili 1 karyawan per periode gaji. Kalau gaji berubah bulan depan, Anda bisa tambah sheet baru (misal: Data_Gaji_Jan26) atau tambah kolom “Periode” sesuai kebutuhan.
B. (Opsional) Ubah range menjadi “Table”
Supaya lebih rapi, Anda bisa Format as Table di Excel (Ctrl+T) pada range A1:Mn. Namun untuk tutorial ini kita tetap pakai referensi sel biasa (A2:M100) agar mudah diikuti pemula.
Langkah 2 – Mendesain template slip gaji per karyawan
Di sheet kedua, kita buat tampilan slip gaji yang siap cetak untuk 1 karyawan.
A. Membuat layout dasar slip gaji di sheet “Slip_Gaji”
- Tambah sheet baru, ganti nama menjadi Slip_Gaji.
- Atur lebar kolom agar tidak terlalu sempit (misal kolom A–E).
- Isi contoh layout seperti ini (posisi sel hanya contoh, boleh disesuaikan):
| Sel | Isi | Keterangan |
|---|---|---|
| A1 | Nama Usaha / Perusahaan | Ganti dengan nama UMKM Anda (misal: Toko Sembako Barokah). |
| A2 | Alamat singkat + kontak | Boleh 1–2 baris. |
| A4 | SLIP GAJI KARYAWAN | Judul slip, bisa ditebalkan & tengah. |
| A6 | Kode Karyawan | Label. |
| C6 | (isi Kode, misal K001) | Di sini nanti akan Anda pilih karyawan. |
| A7 | Nama | Label. |
| C7 | Rumus Nama karyawan | Akan diisi rumus VLOOKUP. |
| A8 | Jabatan | Label. |
| C8 | Rumus Jabatan | Diambil dari Data_Gaji. |
| A9 | Periode | Misalnya: Januari 2026 (diisi manual). |
Lalu buat tabel komponen gaji di bawahnya, misalnya mulai baris 12:
| Sel | Isi |
|---|---|
| A12 | Komponen |
| C12 | Jumlah (Rp) |
| A13 | Gaji Pokok |
| A14 | Tunjangan Tetap |
| A15 | Tunjangan Lain / Bonus |
| A16 | Lembur |
| A18 | Gaji Kotor |
| A19 | Total Potongan |
| A20 | Gaji Bersih Diterima |
Nanti kolom C (C13, C14, dst.) akan berisi rumus yang “menarik” angka dari sheet Data_Gaji.
B. Menghubungkan slip dengan data menggunakan VLOOKUP
Agar slip gaji otomatis menampilkan data berdasarkan Kode di sel C6, kita gunakan fungsi VLOOKUP.
- Pastikan range data di sheet Data_Gaji mencakup:
- A1:M100 (atau sampai baris yang Anda pakai).
- Di sheet Slip_Gaji, isi rumus berikut:
- Nama karyawan (C7):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,2,FALSE)
- Jabatan (C8):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,3,FALSE)
- Gaji Pokok (C13):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,4,FALSE)
- Tunjangan Tetap (C14):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,5,FALSE)
- Tunjangan Lain / Bonus (C15):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,6,FALSE)
- Lembur (C16):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,7,FALSE)
- Gaji Kotor (C18):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,11,FALSE)
- Total Potongan (C19):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,12,FALSE)
- Gaji Bersih (C20):
=VLOOKUP($C$6,Data_Gaji!$A$2:$M$100,13,FALSE)
- Nama karyawan (C7):
Penjelasan singkat VLOOKUP:
$C$6= Kode karyawan yang Anda isi manual (misal K001).Data_Gaji!$A$2:$M$100= tabel data karyawan.- Angka ke-3, ke-4, dst. (2, 3, 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13) adalah nomor kolom yang mau diambil (A=1, B=2, ..., M=13).
FALSE= mencari kode yang persis sama (exact match).
Setelah rumus terisi:
- Setiap kali Anda ganti isi sel C6 (K001 → K002 → K003), semua isi slip (nama, gaji, potongan, gaji bersih) akan ikut berubah otomatis.
- Anda tinggal print atau simpan sebagai PDF untuk masing-masing karyawan.
Contoh hasil akhir slip gaji dalam bentuk tabel
Berikut contoh tampilan isi slip gaji (bukan formulas, tapi nilai akhirnya) untuk 1 karyawan:
| TOKO SEMBAKO BAROKAH | |||
| Jl. Mawar No. 10, Bandung – 08xx-xxxx-xxxx | |||
| SLIP GAJI KARYAWAN | |||
| Kode Karyawan | K001 | Periode | Januari 2026 |
| Nama | Ahmad | Jabatan | Kasir |
| Komponen | Jumlah (Rp) |
|---|---|
| Gaji Pokok | 3.000.000 |
| Tunjangan Tetap | 500.000 |
| Tunjangan Lain / Bonus | 250.000 |
| Lembur | 150.000 |
| Gaji Kotor | 3.900.000 |
| Potongan BPJS | 80.000 |
| Potongan Pajak | 50.000 |
| Potongan Lain | 100.000 |
| Total Potongan | 230.000 |
| Gaji Bersih Diterima | 3.670.000 |
Di Excel, angka-angka ini dihasilkan otomatis dari tabel Data_Gaji dan rumus VLOOKUP, sehingga Anda tidak perlu menghitung ulang setiap bulan.
Tips penting agar slip gaji Excel rapi dan aman secara syariat
- Pisahkan gaji pokok dan tunjangan – jangan dijadikan satu angka, supaya karyawan paham haknya dan Anda mudah menyesuaikan jika UMP naik.
- Jangan ada potongan “gelap” – semua potongan harus jelas jenis dan nominalnya, serta disepakati di awal akad kerja.
- Simpan file original dengan baik – misalnya 1 file per tahun, 1 sheet per bulan.
- Gunakan proteksi sheet untuk mencegah salah ketik rumus (Review > Protect Sheet).
- Kalau ingin perhitungan pajak lebih akurat, gunakan panduan resmi atau aplikasi pajak, lalu masukkan hasilnya ke kolom Pot_Pajak.
Risiko & kesalahan umum saat membuat slip gaji di Excel
- Rumus salah referensi baris:
- Misalnya rumus VLOOKUP dipotong di tengah atau range kurang lebar, hasil slip bisa salah.
- Solusi: cek ulang range
Data_Gaji!$A$2:$M$100dan nomor kolomnya.
- Lupa update data gaji di Data_Gaji:
- Kalau gaji naik tapi tidak diubah di tabel, slip akan menampilkan angka lama.
- Campur uang pribadi dan usaha:
- Khusus bagi pemilik UMKM, sebaiknya pisahkan rekening usaha dan pribadi. Ini akan sangat memudahkan ketika menghubungkan slip gaji dengan pembukuan, arus kas, dan analisis keuangan.
- Potongan yang tidak disepakati:
- Dari sisi syariat dan hukum, memotong gaji tanpa izin atau tanpa penjelasan adalah bentuk kezhaliman. Slip gaji yang baik justru membantu menghindari hal ini.
FAQ: Pertanyaan yang sering muncul soal slip gaji di Excel
1. Apakah slip gaji wajib dibuat tiap bulan?
Untuk karyawan yang menerima gaji rutin, sangat dianjurkan membuat slip setiap periode pembayaran. Ini memudahkan mereka mengurus pembiayaan (misal sewa rumah, syarat beasiswa anak) dan menjadi bukti bahwa hak mereka sudah dibayar.
2. Apakah Excel cukup aman dipakai untuk slip gaji?
Untuk UMKM dengan jumlah karyawan sedikit, Excel sangat cukup selama file disimpan dengan baik dan hanya diakses orang yang berwenang. Perusahaan besar biasanya memakai software payroll khusus, tetapi prinsip dasarnya sama: data karyawan, komponen gaji, dan slip per orang.
3. Bagaimana kalau saya ingin satu klik mencetak semua slip?
Secara dasar, Anda bisa mengganti Kode karyawan di sel C6 (K001, K002, dst.) lalu cetak satu per satu. Untuk otomatisasi tingkat lanjut (sekali klik banyak slip) biasanya memakai fitur macro VBA atau tools tambahan, yang bisa dipelajari belakangan ketika Anda sudah nyaman dengan versi dasar ini.
4. Apa bedanya slip gaji ini dengan simulasi gaji bersih di artikel Beginisob lain?
Artikel lain di Beginisob membahas simulasi gaji bersih, UMP, Tapera, dan potongan lebih ke arah perencanaan keuangan dan kebijakan perusahaan. Artikel ini fokus pada dokumen slip gaji yang diberikan ke karyawan. Anda bisa menggabungkan keduanya: rumus dari simulasi gaji bersih dan Tapera dipakai di Data_Gaji, lalu hasil akhirnya dicetak di slip.
5. Bagaimana sudut pandang Islam terhadap slip gaji?
Dalam Islam, hak pekerja harus ditunaikan dengan jelas dan tepat waktu. Slip gaji yang transparan membantu menjelaskan: berapa gaji pokok, tunjangan, potongan apa saja, dan berapa yang benar-benar diterima. Selama komponen gaji dan potongan halal serta disepakati di awal, penggunaan slip gaji seperti ini insyaAllah termasuk bentuk amanah dan profesionalisme dalam muamalah.
Baca juga di Beginisob.com
- Rumus & Template Simulasi Gaji Bersih UMR/UMP 2025 di Excel: Hitung Potongan BPJS & PPh 21 Otomatis
- Simulasi Gaji Bersih 2026 Berdasarkan Estimasi UMP di 38 Provinsi
- Rumus dan Template Simulasi Potongan Tapera 3% di Excel (Karyawan, PNS, dan Freelancer)
- Panduan Pembukuan Keuangan Perusahaan Dagang: Contoh Jurnal Umum, Buku Besar, dan Laporan Bulanan Sederhana
- Cara Membaca Kode Mutasi Rekening Bank (CR, DB, NBMB, ESB, HOLD, dll.)
- Strategi Modal Usaha Halal Tanpa Riba untuk UMKM Mikro 2025
Comments
Post a Comment