Skip to main content
Home  ›  Excel  ›  Perkantoran

Template Inventaris/Aset Kantor di Excel: Kode Aset, Lokasi, Kondisi, PIC, dan Riwayat Pindah (Siap Audit)

Diperbarui: 19 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Format inventaris aset kantor yang paling “kepakai” biasanya cukup 3 sheet: Master_Aset (data induk), Mutasi_Aset (log pindah/servis/hilang), dan Rekap_Aset (posisi terbaru otomatis + ringkasan).
  • Kunci biar “tahan audit”: Kode Aset unik, input pakai drop-down (Lokasi/Kondisi/Jenis Mutasi), dan semua perubahan wajib dicatat di Mutasi (jangan mengandalkan ingatan).
  • Rumus inti ambil data terbaru aman pakai XLOOKUP mode -1 (Excel baru) atau LOOKUP terakhir (Excel lama). Syaratnya: mutasi selalu ditambah di baris paling bawah (yang paling baru ada di bawah).

Daftar isi

Kapan kantor butuh template inventaris/aset?

Kamu biasanya mulai benar-benar butuh template inventaris aset di Excel ketika:

  • Aset sering pindah tempat (ruangan/cabang/gudang) dan mulai banyak yang “hilang jejak”.
  • GA/Administrasi sering ditanya: “Laptop ini sekarang di mana?”, “Printer ini pegang siapa?”
  • Mendekati tutup tahun: butuh ringkasan aset untuk rencana pengadaan, kontrol kehilangan, dan laporan internal.
  • Ada audit internal/eksternal: diminta bukti lokasi, kondisi, PIC, dan riwayat perpindahan/servis.

Apa itu inventaris aset kantor (versi praktis)?

Inventaris aset kantor adalah daftar aset perusahaan yang minimal berisi:

  • Identitas aset (kode, nama, kategori, serial/IMEI jika ada),
  • Tanggal & nilai perolehan (untuk kontrol anggaran),
  • Posisi terbaru (lokasi & PIC/penanggung jawab),
  • Kondisi (baik/rusak/servis/hilang/dihapus),
  • Riwayat (pindah lokasi, ganti PIC, servis, hilang, penghapusan).

Prinsipnya sederhana:

  • Master_Aset mencatat “siapa dia” (data induk).
  • Mutasi_Aset mencatat “apa yang terjadi” (log, jangan hapus yang lama).
  • Rekap_Aset menampilkan “posisi terbaru” (otomatis lewat rumus).

Syarat & data yang perlu disiapkan

Sebelum bikin file, siapkan dulu daftar referensi berikut (biar bisa dijadikan drop-down dan tidak typo):

  • Kategori aset (contoh: Laptop, PC, Printer, Proyektor, Router, Meja, Kursi, AC).
  • Lokasi (contoh: Kantor Pusat, Ruang Meeting, Gudang, Cabang A, Cabang B).
  • Kondisi (contoh: Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat, Servis, Hilang, Dihapus).
  • Jenis mutasi (contoh: Pindah Lokasi, Ganti PIC, Servis, Rusak, Hilang, Hapus).
  • Aturan kode aset (disepakati sekali, lalu konsisten).

Catatan penting: kalau kamu ingin rekap “posisi terbaru” selalu benar, tetapkan aturan tim: setiap mutasi harus ditambahkan di baris paling bawah. Jangan sisipkan baris di tengah-tengah log, dan jangan “dirapel belakangan” tanpa urutan.

Langkah membuat template inventaris aset di Excel (3 sheet)

Struktur file yang disarankan

  • Sheet 1: Master_Aset (daftar aset & data statis).
  • Sheet 2: Mutasi_Aset (log perubahan/kejadian).
  • Sheet 3: Rekap_Aset (posisi terbaru otomatis + ringkasan).

Kalau kamu butuh daftar referensi untuk drop-down, ada 2 opsi:

  • Opsi A (tetap 3 sheet): taruh daftar Lokasi/Kondisi/Jenis Mutasi di sisi kanan (kolom jauh) pada Master_Aset.
  • Opsi B (lebih rapi): tambah sheet ke-4 bernama List khusus referensi (boleh disembunyikan). Jika kamu ingin tetap “3 sheet”, pakai Opsi A.

1) Sheet Master_Aset (data induk)

Ini “data statis”. 1 aset = 1 baris. Gunakan kolom seperti ini (contoh):

Arti kolom (A, B, C...):

  • A: Kode Aset
  • B: Nama Aset
  • C: Kategori
  • D: Merk/Model
  • E: Serial/IMEI
  • F: Tgl Perolehan
  • G: Harga Perolehan (Rp)
  • H: Status (Aktif/Hapus)
  • I: Kondisi Awal
  • J: Lokasi Awal
  • K: PIC Awal
  • L: Catatan
A: Kode Aset B: Nama Aset C: Kategori D: Merk/Model E: Serial/IMEI F: Tgl Perolehan G: Harga (Rp) H: Status I: Kondisi Awal J: Lokasi Awal K: PIC Awal L: Catatan
AST-IT-2025-001 Laptop Operasional Laptop Lenovo ThinkPad SN12345 05/02/2025 12500000 Aktif Baik Kantor Pusat Rani -
AST-GA-2024-014 Kursi Ergonomis Kursi ErgoChair - 11/09/2024 1850000 Aktif Baik Ruang Meeting GA -

Aturan kode aset (contoh yang mudah dipakai):

  • AST-[DIVISI]-[TAHUN]-[NOMOR] → contoh: AST-IT-2025-001
  • DIVISI bisa: IT/GA/HR/FIN/OPS (sesuaikan kantor).
  • NOMOR 3 digit (001, 002, 003...) supaya rapi saat disortir.

Bonus anti-kacau (disarankan): buat kolom cek duplikat kode aset. Misalnya di kolom M (Mulai M2):

=IF(COUNTIF($A:$A,A2)>1,"DUPLIKAT","")

Lalu beri Conditional Formatting untuk menandai baris yang DUPLIKAT.

2) Sheet Mutasi_Aset (log riwayat pindah/servis/hilang)

Inilah yang membuat inventaris tahan audit, karena perubahan tidak menimpa data lama.

Format minimal yang disarankan:

  • A: Tanggal
  • B: Kode Aset
  • C: Jenis Mutasi
  • D: Lokasi Baru
  • E: PIC Baru
  • F: Kondisi Baru
  • G: No BA/Referensi
  • H: Keterangan
A: Tanggal B: Kode Aset C: Jenis Mutasi D: Lokasi Baru E: PIC Baru F: Kondisi Baru G: No BA/Referensi H: Keterangan
12/08/2025 AST-IT-2025-001 Pindah Lokasi Cabang A Fajar Baik BA-IT-018 Dipakai operasional cabang
03/11/2025 AST-IT-2025-001 Servis Cabang A Fajar Servis SRV-2025-77 Keyboard bermasalah

Wajib drop-down (Data Validation) untuk mencegah typo:

  • Kolom C (Jenis Mutasi): Pindah Lokasi / Ganti PIC / Servis / Rusak / Hilang / Hapus
  • Kolom D (Lokasi Baru): ambil dari daftar lokasi
  • Kolom F (Kondisi Baru): Baik / Rusak Ringan / Rusak Berat / Servis / Hilang

Aturan emas: mutasi selalu ditambah di baris paling bawah. Rumus “ambil terbaru” mengambil baris terakhir untuk kode aset itu. Jadi kalau kamu menyisipkan baris di tengah, rekap bisa salah tanpa sadar.

3) Sheet Rekap_Aset (posisi terbaru otomatis + ringkasan)

Ini sheet yang biasanya paling sering dibuka atasan/GA karena menunjukkan “sekarang ada di mana & pegang siapa”.

Header yang disarankan:

  • A: Kode Aset
  • B: Nama Aset
  • C: Kategori
  • D: Tgl Perolehan
  • E: Harga Perolehan
  • F: Lokasi Terkini
  • G: PIC Terkini
  • H: Kondisi Terkini
  • I: Status
  • J: Catatan

Rumus dasar ambil data dari Master_Aset (contoh baris 2):

  • B2 (Nama Aset): =IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,2,FALSE),"")
  • C2 (Kategori): =IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,3,FALSE),"")
  • D2 (Tgl Perolehan): =IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,6,FALSE),"")
  • E2 (Harga): =IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,7,FALSE),0)
  • I2 (Status): =IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,8,FALSE),"")
  • J2 (Catatan): =IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,12,FALSE),"")

Rumus posisi terbaru dari Mutasi_Aset (pilih salah satu sesuai versi Excel):

Opsi 1 — Excel terbaru (XLOOKUP, cari dari bawah)

Contoh range dibatasi agar file tidak berat (silakan sesuaikan 50000):

  • F2 (Lokasi Terkini):
    =IFERROR(XLOOKUP($A2,Mutasi_Aset!$B$2:$B$50000,Mutasi_Aset!$D$2:$D$50000,"",0,-1),IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,10,FALSE),""))
  • G2 (PIC Terkini):
    =IFERROR(XLOOKUP($A2,Mutasi_Aset!$B$2:$B$50000,Mutasi_Aset!$E$2:$E$50000,"",0,-1),IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,11,FALSE),""))
  • H2 (Kondisi Terkini):
    =IFERROR(XLOOKUP($A2,Mutasi_Aset!$B$2:$B$50000,Mutasi_Aset!$F$2:$F$50000,"",0,-1),IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,9,FALSE),""))

Opsi 2 — Excel lama (LOOKUP “nilai terakhir”)

Ini trik klasik. Tetap batasi range supaya ringan:

  • F2 (Lokasi Terkini):
    =IFERROR(LOOKUP(2,1/(Mutasi_Aset!$B$2:$B$50000=$A2),Mutasi_Aset!$D$2:$D$50000),IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,10,FALSE),""))
  • G2 (PIC Terkini):
    =IFERROR(LOOKUP(2,1/(Mutasi_Aset!$B$2:$B$50000=$A2),Mutasi_Aset!$E$2:$E$50000),IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,11,FALSE),""))
  • H2 (Kondisi Terkini):
    =IFERROR(LOOKUP(2,1/(Mutasi_Aset!$B$2:$B$50000=$A2),Mutasi_Aset!$F$2:$F$50000),IFERROR(VLOOKUP($A2,Master_Aset!$A$2:$L$5000,9,FALSE),""))

Kenapa ada VLOOKUP “fallback” ke Lokasi/Kondisi/PIC awal?
Karena kalau aset belum pernah mutasi, Rekap tetap bisa menampilkan data awal dari Master (lebih rapi daripada kosong).

Ringkasan cepat (opsional) di bagian atas Rekap_Aset

  • Total aset aktif: =COUNTIF(I:I,"Aktif")
  • Jumlah aset kondisi “Servis”: =COUNTIF(H:H,"Servis")
  • Jumlah aset kondisi “Hilang”: =COUNTIF(H:H,"Hilang")

Cara menjadikan file ini benar-benar “template” (biar tahun depan tinggal pakai)

  1. Rapikan dulu struktur + rumus sampai stabil.
  2. Simpan master file: InventarisAset_Template.xlsx.
  3. Setiap periode/tahun, duplikasi: InventarisAset_2026.xlsx (contoh).
  4. Jika ingin format template Excel: File → Save As → Excel Template (*.xltx).
  5. Proteksi area rumus di Rekap_Aset (Protect Sheet) agar tidak terhapus saat input.

Tips agar inventaris “tahan audit” dan tidak cepat rusak

  • Jangan pakai nama aset sebagai kunci. Kunci wajib: Kode Aset (unik).
  • Standarkan input dengan drop-down untuk Lokasi/Kondisi/Jenis Mutasi (hindari “Cabang-A” vs “Cabang A”).
  • Wajib isi No BA/Referensi untuk pindah lokasi/ganti PIC (minimal ada jejak dokumen/approval). Ini bagian dari amanah dan meminimalkan sengketa.
  • Tempel label fisik sesuai Kode Aset (stiker/barcode/QR) agar pengecekan lapangan cepat.
  • Backup versi (misal mingguan/bulanan). Inventaris yang bagus bukan cuma rapi, tapi juga aman dari salah hapus.
  • Penamaan file bukti konsisten (invoice, foto, BA) supaya saat audit tidak panik cari-cari dokumen.

Risiko & kesalahan umum

  • Kode aset dobel → riwayat bercampur dan rekap menipu. Solusi: cek duplikat sejak awal + kunci aturan kode.
  • Mutasi tidak dicatat → Excel terlihat rapi, realita berantakan. Solusi: jadikan input mutasi sebagai SOP, bukan “opsional”.
  • Log mutasi tidak disiplin urutan (yang baru tidak di bawah) → rumus “ambil terbaru” salah. Solusi: mutasi selalu append di baris terakhir.
  • Rumus full kolom (mis. $B:$B) pada data besar → file berat. Solusi: batasi range ($B$2:$B$50000) atau pakai Excel Table.
  • Rumus terhapus di Rekap_Aset → hasil salah tanpa sadar. Solusi: protect sheet + batasi area edit.

FAQ (Pertanyaan yang sering muncul)

1) Lebih baik inventaris aset digabung dengan stok barang (inventory)?

Kalau asetnya barang tahan lama (laptop, printer, meja), sebaiknya dipisah dari stok barang dagang. Stok barang dagang fokus ke transaksi keluar-masuk; aset fokus ke kepemilikan, lokasi, PIC, dan riwayat.

2) Kalau 1 aset pindah-pindah ruangan, apakah harus bikin baris baru di Master?

Tidak. Master cukup 1 baris per aset. Perpindahan dicatat di Mutasi_Aset. Rekap_Aset otomatis mengambil posisi terbaru.

3) Kenapa lokasi/PIC di rekap saya kadang tidak sesuai yang terbaru?

Penyebab paling sering: mutasi terbaru tidak ditaruh di baris paling bawah, atau ada mutasi yang tidak dicatat. Pastikan log mutasi selalu “append” (yang baru di bawah), dan semua perubahan masuk Mutasi_Aset.

4) Apakah harus pakai serial number/IMEI?

Untuk aset IT (laptop/HP/router), serial/IMEI sangat dianjurkan agar tidak tertukar. Untuk non-IT (meja/kursi), boleh kosong tapi sebaiknya ada label/foto.

5) Bagaimana kalau kantor punya banyak cabang dan PIC-nya banyak?

Bisa tetap pakai format ini. Kuncinya: daftar Lokasi dibuat lengkap (Pusat/Cabang A/B/...) dan PIC distandarkan (mis. nama lengkap atau NIK internal), lalu input dipaksa via drop-down agar konsisten.

6) Template ini bisa dijadikan dashboard 1 halaman?

Bisa. Setelah Rekap_Aset rapi, kamu bisa buat Pivot Table + Slicer untuk filter cepat per lokasi/kondisi/kategori (cocok untuk laporan bulanan atau akhir tahun).

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved