Skip to main content
Home  ›  Pajak

Cara Membuat Faktur Pajak Pengganti di e-Faktur/Coretax: Kapan Wajib, Langkah Input, dan Contoh Kasus Salah NPWP/Nama

Diperbarui: 20 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Faktur Pajak Pengganti dipakai saat transaksi benar-benar terjadi, tetapi ada data faktur yang salah (NPWP/nama/alamat/DPP/PPN/termin, dll).
  • Pembatalan dipakai saat transaksi dibatalkan/dianggap tidak terjadi atau faktur seharusnya tidak dibuat.
  • Di era Coretax (PER-11/PJ/2025), batas unggah e-Faktur (termasuk pengganti) umumnya paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya setelah tanggal pembuatan e-Faktur.
  • Kalau faktur yang salah sudah masuk SPT Masa PPN, biasanya penjual dan/atau pembeli perlu pembetulan SPT sesuai masa pajaknya.

Daftar isi

Kapan wajib pakai Faktur Pajak Pengganti?

Umumnya Anda perlu Faktur Pajak Pengganti jika:

  • Transaksi penyerahan BKP/JKP benar terjadi, tetapi ada data pada faktur yang salah (mis. salah NPWP, salah nama, salah alamat, salah DPP/PPN, salah tanggal, salah detail barang/jasa).
  • Faktur lama sudah terbit/terunggah dan Anda butuh dokumen resmi yang “mengganti” faktur lama agar data menjadi benar, lengkap, dan jelas.

Namun, kalau transaksinya dibatalkan (barang tidak jadi dikirim/jasa tidak jadi diberikan) atau faktur “seharusnya tidak dibuat”, biasanya jalurnya pembatalan, bukan pengganti.

Apa itu Faktur Pajak Pengganti dan bedanya dengan pembatalan?

  • Faktur Pajak Pengganti = faktur baru untuk menggantikan faktur lama karena ada kesalahan pengisian/penulisan, sementara transaksinya tetap ada.
  • Pembatalan Faktur Pajak = membatalkan faktur karena transaksinya dibatalkan/dianggap tidak terjadi atau faktur tidak semestinya diterbitkan.

Catatan penting: Setelah membuat pengganti, pelaporan di SPT Masa PPN dan pembetulan (jika sudah telanjur dilaporkan) harus mengikuti masa pajak yang terkait.

Diagnosis cepat: pilih Pengganti vs Pembatalan vs “perbaiki draft”

  1. Transaksi jadi/terjadi?
    • Ya → lanjut ke poin 2.
    • Tidak (batal) → pertimbangkan Pembatalan.
  2. Faktur sudah “final/approved/terunggah”?
    • Sudah → jika ada salah data, biasanya pilih Faktur Pajak Pengganti.
    • Belum (masih draft/belum dimintakan persetujuan) → seringnya cukup perbaiki draft lalu unggah ulang sesuai batas waktu.
  3. Kesalahan ada di data “pembeli” (NPWP/nama/alamat)?
    • Umumnya tetap bisa lewat Pengganti, tetapi Anda perlu pastikan data pembeli benar (dan koordinasi dengan pembeli agar pajak masukan mereka nyambung).

Checklist 1–3 menit sebelum mulai (biar tidak bolak-balik)

  • Siapkan Nomor Faktur yang salah + tanggal faktur lama.
  • Siapkan data pembeli yang benar: NPWP, nama, alamat (atau identitas lain yang diwajibkan di faktur).
  • Siapkan data transaksi yang benar: DPP, PPN (tarif yang berlaku), detail BKP/JKP, potongan, uang muka/pelunasan (jika ada).
  • Cek status pelaporan: faktur ini sudah dilaporkan di SPT Masa PPN atau belum?
  • Catat deadline unggah: patokan praktis saat ini umumnya maksimal tanggal 20 bulan berikutnya setelah tanggal pembuatan e-Faktur.

Tabel ringkas: masalah/error → penyebab → solusi

Masalah / Notifikasi Penyebab paling umum Solusi yang biasanya benar
Tidak bisa buat “Pengganti” (menu tidak aktif) Status faktur belum final / Anda bukan user yang berhak / faktur belum tersimpan benar Pastikan Anda login sebagai PKP penjual yang menerbitkan faktur; cek faktur sudah “terbit/approved”; kalau masih draft, perbaiki draft lalu unggah
Upload ditolak: “melewati batas waktu” Faktur (termasuk pengganti) diunggah lewat dari batas waktu Konfirmasi masa pajak & ketentuan yang berlaku; siapkan pembetulan administrasi yang diperlukan; bila bingung, hubungi KPP/Kring Pajak
NPWP pembeli tidak valid / tidak ditemukan NPWP salah ketik / format salah / pembeli belum valid di sistem Validasi NPWP & nama sesuai dokumen pembeli; minta pembeli cek data perpajakannya; lalu buat pengganti dengan data yang benar
Faktur sudah dipakai pembeli di SPT Pembeli sudah kreditkan pajak masukan dari faktur lama Koordinasi: setelah pengganti terbit, biasanya pembeli perlu menyesuaikan pembetulan SPT Masa PPN sesuai ketentuan
Di Coretax muncul status “menunggu konfirmasi/approval” Alur aplikasi meminta persetujuan pihak terkait (tergantung mekanisme sistem) Hubungi pembeli agar melakukan konfirmasi pada sistemnya, lalu pantau status sampai selesai

Syarat & data yang perlu disiapkan

  • Akun dan akses yang aktif (e-Faktur/modul e-Faktur atau Coretax), termasuk otorisasi yang dibutuhkan.
  • Data faktur lama (nomor faktur, tanggal, detail transaksi).
  • Data yang benar untuk mengganti: identitas pembeli, detail BKP/JKP, DPP, PPN, dll.
  • Jika faktur sudah masuk SPT Masa PPN: siapkan rencana pembetulan SPT (penjual dan/atau pembeli) sesuai masa pajaknya.

Langkah membuat Faktur Pajak Pengganti di e-Faktur (desktop/modul e-Faktur)

Istilah menu bisa sedikit berbeda tergantung versi, tetapi alurnya biasanya seperti ini:

  1. Buka e-Faktur lalu masuk sebagai PKP penjual.
  2. Masuk ke menu Pajak Keluaran → Administrasi Faktur (atau daftar faktur keluaran).
  3. Cari faktur yang mau diganti (gunakan filter nomor faktur/tanggal).
  4. Pilih faktur tersebut, lalu klik opsi Pengganti/Replace/Amend (nama tombol bisa berbeda).
  5. Sistem akan membuka form pengganti. Ubah field yang salah (contoh: NPWP/nama/alamat pembeli, detail barang/jasa, DPP, PPN, dll).
  6. Validasi data dan lakukan preview sebelum unggah.
  7. Upload/minta persetujuan ke DJP sesuai batas waktu yang berlaku.
  8. Setelah status berhasil, arsipkan bukti dan catat bahwa faktur lama telah digantikan.

Langkah membuat Faktur Pajak Pengganti di Coretax

Di Coretax, pembuatan pengganti umumnya dilakukan dari daftar pajak keluaran (output tax). Gambaran alurnya:

  1. Login ke Coretax DJP melalui domain resmi.
  2. Buka modul e-Tax Invoice / e-Faktur lalu pilih Output Tax (Pajak Keluaran).
  3. Cari faktur yang akan diganti, lalu buka detailnya.
  4. Pilih opsi Amend/Pengganti.
  5. Ubah data yang salah, lalu simpan.
  6. Jika muncul alur konfirmasi/approval pembeli, segera koordinasi dengan pembeli agar proses tidak menggantung.
  7. Setelah selesai, pastikan statusnya sudah final/approved sesuai ketentuan sistem.

Contoh kasus: salah NPWP/nama pembeli

Kasus: Anda sudah terbitkan faktur pajak, tetapi ternyata NPWP pembeli salah 1 digit dan nama perusahaan jadi tidak match.

Langkah aman yang biasanya menyelesaikan:

  1. Pastikan transaksinya memang terjadi (barang/jasa benar diserahkan).
  2. Minta pembeli kirim data NPWP + nama + alamat yang benar (sesuai dokumen perpajakan mereka).
  3. Buat Faktur Pajak Pengganti (bukan pembatalan) lalu koreksi bagian identitas pembeli.
  4. Upload sampai disetujui.
  5. Kalau faktur lama sudah terlanjur masuk SPT Masa PPN:
    • Penjual biasanya perlu pembetulan SPT Masa PPN pada masa pajak terkait, jika diperlukan.
    • Pembeli juga menyesuaikan pelaporan pajak masukannya sesuai ketentuan.

Tips supaya tidak salah lagi

  • Buat SOP internal: validasi NPWP + nama + alamat sebelum faktur diterbitkan (minimal 2-step check).
  • Gunakan template input transaksi (termasuk “copy paste dari sumber resmi pembeli”) agar mengurangi typo.
  • Jangan menunda upload. Makin dekat deadline, makin rawan error sistem/antrean/kelalaian.
  • Simpan arsip rapi: faktur awal, faktur pengganti, komunikasi koreksi, dan log pelaporan.

Risiko kalau salah prosedur

  • Faktur ditolak/invalid → pembeli tidak bisa mengkreditkan pajak masukan dengan benar.
  • SPT Masa PPN jadi tidak sinkron antara penjual vs pembeli → rawan klarifikasi dan pembetulan berulang.
  • Keterlambatan unggah bisa memunculkan konsekuensi administrasi sesuai ketentuan yang berlaku.

FAQ singkat

1) Kalau salah harga/DPP, pakai pengganti atau pembatalan?

Kalau transaksinya tetap terjadi dan hanya salah angka, umumnya pakai Faktur Pajak Pengganti. Pembatalan lebih tepat untuk transaksi batal/tidak terjadi.

2) Kalau faktur belum sempat di-upload, masih perlu pengganti?

Seringnya tidak. Jika masih draft dan belum dimintakan persetujuan, biasanya cukup perbaiki draft lalu upload. Pengganti dipakai ketika faktur yang salah sudah “terbit/terunggah/approved” (secara praktik aplikasi).

3) Setelah buat pengganti, apakah faktur lama otomatis tidak berlaku?

Secara praktik, pengganti dibuat untuk menggantikan faktur sebelumnya. Pastikan status dan pelaporannya benar (termasuk pembetulan SPT bila sudah dilaporkan).

4) Di Coretax muncul “menunggu konfirmasi pembeli”, apa yang harus dilakukan?

Koordinasikan dengan pembeli agar melakukan konfirmasi pada sistemnya, lalu pantau status sampai selesai.

Checklist kontrol kualitas artikel (untuk pembaca)

  • Apakah Anda sudah memastikan transaksi terjadi vs batal (ini menentukan pengganti vs pembatalan)?
  • Apakah Anda sudah pegang data pembeli yang benar (NPWP/nama/alamat) dari sumber yang valid?
  • Apakah Anda sudah cek status faktur: draft vs approved?
  • Apakah Anda sudah cek apakah faktur sudah masuk SPT Masa PPN (agar siap pembetulan bila perlu)?
  • Apakah Anda sudah simpan arsip: faktur lama, faktur pengganti, dan bukti status persetujuan?

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved