Diperbarui: 9 Desember 2025
Ringkasan cepat:
- Menu Mailings di Microsoft Word berisi fitur Mail Merge, yaitu cara otomatis untuk membuat banyak surat/label/amplop dengan isi sama tetapi nama dan alamat penerima berbeda-beda.
- Prinsipnya: kamu membuat 1 template surat di Word, lalu menghubungkannya dengan data penerima (biasanya file Excel berisi kolom Nama, Alamat, dsb.). Word akan menggabungkan keduanya menjadi banyak surat siap cetak atau siap kirim.
- Artikel ini membimbing langkah lengkap:
- Menyiapkan tabel data penerima di Excel.
- Membuat template surat di Word dengan field Mail Merge.
- Menggunakan tab Mailings untuk pilih data, sisipkan field, Preview Results, dan Finish & Merge.
- Contoh tabel Excel dan contoh hasil surat jadi dalam bentuk tabel agar mudah ditiru.
- Dari sisi syariat, Mail Merge itu alat saja. Gunakan untuk hal yang halal & bermanfaat (misalnya undangan, surat resmi), jangan untuk spam, tipu-tipu, atau promosi riba.
Daftar isi
- Kapan kamu perlu memakai menu Mailings (Mail Merge) di Word?
- Apa itu Mail Merge di Word dan apa fungsi tab Mailings?
- Syarat data & persiapan sebelum membuat Mailings di Word
- Langkah membuat Mailings di Word (Mail Merge dari Excel)
- Contoh tabel Excel dan contoh surat hasil Mail Merge
- Tips penting agar Mail Merge tidak berantakan
- Risiko & kesalahan umum saat menggunakan Mailings di Word
- FAQ: Pertanyaan umum seputar Mailings / Mail Merge Word
- Baca juga di Beginisob.com
Kapan kamu perlu memakai menu Mailings (Mail Merge) di Word?
Kamu sebaiknya mulai pakai Mail Merge ketika:
- Harus membuat banyak surat undangan dengan isi sama, tapi nama & alamat berbeda.
- Sering mencetak label alamat, kartu nama event, atau kartu ucapan massal.
- Harus mengirim surat keterangan, surat edaran, atau pengumuman ke banyak siswa, orang tua, atau pelanggan.
- Capek copy–paste nama satu per satu dan sering salah ketik nama / alamat penerima.
Dengan Mailings di Word, pekerjaan itu bisa diotomatisasi: satu template + satu data Excel = puluhan/ ratusan surat dalam sekali proses.
Apa itu Mail Merge di Word dan apa fungsi tab Mailings?
Mail Merge adalah fitur di Word untuk menggabungkan dokumen template (misalnya surat) dengan data penerima (nama, alamat, kelas, jabatan, dll.) sehingga Word bisa membuat banyak dokumen personal dalam sekali proses.
Fitur ini diakses melalui tab Mailings di ribbon Word (Word 2010, 2013, 2016, 2019, Office 365 dan seterusnya). Di dalamnya ada beberapa perintah utama:
- Start Mail Merge – memilih jenis dokumen (Letters, Envelopes, Labels, Email Messages, Directory).
- Select Recipients – memilih sumber data (Excel, daftar baru, kontak Outlook).
- Insert Merge Field – menyisipkan field seperti
«Nama»,«Alamat», dll. - Preview Results – melihat hasil sementara untuk tiap penerima.
- Finish & Merge – membuat dokumen baru, mencetak langsung, atau mengirim email massal.
Syarat data & persiapan sebelum membuat Mailings di Word
Agar proses Mail Merge berjalan lancar, kamu perlu:
- Data penerima yang rapi (biasanya Excel)
- Baris pertama = judul kolom (misalnya: Nama, Alamat, Kota, KodePos, Kelas).
- Baris berikutnya = data masing-masing penerima.
- Hindari sel kosong di bagian tengah daftar (boleh kosong di akhir).
- Template surat di Word
- Isi surat sudah ditulis lengkap.
- Sisakan ruang di bagian tertentu untuk field (nama, alamat, dsb.).
- Versi Word dengan tab Mailings
- Word 2010 / 2013 / 2016 / 2019 / 365 umumnya sudah ada tab Mailings.
Langkah membuat Mailings di Word (Mail Merge dari Excel)
Berikut alur step by step untuk kasus paling umum: surat undangan dengan data penerima dari Excel.
Langkah 1 – Buat data penerima di Excel
- Buka Excel & buat file baru.
- Di baris pertama, isi judul kolom. Contoh:
- A1:
Nama - B1:
Alamat - C1:
Kota - D1:
KodePos
- A1:
- Isi data mulai baris kedua. Misalnya:
- A2: Ahmad; B2: Jl. Melati No. 10; C2: Bekasi; D2: 17113
- A3: Siti; B3: Jl. Mawar No. 5; C3: Jakarta; D3: 13120
- Simpan file, misalnya Data_Penerima_PO2.xlsx. Ingat lokasi foldernya.
Langkah 2 – Buat template surat di Word
- Buka Word & buat dokumen baru.
- Tulis surat seperti biasa, misalnya:
- Tanggal di pojok kanan atas.
- Bagian alamat penerima di kiri (akan diisi otomatis).
- Isi surat undangan/pemberitahuan.
- Di bagian alamat penerima, kosongkan dulu kolom nama & alamat, karena nanti akan diisi field Mail Merge.
- Simpan sementara, misalnya Template_Surat_Undangan.docx.
Langkah 3 – Mulai Mail Merge dari tab Mailings
- Pastikan file template surat sedang terbuka di Word.
- Buka tab Mailings.
- Klik Start Mail Merge → pilih Letters (untuk surat).
Langkah 4 – Hubungkan Word dengan data Excel
- Di tab Mailings, klik Select Recipients → Use an Existing List…
- Pilih file Excel yang tadi dibuat (
Data_Penerima_PO2.xlsx). - Jika muncul dialog Select Table, pilih sheet yang berisi data (misalnya Sheet1$), pastikan opsi First row of data contains column headers dicentang.
- Klik OK.
Langkah 5 – Sisipkan field (Insert Merge Field)
Sekarang kita akan menaruh field mail merge di posisi yang tepat:
- Letakkan kursor di posisi nama penerima (misalnya di bawah tanggal).
- Di tab Mailings, klik Insert Merge Field → pilih Nama. Di dokumen akan muncul
«Nama». - Pindah ke baris berikutnya, klik lagi Insert Merge Field → pilih Alamat.
- Baris berikutnya, insert Kota dan KodePos (bisa digabung, misal:
«Kota» «KodePos»). - Jika di isi surat kamu butuh memanggil nama (misalnya: “Yth. Bapak/Ibu «Nama»”), sisipkan field
«Nama»di dalam teks tersebut.
Langkah 6 – Cek hasil dengan Preview Results
- Masih di tab Mailings, klik Preview Results.
- Word akan menampilkan surat dengan nama dan alamat penerima pertama.
- Gunakan tombol panah Next Record / Previous Record di kelompok Preview Results untuk melihat penerima berikutnya.
- Jika ada yang salah (misalnya kolom tertukar), klik Preview Results lagi untuk mematikan preview, lalu perbaiki posisi field-nya.
Langkah 7 – Finish & Merge (cetak atau simpan satu per satu)
- Jika sudah yakin semua benar, klik Finish & Merge.
- Pilih salah satu:
- Edit Individual Documents… → Word akan membuat satu dokumen baru berisi semua surat (satu halaman per penerima). Ini enak untuk dicek dan disimpan arsip.
- Print Documents… → langsung kirim ke printer (pastikan printer dan kertas siap).
- Send E-mail Messages… → untuk mail merge email (butuh kolom alamat email di Excel dan pengaturan akun email di Outlook).
Contoh tabel Excel dan contoh surat hasil Mail Merge
Supaya tidak abstrak, berikut contoh sederhana data Excel dan hasil surat setelah Mail Merge.
1. Contoh data Excel (sumber Mail Merge)
| Nama | Alamat | Kota | KodePos |
|---|---|---|---|
| Ahmad Fauzi | Jl. Melati No. 10 | Bekasi | 17113 |
| Siti Rahma | Jl. Mawar No. 5 | Jakarta Timur | 13120 |
| Budi Santoso | Jl. Kenanga No. 8 | Depok | 16411 |
2. Contoh template surat di Word (sebelum Mail Merge)
Kurang lebih isi di Word seperti ini (dengan field Mail Merge):
|
Bekasi, 09 Desember 2025 Yth. Bapak/Ibu «Nama» Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh, Dengan hormat, Melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara … (isi surat lengkap sesuai kebutuhan). Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, (_____________________) |
3. Contoh surat hasil Mail Merge (setelah Finish & Merge)
Untuk penerima pertama (Ahmad Fauzi), Word akan menghasilkan surat seperti ini:
|
Bekasi, 09 Desember 2025 Yth. Bapak/Ibu Ahmad Fauzi Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh, Dengan hormat, Melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara … (isi surat sama seperti template). Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, (_____________________) |
Untuk penerima kedua, ketiga, dan seterusnya, Word akan mengubah bagian nama dan alamat sesuai baris di data Excel.
Tips penting agar Mail Merge tidak berantakan
- Selalu pastikan baris pertama Excel adalah judul kolom
Jangan langsung isi data di baris pertama. Kalau tidak, Word akan salah membaca nama field. - Hindari karakter aneh di judul kolom
Gunakan nama kolom sederhana:Nama,Alamat,Kota,KodePos. Hindari spasi di awal/akhir. - Simpan file Excel sebelum dipakai Word
Kalau file Excel belum disimpan, Word kadang tidak bisa mendeteksi sheet dengan benar. - Jika edit data di Excel, klik Refresh di Word
Setelah data di Excel diubah, tutup Excel, lalu di Word gunakan Edit Recipient List untuk memastikan data terbaru terbaca. - Cek 2–3 contoh surat sebelum cetak massal
Jangan langsung print ratusan lembar tanpa preview beberapa penerima.
Risiko & kesalahan umum saat menggunakan Mailings di Word
- Nama dan alamat tertukar
Biasanya karena salah memilih field saat Insert Merge Field. Solusi: matikan Preview, cek kembali nama field di template. - Data tidak muncul (kosong)
Mungkin Excel punya kolom kosong, judul kolom typo, atau Word membaca sheet yang salah. - Format angka & tanggal berantakan
Untuk angka/tanggal khusus, kadang perlu pengaturan field atau persiapan data di Excel (format tanggal dan angka harus konsisten). - Salah kirim ke orang yang tidak berhak
Kalau email massal, pastikan daftar penerima benar dan isinya halal, tidak mengganggu (spam) dan tidak berisi hal haram.
FAQ: Pertanyaan umum seputar Mailings / Mail Merge Word
1. Apa bedanya menulis surat satu per satu dengan Mail Merge?
Menulis manual berarti kamu mengetik nama & alamat satu per satu di setiap file. Dengan Mail Merge, kamu cukup membuat satu template dan satu data Excel. Word yang menggabungkan keduanya untuk semua penerima, sehingga hemat waktu dan mengurangi salah ketik.
2. Apakah data penerima harus dari Excel?
Tidak harus, tapi Excel adalah pilihan paling umum karena mudah diisi dan diimpor. Word juga bisa memakai daftar yang dibuat langsung di Word atau kontak Outlook, tapi untuk pemula paling praktis pakai Excel.
3. Versi Word apa saja yang punya tab Mailings?
Secara umum, Word 2010, 2013, 2016, 2019 dan Microsoft 365 sudah memiliki tab Mailings dengan fitur Mail Merge. Di Word versi lebih lama, letak menunya berbeda tetapi fiturnya mirip.
4. Bisakah Mail Merge dipakai untuk email massal?
Bisa. Di Finish & Merge pilih Send E-mail Messages…, lalu pilih field email (misalnya kolom Email di Excel). Namun kamu tetap harus mematuhi etika dan hukum: tidak spam, tidak menipu, dan tidak mempromosikan hal yang haram.
5. Bagaimana jika saya salah memasukkan data di Excel?
Perbaiki dulu datanya di Excel, simpan, lalu kembali ke Word dan gunakan Preview Results lagi untuk memastikan sudah benar. Kalau sudah terlanjur mencetak, kamu harus ulang cetak yang salah – ini sebabnya pengecekan di awal itu penting.
6. Apakah format daftar pustaka bisa digabung dengan Mail Merge?
Untuk daftar pustaka akademik, biasanya lebih praktis memakai reference manager seperti Mendeley yang terintegrasi dengan Word, bukan Mail Merge. Di Beginisob sudah ada panduan khusus Mendeley + Word untuk otomatisasi sitasi dan daftar pustaka.
Comments
Post a Comment