Skip to main content
Home  ›  Aplikasi  ›  Komputer  ›  Software  ›  UMKM

Cara Membuat Purchase Order di Excel: Template Otomatis, Rapi, dan Siap Cetak untuk UMKM

Diperbarui: 9 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi pesanan pembelian dari pembeli ke supplier, berisi rincian barang/jasa, jumlah, harga, dan syarat pembayaran/pengiriman. PO berfungsi sebagai konfirmasi tertulis yang mengikat kedua pihak.
  • Excel sangat cocok untuk membuat PO karena mudah diatur, bisa diberi rumus otomatis, dan template-nya dapat dipakai berulang kali untuk berbagai transaksi.
  • Artikel ini memandu kamu langkah demi langkah:
    • Menentukan data yang wajib ada di PO (identitas perusahaan, supplier, detail barang, total, dll.).
    • Mendesain layout PO di Excel yang rapi dan mudah dibaca.
    • Menambahkan rumus otomatis untuk subtotal, PPN, dan grand total.
    • Menyimpan template supaya tinggal “isi ulang” untuk pesanan berikutnya.
  • Dari sisi syariat, PO membantu transparansi dan amanah dalam transaksi: harga jelas, jumlah jelas, dan meminimalkan sengketa. Yang dilarang adalah memanipulasi isi PO untuk mark-up fiktif atau menipu pihak lain.

Daftar isi

  1. Kapan kamu perlu membuat purchase order di Excel?
  2. Apa itu purchase order dan komponen pentingnya?
  3. Syarat data sebelum membuat PO di Excel
  4. Langkah membuat format purchase order di Excel (layout)
  5. Langkah menambahkan rumus otomatis di PO Excel
  6. Contoh layout akhir PO di Excel (tabel jadi)
  7. Tips mengelola file & template PO di Excel
  8. Risiko jika bisnis tidak pakai purchase order
  9. FAQ: Pertanyaan umum seputar purchase order di Excel
  10. Baca juga di Beginisob.com

Kapan kamu perlu membuat purchase order di Excel?

Kalau usahamu sudah:

  • Mulai sering belanja ke supplier (bahan baku, kemasan, peralatan toko).
  • Punya stok dan pembelian rutin, bukan lagi beli sekali-sekali.
  • Butuh arsip pembelian rapi untuk laporan keuangan, audit, atau bagi hasil dengan partner.
  • Ingin mengurangi kesalahpahaman harga/jumlah dengan supplier.

Maka kamu sudah saatnya memakai purchase order (PO), dan Excel adalah pilihan yang praktis untuk UMKM.

Apa itu purchase order dan komponen pentingnya?

Purchase Order (PO) adalah dokumen pesanan pembelian yang dikeluarkan pembeli kepada penjual/supplier. Isi PO biasanya meliputi: data perusahaan pembeli, data supplier, tanggal, nomor PO, daftar barang, harga, dan syarat pembayaran.

Fungsi utama PO:

  • Menjadi bukti tertulis pesanan dan harga yang disepakati.
  • Mempermudah pencatatan akuntansi (pembelian, hutang usaha, stok).
  • Menjadi dasar pembuatan invoice dan penerimaan barang (barang datang sesuai PO atau tidak).

Komponen penting yang sebaiknya ada di PO:

  1. Identitas perusahaan pembeli (nama, alamat, telepon, email).
  2. Identitas supplier.
  3. Nomor PO dan tanggal PO.
  4. Detail pesanan:
    • Kode barang / SKU.
    • Nama barang / deskripsi.
    • Kuantitas.
    • Satuan (pcs, box, kg, liter, dll.).
    • Harga satuan.
    • Jumlah (kuantitas × harga satuan).
  5. Subtotal, pajak (misal PPN), dan total akhir.
  6. Catatan syarat pembayaran dan pengiriman (optional, tapi bagus jika ada).
  7. Nama & tanda tangan pejabat berwenang (pembeli dan supplier).

Syarat data sebelum membuat PO di Excel

Sebelum duduk di depan Excel, siapkan dulu:

  • Data perusahaanmu: nama usaha, alamat lengkap, no. telepon/WhatsApp, email, NPWP (jika ada).
  • Data supplier: nama perusahaan, alamat, kontak sales, dan email.
  • Daftar barang yang sering dibeli:
    • Kode barang/SKU (kalau belum punya, bisa buat sederhana).
    • Nama barang.
    • Harga satuan dan satuan (pcs, box, dll.).
  • Format penomoran PO yang ingin dipakai, misalnya:
    • 001/PO/UMKM/12/2025
    • PO-2025-001

Dengan data ini, proses desain di Excel jadi lebih cepat dan tidak perlu bolak-balik mikir di tengah jalan.

Langkah membuat format purchase order di Excel (layout)

Berikut contoh layout sederhana PO di Excel yang bisa kamu tiru. Anggap kita bekerja di Excel kosong.

Langkah 1 – Atur judul dan identitas perusahaan

  1. Buka Excel dan pakai satu sheet khusus untuk template PO (misalnya ganti nama sheet jadi “PO_Template”).
  2. Gabungkan sel A1:F1 lalu ketik: PURCHASE ORDER, buat huruf besar dan tebal.
  3. Di bawahnya, isi identitas perusahaan pembeli, misalnya:
    • Baris 2: Nama perusahaan.
    • Baris 3: Alamat lengkap.
    • Baris 4: Telepon/WhatsApp & email.

Langkah 2 – Isi informasi PO dan supplier

Di sisi kanan (misal kolom D–F), isi informasi PO:

  • Baris 2: No. PO
  • Baris 3: Tanggal
  • Baris 4: Jatuh Tempo (opsional)

Lalu, beberapa baris di bawahnya (misal mulai baris 7), buat area “Kepada Yth (Supplier)”:

  • Nama supplier.
  • Alamat.
  • Kontak.

Langkah 3 – Desain tabel detail barang

Mulai misalnya dari baris 11, buat header tabel dengan kolom:

  • A11: No.
  • B11: Kode Barang.
  • C11: Nama Barang.
  • D11: Qty.
  • E11: Satuan.
  • F11: Harga Satuan.
  • G11: Jumlah.

Blok A11:G11, beri Fill tipis dan border, lalu jadikan teksnya tebal supaya jelas.

Di baris di bawahnya (baris 12–20, misalnya) akan diisi daftar barang:

  • Kolom A: nomor urut (1, 2, 3, …).
  • Kolom B: kode barang.
  • Kolom C: nama barang.
  • Kolom D: jumlah.
  • Kolom E: satuan.
  • Kolom F: harga satuan.
  • Kolom G: jumlah (otomatis dengan rumus, akan dibahas di bagian rumus).

Langkah 4 – Area subtotal, pajak, dan total akhir

Di bawah tabel (misal baris 22–25), buat kolom ringkasan di sisi kanan:

  • F22: “Subtotal” dan G22: rumus jumlah semua kolom G.
  • F23: “PPN 11%” (jika usahamu PKP) dan G23: rumus PPN.
  • F24: “Total” dan G24: rumus subtotal + PPN.

Langkah 5 – Area tanda tangan

Di bagian paling bawah, buat 2 kolom tanda tangan misalnya:

  • Di kiri: “Disetujui / Pemesan” (nama & tanda tangan).
  • Di kanan: “Pemasok / Supplier” (nama & tanda tangan).

Langkah menambahkan rumus otomatis di PO Excel

Supaya PO tidak perlu dihitung manual, kita tambahkan rumus Excel sederhana.

1. Rumus jumlah per baris

Anggap baris pertama barang ada di baris 12, maka di sel G12 masukkan:

=D12*F12

Artinya: kuantitas × harga satuan = jumlah rupiah.

Lalu tarik ke bawah (copy) sampai baris terakhir yang kamu sediakan untuk barang (misalnya G13 sampai G20).

2. Rumus subtotal

Jika baris barang dipakai di G12:G20 dan kamu menaruh Subtotal di G22, gunakan:

=SUM(G12:G20)

3. Rumus PPN (jika perlu)

Jika PPN 11% dihitung di G23 dengan dasar subtotal (G22), gunakan:

=ROUND(G22*11% , 0)

Atau jika tidak perlu pembulatan khusus, cukup:

=G22*11%

4. Rumus total akhir

Di G24, untuk menghitung total yang harus dibayar:

=G22+G23

Tips: Kalau Excel di laptopmu memakai tanda titik koma (;) sebagai pemisah argumen, sesuaikan rumus SUM menjadi =SUM(G12:G20) (range tidak terpengaruh, hanya setting regional). Jika sering bingung soal pemisah rumus, kamu bisa cek artikel Beginisob tentang perbedaan penggunaan tanda koma dan titik koma di Excel.

Contoh layout akhir PO di Excel (tabel jadi)

Berikut contoh sederhana tampilan akhir PO jika diubah ke bentuk tabel (ini hanya ilustrasi; di Excel kamu tetap pakai lembar kerja biasa):

UMKM Barokah Jaya
Jl. Melati No. 10, Jakarta
Telp/WA: 08xx-xxxx-xxxx – Email: admin@barokahjaya.id 		PURCHASE ORDER
No. PO: PO-2025-001
Tanggal: 09/12/2025
Jatuh Tempo: 16/12/2025
Kepada Yth:
PT Sumber Kemasan Sejahtera
Jl. Industri No. 5, Bekasi
Kontak: 08xx-xxxx-xxxx
No. Kode Barang Nama Barang Qty Satuan Harga Satuan Jumlah
1 KM-001 Kemasan Standing Pouch 250 gr 500 pcs 1.200 600.000
2 KM-002 Label Stiker Full Color 500 pcs 400 200.000
Subtotal 800.000
PPN 11% 88.000
Total 888.000
Disetujui / Pemesan


( ______________________ ) 		Pemasok / Supplier


( ______________________ )

Di Excel, angka di kolom “Jumlah”, “Subtotal”, “PPN”, dan “Total” dihitung otomatis dengan rumus seperti yang sudah dijelaskan.

Tips mengelola file & template PO di Excel

  1. Jadikan file template
    Simpan satu file sebagai “Template_PO.xlsx”. Untuk tiap transaksi baru, gunakan fitur Save As dengan nama berbeda (misalnya: PO-2025-001-SupplierA.xlsx).
  2. Beri nama file yang konsisten
    Terapkan standar penamaan file, misalnya: PO-[Tahun]-[Nomor]-[Supplier]. Ini akan sangat membantu saat mencari arsip PO di kemudian hari.
  3. Backup file
    Simpan di cloud (Google Drive, OneDrive, dsb.) dan/atau hard disk eksternal untuk mengurangi risiko hilang karena laptop rusak.
  4. Lock rumus penting
    Untuk menghindari salah edit, kamu bisa mengunci sel berisi rumus (Subtotal, PPN, Total) lalu protect sheet dengan password sederhana.
  5. Gunakan satu template untuk semua supplier
    Cukup ganti bagian identitas supplier dan rincian barang. Ini menghemat waktu dan menjaga format tetap konsisten.

Risiko jika bisnis tidak pakai purchase order

  • Harga dan jumlah sering salah
    Tanpa PO tertulis, kesepakatan hanya di chat/telepon dan mudah terjadi salah paham.
  • Sulit mengontrol pengeluaran
    Kamu akan susah melacak total pembelian per bulan jika tidak ada arsip PO yang rapi.
  • Rawan sengketa dengan supplier
    Ketika terjadi selisih jumlah atau harga, tidak ada dokumen jelas yang bisa dijadikan acuan.
  • Sulit diaudit dan dianalisis
    Tanpa PO, laporan keuangan dan analisis arus kas belanja jadi kurang akurat.
  • Dari sisi syariat, kurang amanah
    Transaksi yang tidak jelas potensial menzalimi salah satu pihak. PO membantu memperjelas hak dan kewajiban pembeli–penjual.

FAQ: Pertanyaan umum seputar purchase order di Excel

1. Apa bedanya purchase order dengan invoice?

Purchase Order (PO) dibuat pembeli sebagai pesanan kepada supplier sebelum barang dikirim. Invoice dibuat oleh supplier sebagai tagihan setelah barang/jasa diberikan. Jadi, PO = pesanan, invoice = tagihan.

2. Kenapa lebih baik membuat PO di Excel, bukan di Word?

Word lebih cocok untuk dokumen teks, sementara Excel unggul untuk:

  • Perhitungan otomatis (subtotal, PPN, total).
  • Copy–paste barang dari data master stok.
  • Analisis pembelian dari banyak PO dengan rumus/statistik.
Kamu tetap bisa ekspor ke PDF jika ingin tampilan rapi seperti di Word.

3. Apa saja kolom minimal yang harus ada di tabel PO Excel?

Minimal: Nama barang, kuantitas, satuan, harga satuan, dan jumlah. Idealnya tambahkan kode barang/SKU supaya pencatatan stok lebih rapi.

4. Apakah PO harus selalu memakai PPN 11%?

Tidak selalu. Jika usahamu belum menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP), kamu boleh membuat PO tanpa PPN. Namun kalau supplier PKP, mereka akan menerapkan PPN di invoice mereka. Diskusikan bagian pajak ini dengan akuntan/permintaan supplier, dan jangan memalsukan angka pajak karena itu termasuk kedustaan dan melanggar hukum.

5. Apakah boleh membeli template PO jadi di internet?

Boleh, selama:

  • Template tersebut legal (bukan hasil bajakan software berbayar).
  • Isi dan strukturnya tidak menipu (misalnya menyamarkan total sebenarnya).
Namun, untuk UMKM, membuat template sendiri di Excel seperti panduan artikel ini seringkali sudah cukup dan lebih fleksibel.

6. Bagaimana menghubungkan PO di Excel dengan pembukuan usaha?

Kamu bisa:

  • Rekap semua PO di satu sheet rekap (tanggal, nomor PO, supplier, total).
  • Memakai angka total PO sebagai dasar pencatatan pembelian di buku kas atau laporan arus kas (bisa pakai contoh di artikel Beginisob tentang arus kas usaha).

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved