Skip to main content
Home  ›  Excel

Cara VLOOKUP Excel Beda File (Workbook) Tanpa Pusing: Link Data Antar File, Contoh Rumus, dan Solusi Error #N/A

Diperbarui: 17 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • VLOOKUP beda file artinya Excel mengambil data dari workbook lain dengan format referensi: '[NamaFile.xlsx]NamaSheet'!Rentang.
  • Kunci suksesnya: file sumber jangan sering dipindah/rename, dan pakai rentang yang rapi (lebih aman pakai absolute range seperti $A$2:$D$100).
  • Jika sering error, biasanya karena kode tidak sama persis (spasi), kolom kunci tidak di paling kiri, atau path link berubah.

Daftar isi

Kapan kamu butuh VLOOKUP beda file?

VLOOKUP beda file paling kepakai untuk kasus seperti:

  • Kamu punya file master (harga, nama barang, data pelanggan) dan file lain untuk transaksi harian.
  • UMKM bikin invoice, tapi daftar harga ada di file terpisah.
  • HR bikin slip gaji/rekap, tapi data karyawan disimpan di master lain.

Tujuannya supaya kamu tidak mengetik ulang data yang sama dan meminimalkan salah input.

Apa itu VLOOKUP beda file dan bagaimana cara kerjanya?

VLOOKUP mencari sebuah nilai (misalnya kode barang) di kolom paling kiri dari sebuah tabel, lalu mengembalikan nilai dari kolom tertentu pada baris yang sama.

Kalau “beda file”, tabel rujukannya tidak berada di workbook yang sama, melainkan workbook lain, dengan format referensi seperti ini:

'[MasterProduk.xlsx]Produk'!$A$2:$D$100

Bagian rumus VLOOKUP yang wajib kamu paham

  • lookup_value: nilai yang dicari (misalnya kode di B2).
  • table_array: tabel sumber (di file lain).
  • col_index_num: kolom ke berapa yang mau diambil (dihitung dari kiri tabel).
  • range_lookup: isi FALSE untuk hasil yang “nggak kira-kira”.

Syarat sebelum mulai (biar link tidak gampang putus)

  • Simpan kedua file di folder yang jelas (misalnya: Dokumen/UMKM/Data).
  • Usahakan nama file dan nama sheet stabil (jangan sering diubah).
  • Kolom kunci (mis. Kode Barang) harus berada di kolom paling kiri dari rentang VLOOKUP.
  • Gunakan kode yang konsisten (PLG001 bukan “plg001 ” dengan spasi).

Contoh tabel (dengan kolom A, B, C…)

FILE 1: MasterProduk.xlsx (Sheet: Produk)

Arti kolom: A=Kode, B=Nama, C=Harga, D=Stok

Kolom A Kolom B Kolom C Kolom D
Kode_Barang Nama_Barang Harga Stok
BRG001 Kopi Bubuk 250g 35000 40
BRG002 Gula 1kg 17000 25
BRG003 Susu UHT 1L 19000 18

FILE 2: Order.xlsx (Sheet: Order)

Arti kolom: A=No, B=Kode, C=Qty, D=Harga Satuan (hasil VLOOKUP), E=Subtotal

Kolom A Kolom B Kolom C Kolom D Kolom E
No Kode_Barang Qty Harga_Satuan Subtotal
1 BRG001 2 (rumus) (rumus)
2 BRG003 1 (rumus) (rumus)

Langkah-langkah VLOOKUP beda file (step by step)

Langkah 1 — Buka dua file dulu (paling gampang untuk pemula)

Buka MasterProduk.xlsx dan Order.xlsx bersamaan. Ini memudahkan Excel menuliskan referensi otomatis saat kamu “klik range”.

Langkah 2 — Tulis rumus VLOOKUP di Order.xlsx (kolom D)

Misal kamu mau mengisi Harga_Satuan di sel D2. Rumusnya:

=VLOOKUP($B2,'[MasterProduk.xlsx]Produk'!$A$2:$D$100,3,FALSE)

Penjelasan rumus berdasarkan sel:

  • $B2 = nilai yang dicari (Kode_Barang di baris 2).
  • '[MasterProduk.xlsx]Produk'!$A$2:$D$100 = tabel sumber di file MasterProduk.xlsx sheet “Produk”.
  • 3 = ambil kolom ke-3 dari tabel (A=1, B=2, C=3 → Harga ada di kolom C).
  • FALSE = harus cocok persis (lebih aman untuk kode).

Langkah 3 — Copy rumus ke bawah

Tarik (drag) rumus dari D2 ke D3, D4, dst sesuai jumlah baris order.

Langkah 4 — Hitung subtotal di kolom E

Di sel E2 isi:

=C2*D2

Lalu copy ke bawah.

Langkah 5 — Biar rapi, tangani error #N/A

Kalau kode tidak ditemukan, VLOOKUP akan mengembalikan #N/A. Untuk menampilkan pesan yang lebih manusiawi, kamu bisa pakai:

=IFNA(VLOOKUP($B2,'[MasterProduk.xlsx]Produk'!$A$2:$D$100,3,FALSE),"Kode tidak ada")

Tips penting biar tidak error dan tidak “lemot”

  • Pastikan kode bersih dari spasi: kalau perlu, rapikan master dengan TRIM (atau pakai Data → Text to Columns).
  • Jangan pakai rentang se-kolom penuh (mis. $A:$D) kalau datanya besar; lebih baik batasi (mis. $A$2:$D$5000) agar tidak berat.
  • Kalau sering tambah baris master, pertimbangkan pakai Excel Table (Ctrl+T) agar range ikut melebar otomatis.
  • Hindari INDIRECT untuk beda file jika file sumber sering ditutup—INDIRECT umumnya hanya bekerja jika workbook rujukan sedang terbuka.
  • Kalau Excel kamu sudah mendukung, pertimbangkan XLOOKUP karena lebih fleksibel (kolom kunci tidak harus di paling kiri).

Risiko & kesalahan umum

  • Link putus karena file master dipindah folder atau di-rename (Excel jadi mencari path lama).
  • Hasil salah karena range_lookup tidak FALSE (Excel “mengira-ngira” kalau TRUE).
  • #N/A padahal kode ada karena beda format (angka vs teks) atau ada spasi tersembunyi.
  • Kolom kunci tidak di kiri (VLOOKUP tidak bisa “lihat ke kiri” dari kolom kunci).

FAQ

1) Apakah VLOOKUP beda file harus membuka file sumber?

Untuk pemula, paling aman: buka dua file saat membuat rumus. Setelah link tersimpan, Excel biasanya tetap bisa membaca referensi eksternal, tetapi jika file dipindah/rename atau ada keamanan/izin tertentu, link bisa bermasalah.

2) Kenapa muncul #N/A?

Umumnya karena kode tidak ditemukan, ada spasi, format berbeda (teks vs angka), atau kamu mengambil range yang tidak mencakup data yang dicari.

3) Kenapa hasilnya salah padahal tidak error?

Sering terjadi kalau argumen terakhir bukan FALSE, atau tabel sumber tidak benar (kolom harga bukan kolom ke-3). Pastikan col_index_num sesuai.

4) Bisa tidak VLOOKUP mengambil data dari file beda folder?

Bisa, selama referensinya valid. Tapi makin “berantakan” folder, makin besar risiko link putus. Lebih aman pakai struktur folder yang tetap.

5) Lebih bagus VLOOKUP atau XLOOKUP?

Kalau Excel kamu mendukung XLOOKUP, biasanya lebih fleksibel. Tapi VLOOKUP masih sangat cukup untuk kasus UMKM/administrasi sederhana.

Baca juga

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved