Lebih benar pakai hari kalender atau hari kerja untuk prorata gaji?

Tergantung kebijakan payroll dan kontrak. Banyak HR memilih hari kerja karena dianggap paling adil (sesuai hari kerja efektif). Yang penting konsisten dan disepakati.

Apa maksud pembagi 21/25 dalam perhitungan prorata?

Pembagi 21/25 sering dipakai saat HR perlu nilai harian dari gaji bulanan: 21 untuk pola kerja 5 hari/minggu dan 25 untuk pola kerja 6 hari/minggu, sesuai kebijakan kantor dan praktik konversi pengupahan.

Apakah perlu memasukkan tanggal merah di Excel saat menghitung prorata?

Jika metode yang dipakai adalah hari kerja efektif, sebaiknya masukkan daftar libur agar hasilnya mendekati payroll. Jika memakai hari kalender atau pembagi tetap, daftar libur bisa opsional.

Gaji Prorata Saat UMP/UMK 2026 Naik: Cara Hitung Masuk Tengah Bulan + Contoh Excel (HR & Karyawan)

Q: Kalau gaji prorata di bawah UMP/UMK, apakah otomatis melanggar?

Tidak selalu. Jika karyawan bekerja sebagian periode (misalnya masuk/resign tengah bulan), gaji wajar lebih kecil karena prorata. Yang bermasalah adalah jika karyawan bekerja penuh periode tetapi dibayar di bawah patokan minimum.

Q: Bagaimana menghitung prorata jika gaji berubah di tengah bulan karena UMP/UMK 2026 naik?

Pisahkan periode jadi 2 segmen (sebelum dan sesudah tanggal efektif), hitung prorata masing-masing segmen, lalu jumlahkan. Ini paling aman agar transparan.

Q: Cara paling aman memastikan angka UMP/UMK 2026 yang dipakai HR itu benar?

Gunakan dokumen penetapan resmi (biasanya Keputusan Gubernur) yang bisa ditelusuri di kanal resmi pemda/JDIH. Hindari patokan dari broadcast atau tabel viral tanpa dokumen.

Diperbarui: 21 Desember 2025

Ringkasan cepat:

Gaji prorata dipakai saat karyawan masuk/resign tengah bulan atau ada perubahan gaji yang efektif di tengah periode payroll.
Rumus aman: Gaji prorata = (Gaji bulanan ÷ total hari periode) × hari aktif (pilih “hari kalender” atau “hari kerja” sesuai kebijakan payroll).
Kalau HR perlu “nilai harian” dari gaji bulanan, acuan yang sering dipakai: ÷ 25 (6 hari kerja/minggu) atau ÷ 21 (5 hari kerja/minggu) (umum dipakai untuk konversi pengupahan harian).

Daftar isi

Kapan gaji prorata dipakai (terutama saat UMP/UMK 2026 naik)?
Apa itu gaji prorata (dan bedanya hari kalender vs hari kerja)?
Diagnosis cepat (decision tree)
Checklist 1–3 menit sebelum hitung
Tabel ringkas: masalah → penyebab → solusi
Syarat & data yang perlu kamu siapkan
Langkah-langkah hitung gaji prorata (manual)
Contoh Excel (tabel + rumus siap pakai)
Tips agar hasil prorata tidak bikin ribut
Risiko & kesalahan umum
FAQ
Baca juga di Beginisob.com

Kapan gaji prorata dipakai (terutama saat UMP/UMK 2026 naik)?

Biasanya gaji prorata muncul di situasi ini:

Karyawan masuk kerja di tengah bulan (join date bukan tanggal 1).
Karyawan resign/PHK di tengah bulan (last day bukan tanggal akhir bulan).
Gaji berubah di tengah periode payroll (misalnya: kantor menerapkan penyesuaian UMP/UMK 2026, atau ada promosi/penyesuaian grade yang efektif di pertengahan bulan).
Periode gajian tidak 1–akhir bulan (misal cut-off 26–25), sehingga “bulan payroll” Anda bukan bulan kalender.

Catatan penting: UMP/UMK adalah patokan gaji minimum untuk pekerja penuh waktu. Saat karyawan baru bekerja sebagian bulan, angka yang diterima bisa lebih kecil dari nominal UMP/UMK karena memang dihitung prorata sesuai hari aktif.

Apa itu gaji prorata (dan bedanya hari kalender vs hari kerja)?

Gaji prorata adalah gaji yang disesuaikan proporsional karena karyawan tidak bekerja penuh satu periode.

Ada 2 cara yang paling sering dipakai:

Metode hari kalender
Cocok bila kebijakan payroll memakai pembagi “jumlah hari dalam bulan/periode” (28/29/30/31).
Metode hari kerja
Cocok bila kebijakan payroll mengikuti “hari kerja efektif” (Senin–Jumat atau Senin–Sabtu) dan memperhitungkan libur.

Kalau HR Anda butuh acuan “nilai harian” dari gaji bulanan (mis. untuk pekerja harian atau konversi), praktik umum di Indonesia memakai pendekatan:

6 hari kerja/minggu → gaji bulanan ÷ 25
5 hari kerja/minggu → gaji bulanan ÷ 21

Diagnosis cepat (decision tree)

Periode payroll kamu apa? (1–akhir bulan, atau cut-off 26–25, dll)
Sistem kerja kantor? 5 hari (Senin–Jumat) atau 6 hari (Senin–Sabtu)
Karyawan aktif berapa hari di periode itu? (dari tanggal mulai sampai tanggal akhir yang overlap dengan periode payroll)
Metode prorata yang dipakai kantor? hari kalender atau hari kerja
Ada perubahan gaji di tengah periode? kalau iya, pisahkan jadi 2 segmen (sebelum & sesudah efektif)

Checklist 1–3 menit sebelum hitung

✅ Pastikan tanggal mulai kerja & (jika ada) tanggal akhir kerja.
✅ Tentukan periode payroll (awal–akhir) sesuai kebijakan kantor.
✅ Tentukan metode: hari kalender atau hari kerja.
✅ Kalau pakai hari kerja: siapkan daftar tanggal merah/cuti bersama (opsional tapi bagus).
✅ Pastikan gaji bulanan yang dipakai adalah gaji yang berlaku di periode itu (terutama saat UMP/UMK 2026 naik).

Tabel ringkas: masalah → penyebab → solusi

Masalah / “Error”	Penyebab paling sering	Solusi cepat
Gaji prorata “lebih besar” dari gaji penuh	Pembagi salah (hari kerja dihitung kecil), tanggal overlap salah, atau rumus MIN/MAX terbalik	Cek total hari periode, cek tanggal mulai/akhir hitung, pastikan overlap benar
Excel #VALUE! di NETWORKDAYS	Tanggal masih berbentuk teks (bukan Date)	Ubah format jadi Date, atau pakai DATEVALUE jika perlu
Hasil prorata jadi negatif / aneh	Tanggal mulai hitung > tanggal akhir hitung (tidak overlap dengan periode payroll)	Bungkus rumus hari aktif dengan MAX(0, ...)
Karyawan masuk tengah bulan tapi dihitung full	Anda memakai periode “bulan kalender” padahal kantor pakai cut-off lain	Pastikan start–end periode payroll mengikuti cut-off kantor
Ribut karena “nominal UMP/UMK” tidak utuh	Karyawan membandingkan UMP/UMK full-month dengan kerja partial-month	Jelaskan prorata (hari aktif) + tampilkan perhitungan transparan di slip

Syarat & data yang perlu kamu siapkan

Gaji bulanan yang berlaku (sebelum/sesudah penyesuaian UMP/UMK 2026 jika ada).
Periode payroll (tanggal awal–akhir perhitungan gaji).
Tanggal mulai kerja dan (kalau relevan) tanggal akhir kerja.
Sistem kerja (5 hari vs 6 hari) + daftar libur (opsional).

Langkah-langkah hitung gaji prorata (manual)

Langkah 1 — Tentukan periode payroll

Contoh:

Periode 1–31 Januari 2026 (bulan kalender), atau
Periode cut-off 26 Des 2025 – 25 Jan 2026 (sesuai kebijakan kantor)

Langkah 2 — Pilih metode: hari kalender atau hari kerja

Hari kalender: total hari periode = 31 (atau sesuai periode Anda)
Hari kerja: total hari kerja periode = jumlah hari kerja sesuai pola (5/6 hari) dan libur

Langkah 3 — Hitung “hari aktif” yang overlap dengan periode

Prinsipnya: yang dihitung hanya hari sejak karyawan mulai kerja (atau efektif gaji) yang masuk ke periode payroll.

Langkah 4 — Terapkan rumus prorata

Rumus umum:

Gaji prorata = (Gaji bulanan ÷ total hari periode) × hari aktif

Kasus khusus — gaji berubah di tengah periode (mis. UMP/UMK 2026 diterapkan pertengahan bulan)

Kalau ada 2 tarif gaji dalam 1 periode, pecah jadi 2 segmen:

Segmen A: dari awal periode sampai sehari sebelum tanggal efektif gaji baru
Segmen B: dari tanggal efektif gaji baru sampai akhir periode

Lalu jumlahkan: (gaji A prorata) + (gaji B prorata).

Contoh Excel (tabel + rumus siap pakai)

Di bawah ini contoh template yang paling “aman” untuk HR pemula karena menghitung overlap tanggal otomatis dan mencegah hasil negatif.

1) Struktur tabel (dengan label kolom A, B, C…)

Input periode payroll (letakkan di baris 2):

Sel	Isi	Contoh
B2	Periode mulai	01/01/2026
C2	Periode akhir	31/01/2026
H2:H20	Daftar libur (opsional)	isi tanggal merah (format Date)

Tabel karyawan (mulai baris 6):

Kolom	Nama kolom	Fungsi
A	Nama	Nama karyawan
B	Tgl Mulai Kerja	Tanggal join (atau tanggal mulai berlaku di periode)
C	Tgl Akhir Kerja	Isi jika resign/kontrak selesai; kosongkan jika masih aktif
D	Gaji Bulanan Berlaku	Gaji yang dipakai untuk periode itu
E	Mulai Hitung	Overlap mulai (otomatis)
F	Akhir Hitung	Overlap akhir (otomatis)
G	Total Hari Kerja Periode	Hari kerja full periode payroll
H	Hari Kerja Aktif	Hari kerja karyawan yang overlap
I	Gaji Prorata	Hasil akhir

2) Rumus Excel (metode hari kerja – disarankan untuk HR)

Anggap weekend = Sabtu–Minggu. Jika kantor Anda 6 hari kerja, nanti saya beri catatan.

E6 (Mulai Hitung):
=MAX($B$2,B6)
F6 (Akhir Hitung):
=MIN($C$2,IF(C6="",$C$2,C6))
G6 (Total Hari Kerja Periode):
=NETWORKDAYS.INTL($B$2,$C$2,1,$H$2:$H$20)
H6 (Hari Kerja Aktif) – anti negatif:
=MAX(0,NETWORKDAYS.INTL(E6,F6,1,$H$2:$H$20))
I6 (Gaji Prorata):
=ROUND(D6/G6*H6,0)

Kalau kantor 6 hari kerja (Senin–Sabtu): weekend berubah. Anda bisa pakai NETWORKDAYS.INTL dengan kode weekend berbeda. Cara paling mudah: gunakan “weekend pattern” yang menandai hanya Minggu libur. Di Excel, pattern untuk weekend bisa bervariasi antar versi; kalau bingung, pakai cara aman: hitung hari kalender dulu, atau tetap gunakan pembagi kebijakan kantor (mis. 25 untuk 6 hari kerja/minggu) sesuai aturan internal.

3) Alternatif rumus (metode hari kalender – paling sederhana)

Total hari periode (mis. J6):
=DATEDIF($B$2,$C$2,"d")+1
Hari aktif kalender (mis. K6) – anti negatif:
=MAX(0,MIN($C$2,IF(C6="",$C$2,C6))-MAX($B$2,B6)+1)
Gaji prorata kalender (mis. L6):
=ROUND(D6/$J$6*K6,0)

4) Contoh hitung cepat (biar kebayang)

Misal periode payroll 1–31 Jan 2026. Karyawan masuk 15 Jan 2026, gaji bulanan Rp4.000.000.

Jika pakai hari kerja (contoh Senin–Jumat): total hari kerja bulan itu 22 hari, hari aktif 12 hari → gaji prorata ≈ Rp2.181.818
Jika pakai hari kalender: 31 hari, hari aktif 17 hari → gaji prorata ≈ Rp2.193.548

Perbedaan kecil itu normal. Yang penting: konsisten dan sesuai kebijakan payroll.

Tips agar hasil prorata tidak bikin ribut

Transparan di slip gaji: tulis periode, metode (hari kalender/hari kerja), total hari, hari aktif.
Kalau UMP/UMK 2026 naik: pastikan patokan angka yang dipakai sudah resmi (bukan tabel viral).
Jika gaji berubah di tengah periode: pecah 2 segmen dan tampilkan perhitungannya.
Amanah & adil: jangan “memainkan” tanggal efektif untuk mengurangi hak pekerja. Dalam Islam, menunaikan hak upah tepat dan jelas adalah bagian dari amanah.

Risiko & kesalahan umum

Salah cut-off → angka prorata melenceng.
Tanggal di Excel berupa teks → rumus error atau salah hitung hari.
Libur nasional tidak dimasukkan (kalau kantor menghitung hari kerja efektif) → hasil beda dari payroll.
Salah patokan UMP/UMK 2026 → masalah kepatuhan & potensi sengketa.

FAQ

1) Kalau gaji prorata di bawah UMP/UMK, apakah otomatis melanggar?

Tidak selalu. Kalau karyawan memang bekerja sebagian periode, gajinya wajar lebih kecil karena prorata. Yang bermasalah adalah jika karyawan bekerja penuh periode tapi dibayar di bawah patokan minimum.

2) Lebih “benar” pakai hari kalender atau hari kerja?

Tergantung kebijakan payroll dan kontrak. Banyak HR memilih hari kerja karena dianggap paling adil (bayar sesuai hari kerja efektif). Yang penting: konsisten dan disepakati.

3) Bagaimana kalau kantor pakai pembagi 21/25?

Itu umum dipakai untuk konversi nilai harian pada pola kerja 5 hari (21) atau 6 hari (25). Anda bisa pakai pembagi itu jika kebijakan perusahaan memang begitu (terutama untuk kasus-kasus yang butuh “nilai harian”).

4) Kalau gaji berubah di tengah bulan karena UMP/UMK 2026 naik, hitungnya bagaimana?

Pecah jadi 2 segmen (sebelum dan sesudah tanggal efektif), hitung prorata masing-masing segmen, lalu jumlahkan.

5) Perlu masukkan tanggal merah di Excel?

Kalau kantor menghitung prorata berdasarkan hari kerja efektif, sebaiknya ya (agar match dengan payroll). Kalau kantor memakai pembagi tetap (mis. 21/25 atau hari kalender), daftar libur bisa opsional.

6) Cara paling aman memastikan angka UMP/UMK 2026 yang dipakai HR itu benar?

Pastikan dari kanal resmi pemda/JDIH dan dokumen penetapan (biasanya Keputusan Gubernur). Hindari patokan dari broadcast/WA/tabel viral tanpa dokumen.