Skip to main content
Home  ›  Bisnis  ›  UMKM

Panduan Mengelola Piutang, Retur, dan Pembayaran dengan Distributor & Agen untuk UMKM Makanan (Biar Tidak Macet dan Tetap Halal)

Diperbarui: 11 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Saat mulai bekerja sama dengan perantara pemasaran (distributor, agen, reseller, retailer), masalah yang paling sering muncul adalah piutang macet, retur berlebihan, dan pembayaran yang tidak jelas.
  • Artikel Cara Memilih Perantara Pemasaran membantu Anda memilih mitra yang tepat; artikel turunan ini fokus pada mengatur sistem pembayaran, piutang, dan retur setelah kerja sama dimulai.
  • Dengan sistem yang tertulis, pencatatan rapi, dan akad yang jelas serta bebas riba, UMKM bisa memperluas distribusi lewat perantara tanpa terjebak piutang macet dan konflik.

Daftar isi

Apa itu pengelolaan piutang dan retur dengan perantara pemasaran?

Di artikel Cara Memilih Perantara Pemasaran, Anda sudah mempelajari cara mencari distributor/agen yang jujur, punya jaringan pasar, dan sistem pembayaran yang jelas. Sekarang, kita bahas tahap setelah kerja sama berjalan: bagaimana mengelola piutang, retur, dan pembayaran agar usaha tetap sehat.

Pengelolaan piutang dan retur dengan perantara pemasaran mencakup:

  • Mengatur sistem pembayaran: tunai, tempo (7/14/30 hari), atau konsinyasi (titip jual).
  • Mencatat piutang per perantara secara rapi (berapa yang sudah dikirim, berapa yang sudah dibayar, sisa berapa).
  • Menyepakati aturan retur: barang rusak, kadaluarsa, atau tidak laku.
  • Menjaga agar seluruh kesepakatan tetap jelas, adil, dan sesuai syariat (menghindari riba, gharar, dan kezhaliman).

Tanpa pengelolaan yang baik, perantara yang awalnya terlihat “membantu penjualan” bisa berubah jadi sumber piutang macet yang melelahkan.

Kapan UMKM harus mulai mengatur sistem pembayaran dengan perantara?

Idealnya, sistem pembayaran sudah Anda pikirkan sebelum perantara pertama datang. Namun secara praktis, Anda harus segera menyusun sistem yang jelas ketika:

  • Anda mulai mengirim barang secara rutin ke distributor/agen (bukan cuma sekali dua kali).
  • Nilai barang yang dikirim sudah melebihi modal harian Anda.
  • Perantara mulai meminta tempo pembayaran (“bayar nanti setelah barang laku”).
  • Jumlah perantara bertambah dan Anda sudah kesulitan mengingat angka piutang “pakai ingatan saja”.

Jika kondisi ini sudah terjadi, jangan tunda lagi: tulis aturan di kertas, walaupun sederhana. Ingat, dalam jual beli, Allah memerintahkan agar utang piutang dicatat untuk menghindari perselisihan.

Syarat sistem pembayaran yang sehat dan halal

Sistem pembayaran yang baik bukan hanya rapi secara bisnis, tapi juga selaras dengan prinsip syariat. Beberapa syarat penting:

1. Akad jelas sejak awal

  • Apakah hubungan Anda dengan perantara adalah jual putus (mereka beli, lalu jual lagi) atau titip jual (barang masih milik Anda sampai laku).
  • Harga, margin, dan hak retur dijelaskan dan disepakati di awal, bukan “nanti saja diatur belakangan”.

2. Tempo pembayaran terukur

  • Jika tempo 7/14/30 hari, tulis tanggal jatuh temponya.
  • Jangan biarkan tempo mengambang: “nanti kalau sudah ada uang”.

3. Aturan retur tertulis

  • Apa saja yang boleh diretur: rusak, kadaluarsa, atau hanya kemasan cacat.
  • Siapa yang menanggung risiko kadaluarsa dan kerusakan selama di toko.
  • Batas waktu retur, misalnya maksimum 30–60 hari sejak barang diterima.

4. Bebas riba dan kezhaliman

  • Tidak ada denda bunga berbasis persentase jika terlambat bayar.
  • Sanksi boleh berupa pembatasan limit, penghentian suplai, atau pembatalan kerja sama, bukan mengambil manfaat haram dari kesulitan orang lain.

5. Pencatatan rapi dan bisa diaudit

  • Setiap kiriman barang dibuatkan nota/faktur (manual atau dari aplikasi).
  • Setiap pembayaran dicatat, dan secara berkala dicocokkan dengan catatan perantara.

Langkah menyusun aturan pembayaran, piutang, dan retur dengan perantara

Berikut langkah praktis yang bisa Anda terapkan, bahkan untuk UMKM rumahan sekalipun:

1. Hitung harga pokok dan margin minimal

Sebelum bicara tempo dan retur, pastikan Anda sudah tahu HPP (Harga Pokok Produksi) dan margin minimal yang harus Anda jaga. Ini penting agar diskon ke perantara tidak sampai membuat usaha merugi.

2. Pilih skema: jual putus atau konsinyasi

  • Jual putus: perantara membeli barang dan menanggung risiko laku/tidak laku. Lebih aman untuk arus kas UMKM.
  • Konsinyasi: barang dititipkan dan dibayar setelah laku. Cocok untuk produk baru, tapi risiko piutang dan retur lebih besar.

Anda bisa mengkombinasikan, misalnya: batch pertama konsinyasi untuk uji pasar, setelah laku dan rutin, baru diubah ke pola jual putus.

3. Tetapkan tempo dan limit piutang per perantara

  • Contoh: tempo 14 hari dengan limit maksimal Rp3.000.000 per perantara.
  • Jika limit sudah penuh dan belum dibayar, tahan pengiriman berikutnya sampai ada pelunasan sebagian.

4. Tulis aturan retur yang adil

Misalnya:

  • Retur hanya untuk barang cacat produksi atau kemasan rusak saat diterima, bukan karena tidak laku.
  • Jika konsinyasi, atur: berapa persen maksimal retur, dan siapa yang menanggung biaya retur.
  • Tentukan prosedur retur: foto barang, kirim kembali, atau didata saat kunjungan.

5. Buat format catatan piutang sederhana

Tidak harus rumit; cukup buku tulis atau file spreadsheet dengan kolom: tanggal, nomor nota, jumlah kirim, jumlah bayar, sisa piutang. Jika memungkinkan, Anda juga bisa belajar memakai aplikasi kasir sederhana untuk UMKM.

6. Susun “surat kesepakatan sederhana”

Tidak harus seperti kontrak perusahaan besar, tapi minimal memuat:

  • Nama dan kontak UMKM + perantara.
  • Jenis produk yang disuplai.
  • Sistem harga (harga ke perantara, estimasi harga ke konsumen).
  • Tempo pembayaran dan batas waktu retur.
  • Sanksi jika berulang kali terlambat bayar (misalnya berhenti suplai).

Tips mengurangi risiko piutang macet dan retur bermasalah

Beberapa kebiasaan kecil bisa sangat membantu menjaga arus kas dan hubungan baik dengan perantara:

  • Mulai dari nominal kecil untuk perantara baru, lalu naikkan perlahan jika mereka terbukti amanah.
  • Utamakan perantara yang mau bayar tunai, walaupun margin sedikit lebih kecil, dibanding tempo panjang tapi sering bermasalah.
  • Jadwalkan kunjungan rutin ke toko/perantara untuk cek stok, bantu display, dan mencocokkan catatan.
  • Jangan sungkan menagih dengan sopan saat tempo jatuh tempo; ini bagian dari menjaga amanah.
  • Jaga doa dan kejujuran: jangan mengurangi timbangan, jangan menipu komposisi produk demi keuntungan sesaat.

Risiko jika sistem pembayaran dengan perantara berantakan

Jika Anda tidak punya sistem jelas, kerja sama dengan perantara bisa berubah menjadi beban:

  • Piutang sulit tertagih karena tidak ada catatan jelas dan tempo dibiarkan mengambang.
  • Konflik soal retur karena masing-masing pihak mengaku “tidak enak” atau “merasa dirugikan”.
  • Arus kas macet: Anda tetap produksi, beli bahan baku, tapi uang penjualan terjebak di perantara.
  • Usaha terasa tidak berkah karena banyak emosi, curiga, dan saling menyalahkan.

Karena itu, mengatur sistem pembayaran bukan sikap tidak percaya, tapi justru cara menjaga amanah dan persaudaraan bisnis.

FAQ singkat seputar piutang, retur, dan pembayaran dengan perantara

1. Berapa lama tempo pembayaran yang aman untuk UMKM?

Tidak ada angka baku, tapi banyak UMKM memilih 7–14 hari untuk perantara baru, dan bisa diperpanjang sampai 30 hari jika kerja sama sudah terbukti lancar. Semakin panjang tempo, semakin besar risiko, jadi jangan memberi tempo lebih panjang dari kemampuan modal Anda.

2. Apakah boleh memberi denda keterlambatan dalam Islam?

Denda berupa bunga persentase atas keterlambatan termasuk riba dan harus dihindari. Alternatifnya, Anda bisa memberi sanksi non-finansial: membatasi limit, menghentikan suplai, atau mengakhiri kerja sama jika terus berulang. Jika ingin ada “biaya administrasi”, pastikan bukan dihitung sebagai bunga dari utang yang tertunda.

3. Bagaimana cara mencatat piutang jika tidak paham akuntansi?

Gunakan cara paling sederhana: satu halaman buku untuk satu perantara, tulis setiap pengiriman dan pembayaran dengan tanggal dan jumlah. Atau gunakan spreadsheet di HP/laptop. Yang penting, konsisten dan rutin direkap.

4. Apa yang harus dilakukan jika distributor tidak mau membayar barang yang sudah jelas laku?

Pertama, tunjukkan catatan pengiriman dan tagihan secara tenang. Jika tetap tidak ada itikad baik, kurangi suplai sampai berhenti, dan bila perlu akhiri kerja sama. Hindari pertikaian yang berlebihan; jadikan ini pelajaran untuk lebih selektif memilih perantara di kemudian hari.

5. Kapan saat yang tepat memutus kerja sama dengan perantara?

Saat perantara berulang kali melanggar kesepakatan: sering telat bayar, mengubah harga jual seenaknya, atau menolak tanggung jawab retur sesuai perjanjian. Setelah melalui beberapa kali teguran dan musyawarah namun tidak ada perubahan, lebih baik menutup pintu yang banyak mudaratnya dan fokus ke perantara yang lebih amanah.

Baca juga di Beginisob.com

```0

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved