Diperbarui: 17 Desember 2025
Ringkasan cepat:
- Siapkan data penerima di Excel 1 sheet (Nama, Alamat, Kota, Kode Pos).
- Di Word, pakai Mailings → Start Mail Merge → Labels (atau Envelopes) lalu Select Recipients dari file Excel.
- Masukkan field alamat sekali, klik Update Labels, lalu Preview Results sebelum print.
Daftar isi
- Kapan kamu butuh label/amplop dari Excel?
- Apa itu Mail Merge Labels & Envelopes?
- Syarat data & persiapan (paling sering bikin gagal)
- Contoh tabel Excel yang benar
- Langkah membuat & mencetak label alamat
- Langkah membuat & mencetak amplop (envelope)
- Tips anti-error (kode pos, spasi, baris kosong)
- Risiko & etika penggunaan
- FAQ
- Baca juga di Beginisob.com
Kapan kamu butuh label/amplop dari Excel?
- Mau cetak label pengiriman (toko online, UMKM) untuk banyak penerima.
- Mau cetak amplop undangan (sekolah, kantor, organisasi) tanpa ketik ulang satu-satu.
- Mau bikin label arsip/map (Nama, Kelas, NIS, atau divisi) dari daftar Excel.
Apa itu Mail Merge Labels & Envelopes?
Mail Merge di Word adalah fitur untuk menggabungkan dokumen template dengan data penerima sehingga Word bisa membuat keluaran massal (surat, label, amplop) secara otomatis. Microsoft juga menjelaskan bahwa mail merge bisa dipakai untuk labels dan envelopes, bukan hanya surat.
Syarat data & persiapan (paling sering bikin gagal)
- Data harus rapi dalam 1 sheet Excel (hindari header ganda, tabel terpecah).
- Nama kolom harus jelas (misal: Nama, Alamat, Kota, Provinsi, KodePos).
- Hindari sel kosong yang “nyempil” di tengah tabel (bisa terbaca sebagai akhir data).
- Kalau ada kode pos yang diawali 0, simpan sebagai Text agar nol tidak hilang.
Contoh tabel Excel yang benar
Contoh struktur data (1 sheet) yang paling aman untuk dibaca Word:
| Kolom A (Nama) | Kolom B (Alamat) | Kolom C (Kota) | Kolom D (KodePos) |
|---|---|---|---|
| Ahmad Fauzi | Jl. Melati No. 12, RT 02/RW 01 | Bandung | 40123 |
| Siti Aisyah | Perum Griya Asri Blok C2 No. 8 | Depok | 16411 |
Langkah membuat & mencetak label alamat
- Siapkan file Excel lalu simpan (Save) dan tutup Excel.
- Buka Microsoft Word → tab Mailings.
- Klik Start Mail Merge → pilih Labels.
- Pilih vendor & tipe label (misal Avery) sesuai kertas label yang kamu beli, lalu OK.
- Klik Select Recipients → Use an Existing List → pilih file Excel.
- Pilih sheet yang benar (biasanya Sheet1) dan centang “First row of data contains column headers”.
- Di label pertama (pojok kiri atas), susun alamat:
- Mailings → Insert Merge Field → klik Nama
- Enter
- Insert Merge Field → Alamat
- Enter
- Insert Merge Field → Kota, spasi, Insert Merge Field → KodePos
- Klik Update Labels agar format label pertama “menular” ke semua kotak label.
- Klik Preview Results untuk cek apakah tiap label sudah terisi benar.
- Klik Finish & Merge:
- Pilih Print Documents untuk langsung cetak, atau
- Pilih Edit Individual Documents kalau mau cek dan simpan jadi file baru dulu (lebih aman).
Alur ini sejalan dengan panduan Microsoft untuk mail merge dan pencetakan label dari mailing list.
Langkah membuat & mencetak amplop (envelope)
- Buka Word → tab Mailings.
- Start Mail Merge → pilih Envelopes (atau gunakan Step-by-Step Wizard jika lebih nyaman).
- Pilih ukuran amplop (misal DL, C5) sesuai amplop fisik yang dipakai.
- Select Recipients → Use an Existing List → pilih Excel.
- Masukkan field penerima (Nama/Alamat/Kota/KodePos) di area alamat penerima.
- Preview Results → pastikan posisi teks tidak keluar area amplop.
- Finish & Merge → print.
Tips anti-error (kode pos, spasi, baris kosong)
- Kode pos/nomor yang diawali 0: set kolom di Excel sebagai Text sebelum isi data.
- Alamat jadi 1 baris panjang: pastikan kamu menekan Enter di template label, bukan mengandalkan Excel.
- Ada penerima “kosong”: cek apakah ada baris kosong di tengah tabel Excel.
- Nama jadi huruf besar/kecil aneh: rapikan di Excel dulu agar hasil seragam.
- Uji print 1 halaman dulu di kertas biasa untuk memastikan margin cocok, baru pakai kertas label asli.
Risiko & etika penggunaan
- Salah kirim data pribadi: mail merge memakai data sensitif (nama, alamat). Pastikan file penerima benar dan tidak tertukar.
- Spam/penipuan: secara etika dan syariat, jangan gunakan mail merge untuk spam, tipu-tipu, atau promosi yang haram (misalnya promosi riba).
- Kerugian bahan: salah setting label bisa membuang 1 lembar penuh stiker. Makanya preview + test print itu wajib.
Comments
Post a Comment