Contoh Laporan HR Akhir Tahun (Excel): Absensi + Cuti + Lembur + Ringkasan 1 Halaman untuk Atasan

Diperbarui: 18 Desember 2025

Ringkasan cepat:

• Laporan HR akhir tahun yang “dipakai atasan” biasanya cukup 1 halaman ringkasan KPI + lampiran detail (absensi, cuti, lembur).
• Struktur paling aman: Absensi_Tahunan + Cuti_Tahunan + Lembur → disatukan ke sheet Ringkasan_HR.
• Hindari laporan yang penuh angka tanpa makna: tampilkan metrik inti + catatan singkat penyebab + aksi perbaikan.

Daftar isi

• Kapan laporan HR akhir tahun biasanya diminta?
• Apa isi laporan HR akhir tahun yang efektif?
• Syarat & data yang perlu disiapkan
• Langkah membuat laporan HR akhir tahun di Excel (format siap kirim)
• Tips supaya laporan terlihat profesional
• Risiko & kesalahan umum
• FAQ (Pertanyaan yang sering muncul)
• Baca juga di Beginisob.com

Kapan laporan HR akhir tahun biasanya diminta?

Umumnya laporan HR akhir tahun diminta saat:

• Akhir Desember: atasan minta rekap 12 bulan untuk evaluasi, audit internal, dan target tahun depan.
• Awal Januari: rapat kerja/anggaran butuh gambaran kedisiplinan, cuti, dan beban lembur.
• Menjelang pemeriksaan internal: HR diminta menyiapkan data rapi (bukan sekadar “angka jadi”).

Apa isi laporan HR akhir tahun yang efektif?

Yang paling sering diharapkan atasan bukan “Excel 20 sheet”, tapi ringkasan KPI yang bisa diputuskan.

Minimal (versi aman untuk hampir semua kantor):

• Absensi: total hadir/izin/sakit/alpa + tren bulanan (opsional).
• Cuti: total cuti tahunan terpakai + sisa cuti (kalau diminta per karyawan, taruh di lampiran).
• Lembur: total jam lembur + perkiraan biaya lembur (jika ada upah per jam).
• Catatan singkat: 3 masalah utama + 3 rencana perbaikan.

Syarat & data yang perlu disiapkan

• Rekap absensi setahun (idealnya sudah punya sheet rekap bulanan & tahunan).
• Rekap cuti tahunan (ada jatah, terpakai, dan sisa cuti).
• Data lembur (tanggal, kode karyawan, jam lembur, jenis hari, tarif faktor).
• (Opsional) Slip gaji / struktur upah jika ingin menghitung biaya lembur lebih akurat.

Langkah membuat laporan HR akhir tahun di Excel (format siap kirim)

1) Pakai 4 sheet inti (atau gabungkan dari file yang sudah ada)

• Absensi_Tahunan → ambil dari template absensi setahun.
• Cuti_Tahunan → ambil dari file rekap cuti tahunan.
• Lembur → tabel lembur 1 tahun (bisa per kejadian lembur).
• Ringkasan_HR → 1 halaman untuk atasan.

2) Buat sheet Ringkasan_HR (contoh tabel KPI + kolom A, B, C…)

Ini format yang rapi dan “enak dibaca atasan”. Kamu bisa menyalin persis:

A: KPI	B: Definisi	C: Angka Tahun Ini	D: Rumus (contoh)	E: Sumber Data	F: Catatan Singkat
Total Hadir	Total hari hadir (akumulasi setahun)	(otomatis)	=SUM(Absensi_Rekap!D:D)	Absensi_Rekap (Rekap_Bulanan)	Bandingkan dengan tahun lalu (opsional)
Total Alpa	Total hari alpa setahun	(otomatis)	=SUM(Absensi_Rekap!G:G)	Absensi_Rekap (Rekap_Bulanan)	Jika naik, cek divisi & bulan puncaknya
Attendance Rate	Hadir ÷ (Hadir+Izin+Sakit+Alpa+Cuti*)	(otomatis)	=C2/(C2+C4+C5+C3+C6)	Ringkasan_HR	*Jika cuti dipisah di absensi
Cuti Tahunan Terpakai	Total hari cuti tahunan disetujui	(otomatis)	=SUM(Cuti_Rekap!D:D)	Cuti_Rekap	Per karyawan taruh di lampiran
Total Jam Lembur	Total jam lembur setahun	(otomatis)	=SUM(Lembur!D:D)	Lembur	Cek puncak lembur (bulan tertentu)
Perkiraan Biaya Lembur	Total (Jam × Faktor × UpahSejam)	(otomatis)	=SUM(Lembur!G:G)	Lembur	Butuh upah per jam valid

Keterangan penting:

• Absensi_Rekap yang dimaksud di atas adalah sheet rekap bulanan dari template absensi (kolom D=Hadir, E=Izin, F=Sakit, G=Alpa).
• Cuti_Rekap
• Kalau nama sheet kamu berbeda, cukup sesuaikan referensinya.

3) Contoh struktur sheet Lembur (biar bisa dihitung otomatis)

Format lembur paling praktis (1 baris = 1 kejadian lembur):

A: Tanggal	B: Kode	C: Jenis Hari	D: Jam Lembur	E: Faktor	F: Upah Sejam	G: Upah Lembur
12/06/2025	KRW001	Kerja	2	2	(otomatis)	(otomatis)

Rumus Upah Lembur (G2) contoh paling sederhana:

=D2*E2*F2

Untuk cara lengkap menentukan faktor 1,5× / 2× / 3× / 4× sesuai jenis hari dan jam, rujuk panduan lembur (lebih aman daripada menebak).

4) Buat “Lampiran” (opsional tapi sangat membantu)

Jika atasan minta detail, jangan mengotori Ringkasan_HR. Buat lampiran:

• Lampiran_Absensi: rekap per karyawan (total hadir/izin/sakit/alpa).
• Lampiran_Cuti: jatah, terpakai, sisa per karyawan.
• Lampiran_Lembur: total jam lembur per karyawan / per divisi.

5) Checklist sebelum kirim (biar tidak “malu” saat ditanya)

• Apakah tahun yang direkap benar (bukan sisa tahun sebelumnya)?
• Apakah tanggal terbaca sebagai Date (bukan teks)?
• Apakah status absensi konsisten (Izin vs Ijin)?
• Apakah cuti “menunggu” ikut dihitung? (seharusnya tidak)
• Apakah lembur yang dihitung punya dasar persetujuan? (lebih aman dari sisi administrasi & amanah)

Tips supaya laporan terlihat profesional

• 1 halaman dulu: angka inti + 3 masalah + 3 aksi. Detail taruh di lampiran.
• Tulis “insight” singkat, jangan hanya angka. Contoh: “Alpa tertinggi terjadi di Sep–Okt karena perubahan shift.”
• Konsisten penamaan file: agar tahun depan tinggal copy struktur, bukan bikin ulang dari nol.
• Gunakan kode karyawan sebagai kunci, bukan nama.

Risiko & kesalahan umum

• Menumpuk data tanpa definisi KPI → atasan bingung, laporan tidak dipakai.
• Double counting antara cuti dan absensi → hadir rate jadi tidak masuk akal.
• Range rumus terlalu luas (pakai D:D di file sangat besar) → Excel lambat. Batasi sampai baris realistis (misal D2:D5000).
• Faktor lembur salah karena menebak → biaya lembur jadi meleset jauh.

FAQ (Pertanyaan yang sering muncul)

1) Laporan HR akhir tahun minimal harus berapa halaman?

Minimal 1 halaman ringkasan KPI untuk atasan. Kalau butuh detail, tambah lampiran per karyawan/divisi.

2) Apa KPI HR yang paling sering ditanya atasan?

Paling umum: absensi (alpa/izin/sakit), cuti (terpakai & sisa), dan lembur (jam & biaya).

3) Bagaimana cara menghindari “double hitung” cuti?

Pastikan definisi jelas: jika cuti sudah dicatat di Data_Cuti, maka di absensi statusnya harus sinkron (misalnya “Cuti”), dan ringkasan menghitungnya sekali sesuai kebutuhan KPI.

4) Kalau perusahaan tidak menghitung biaya lembur (hanya jam), boleh?

Boleh. Isi KPI “Total Jam Lembur” saja. Jika suatu saat butuh biaya, baru tambahkan kolom Upah Sejam dan Upah Lembur.

5) Template ini bisa dipakai HR UMKM?

Bisa. Justru cocok untuk UMKM yang belum punya software HR: rapi, sederhana, dan mudah diaudit.

• Template Rekap Absensi Karyawan Setahun di Excel (Hadir/Izin/Sakit/Alpa)
• Rekap Cuti Tahunan Karyawan di Excel: Jatah, Terpakai, Sisa Otomatis
• Cara Menghitung Upah Lembur 2026 (Rumus + Contoh + Template Excel)
• Cara Membuat Slip Gaji di Excel Otomatis untuk UMKM dan HR Pemula
• Cara Menghitung Jumlah di Excel: SUM, SUMIF, SUMIFS, dan SUBTOTAL
• Standar Penamaan File Dokumen Kantor (biar arsip HR rapi)