Skip to main content
Home  ›  Excel  ›  Profesional Bekerja

Rekap Cuti Tahunan Karyawan di Excel: Jatah, Cuti Terpakai, Sisa Otomatis (Plus Cuti Bersama)

Diperbarui: 18 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Struktur paling aman untuk rekap cuti: Master_Karyawan (jatah cuti) → Data_Cuti (pengajuan/izin) → Rekap_Cuti (terpakai & sisa otomatis).
  • Kalau perusahaan memisahkan cuti tahunan dan cuti bersama, pisahkan juga di Excel agar tidak “menggerus” jatah cuti tahunan tanpa sengaja.
  • Gunakan SUMIFS untuk menjumlahkan hari cuti (bukan menghitung baris), karena 1 pengajuan bisa 2–3 hari.

Daftar isi

Kapan rekap cuti tahunan biasanya dibutuhkan?

Rekap cuti biasanya paling dicari menjelang akhir tahun karena:

  • HR/Admin diminta mengirim sisa cuti per karyawan untuk kontrol operasional & perencanaan tahun depan.
  • Ada kebutuhan audit: siapa yang cutinya banyak dan siapa yang belum pernah cuti (rawan burnout).
  • Perlu sinkron dengan rekap absensi tahunan supaya tidak terjadi “double hitung”.

Apa itu rekap cuti tahunan di Excel?

Rekap cuti tahunan adalah ringkasan jatah cuti, cuti terpakai, dan sisa cuti untuk tiap karyawan dalam 1 tahun.

Supaya tidak rancu, di template ini kita bedakan:

  • Cuti Tahunan = jatah cuti personal karyawan.
  • Cuti Bersama = hari libur kolektif (biasanya mengikuti SKB/ketetapan resmi). Ini sering dipisah dari jatah cuti tahunan (tergantung kebijakan kantor).
  • Izin/Sakit = dicatat, tapi tidak mengurangi jatah cuti tahunan (umumnya).

Syarat & data yang perlu disiapkan

  • Daftar karyawan: minimal Kode Karyawan + Nama + Divisi (opsional).
  • Jatah cuti per karyawan: biasanya sama, tapi ada kantor yang berbeda (misal masa kerja tertentu).
  • Data pengajuan cuti: tanggal mulai, tanggal selesai (atau jumlah hari), jenis cuti, dan status persetujuan.
  • Daftar cuti bersama resmi untuk tahun berjalan (kalau kantor memisahkan cuti bersama dari cuti tahunan).

Langkah membuat template rekap cuti tahunan (3 sheet)

1) Buat 3 sheet: Master_Karyawan, Data_Cuti, Rekap_Cuti

  • Master_Karyawan = data karyawan + jatah cuti tahunan.
  • Data_Cuti = input setiap pengajuan cuti (1 baris per tanggal atau 1 baris per pengajuan, tergantung pilihanmu).
  • Rekap_Cuti = hasil otomatis: cuti terpakai, cuti bersama (opsional), sisa cuti.

2) Sheet Master_Karyawan (contoh tabel + kolom A, B, C…)

Struktur minimal yang praktis:

A: Kode B: Nama C: Divisi D: Jatah Cuti Tahunan (hari) E: Carry Over (opsional) F: Total Hak Cuti
KRW001 Rani Admin 12 0 (otomatis)
KRS002 Fajar Sales 12 2 (otomatis)

Rumus Total Hak Cuti (F2):

=D2+E2

Artinya: total hak cuti = jatah cuti tahunan + carry over (jika kantor mengizinkan sisa cuti tahun lalu dibawa).

3) Sheet Data_Cuti (format paling aman untuk SUMIFS)

Ada dua gaya input: (A) satu baris per pengajuan, atau (B) satu baris per hari. Untuk rekap yang paling minim risiko, saya sarankan 1 baris = 1 pengajuan + ada kolom Jumlah Hari.

A: Tgl Mulai B: Tgl Selesai C: Kode D: Jenis E: Jumlah Hari F: Status (Disetujui/Ditolak/Menunggu) G: Catatan
10/02/2025 11/02/2025 KRW001 Cuti Tahunan (otomatis) Disetujui Pulang kampung
20/03/2025 20/03/2025 KRS002 Izin (otomatis) Disetujui Urus dokumen

Rumus Jumlah Hari (E2): (menghitung inklusif dari mulai sampai selesai)

=IF(OR(A2="",B2=""),"",B2-A2+1)

Artinya: kalau tanggal belum lengkap, kosong. Kalau sudah lengkap, jumlah hari = (tgl selesai - tgl mulai + 1).

Catatan: Jika kantor hanya menghitung hari kerja (Senin–Jumat) dan mengabaikan weekend/libur, kamu bisa upgrade rumusnya nanti. Untuk tahap awal akhir tahun, versi inklusif ini paling cepat dipakai, lalu kamu sesuaikan kebijakan kantor.

4) Sheet Rekap_Cuti (sisa cuti otomatis per karyawan)

Di Rekap_Cuti, siapkan 1 sel untuk tahun rekap agar rumus tidak perlu diubah-ubah.

  • B1 = Tahun (contoh isi: 2025)

Lalu buat tabel rekap seperti ini:

  • A: Kode
  • B: Nama
  • C: Total Hak Cuti (diambil dari Master_Karyawan kolom F)
  • D: Cuti Tahunan Terpakai (hari)
  • E: Izin (hari) (opsional)
  • F: Cuti Bersama (hari) (opsional, tergantung kebijakan)
  • G: Sisa Cuti

Ambil Total Hak Cuti (C2) dari Master_Karyawan:

=VLOOKUP($A2,Master_Karyawan!$A$2:$F$100,6,FALSE)

Hitung Cuti Tahunan Terpakai (D2) dengan SUMIFS:

=SUMIFS(Data_Cuti!$E:$E,Data_Cuti!$C:$C,$A2,Data_Cuti!$D:$D,"Cuti Tahunan",Data_Cuti!$F:$F,"Disetujui",Data_Cuti!$A:$A,">="&DATE($B$1,1,1),Data_Cuti!$A:$A,"<="&DATE($B$1,12,31))

Artinya: jumlahkan Jumlah Hari (kolom E) untuk kode karyawan A2, jenis “Cuti Tahunan”, status Disetujui, dan tanggal mulai berada di tahun yang dipilih.

(Opsional) Hitung Izin Terpakai (E2):

=SUMIFS(Data_Cuti!$E:$E,Data_Cuti!$C:$C,$A2,Data_Cuti!$D:$D,"Izin",Data_Cuti!$F:$F,"Disetujui",Data_Cuti!$A:$A,">="&DATE($B$1,1,1),Data_Cuti!$A:$A,"<="&DATE($B$1,12,31))

Sisa Cuti (G2):

=C2-D2

Jika kantor mengurangi jatah karena cuti bersama, ubah menjadi =C2-D2-F2 (sesuai kebijakan kantor).

5) Bagian “Cuti Bersama” (kalau kantor memisahkan)

Kalau kantor memisahkan cuti bersama, cara termudah adalah: input cuti bersama di Data_Cuti sebagai “Cuti Bersama” (jenis), lalu rekap dengan rumus yang sama seperti D2 (tinggal ganti jenisnya).

Contoh rumus Cuti Bersama terpakai (F2):

=SUMIFS(Data_Cuti!$E:$E,Data_Cuti!$C:$C,$A2,Data_Cuti!$D:$D,"Cuti Bersama",Data_Cuti!$F:$F,"Disetujui",Data_Cuti!$A:$A,">="&DATE($B$1,1,1),Data_Cuti!$A:$A,"<="&DATE($B$1,12,31))

Untuk daftar tanggal cuti bersama resmi, kamu bisa ambil dari artikel kalender resmi di Beginisob (biar tidak salah tanggal).

6) Hubungkan dengan rekap absensi setahun (biar tidak dobel catat)

Kalau kamu sudah pakai template absensi setahun, pastikan status “Cuti” di absensi sinkron dengan Data_Cuti (minimal dari tanggal mulai–selesai dan kodenya sama).

Kalau ingin rapi sebagai cluster, kamu bisa mulai dari template absensi ini lalu lanjut ke rekap cuti:

Tips biar rapi & anti salah hitung

  • Gunakan Kode Karyawan sebagai kunci utama (hindari nama saja).
  • Batasi pilihan “Jenis” (Data Validation) agar tidak typo: Cuti Tahunan, Cuti Bersama, Izin, Sakit.
  • Wajib ada Status (Disetujui/Ditolak/Menunggu) agar rekap tidak menghitung cuti yang belum approved.
  • Pastikan tanggal bertipe Date, bukan teks (ini sumber error #1 di rekap tahunan).
  • Jika file mulai berat, jangan pakai seluruh kolom (A:A). Batasi range yang realistis (misal sampai baris 5000).

Risiko & kesalahan umum

  • Cuti tahunan tercampur cuti bersama → sisa cuti jadi “tiba-tiba habis”. Solusinya: pisahkan jenisnya.
  • Menjumlahkan pakai COUNTIFS padahal ada kolom “Jumlah Hari” → hasilnya salah jika 1 pengajuan lebih dari 1 hari.
  • Data duplikat (input pengajuan yang sama dua kali) → sisa cuti berkurang ganda.
  • Tanggal mulai/selesai terbalik → jumlah hari negatif. Solusi: validasi input atau cek manual di awal.
  • Rekap tahun salah karena sel tahun tidak diganti (B1). Solusi: buat B1 mencolok dan jangan tersembunyi.

FAQ (Pertanyaan yang sering muncul)

1) Kenapa rekap cuti sebaiknya pakai SUMIFS, bukan COUNTIFS?

Karena cuti sering berupa rentang tanggal (2–5 hari). Kalau kamu hanya menghitung jumlah baris (COUNTIFS), 1 pengajuan tetap dihitung 1, padahal harinya bisa 3. Dengan SUMIFS, kamu menjumlahkan kolom “Jumlah Hari”.

2) Bagaimana kalau kantor menghitung cuti hanya hari kerja (tanpa weekend)?

Berarti rumus “Jumlah Hari” (E2) perlu versi hari kerja. Kamu bisa upgrade setelah template dasar ini jalan. Kuncinya: kebijakan kantor harus jelas dulu (weekend, libur nasional, cuti bersama dihitung atau tidak).

3) Apakah cuti bersama mengurangi jatah cuti tahunan?

Tergantung kebijakan kantor/instansi. Karena itu di template ini cuti bersama dibuat sebagai “Jenis” terpisah supaya fleksibel: mau mengurangi jatah atau tidak bisa diatur dari rumus sisa cuti.

4) Bagaimana cara mencegah karyawan mengajukan cuti melebihi sisa cuti?

Secara Excel, kamu bisa menambahkan kolom kontrol di Rekap_Cuti (misalnya “Sisa Cuti”) lalu buat peringatan jika pengajuan baru membuat sisa menjadi minus. Minimal, HR wajib mengecek sisa cuti sebelum menyetujui.

5) Bisa nggak template ini dipakai untuk Google Sheets?

Bisa. Rumus utama seperti SUMIFS dan VLOOKUP tersedia juga di Google Sheets, hanya format tanggal/jam dan pemisah argumen yang kadang berbeda tergantung setting regional.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved