Skip to main content
Home  ›  Bisnis  ›  UMKM

Format Catatan Piutang, Retur, dan Pembayaran dengan Distributor & Agen di Excel untuk UMKM Makanan (Plus Contoh Tabel)

Diperbarui: 11 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Kalau Anda sudah kirim barang ke distributor, agen, atau reseller dengan sistem tempo atau konsinyasi, Anda wajib punya format catatan piutang, retur, dan pembayaran yang rapi, bukan hanya “ingat di kepala”.
  • Artikel ini adalah turunan dari Panduan Mengelola Piutang, Retur, dan Pembayaran dengan Distributor & Agen dan fokus ke format praktis: contoh tabel di buku tulis dan Excel untuk memantau berapa banyak barang sudah dikirim, berapa yang sudah dibayar, dan berapa yang diretur.
  • Format catatan yang baik minimal memuat: data perantara, nomor nota, tanggal kirim, nilai piutang, tanggal jatuh tempo, pembayaran, dan retur, plus status “lunas/belum”.
  • Dari sisi syariat, catatan piutang yang jelas membantu menjaga amanah, menghindari perselisihan, dan menjauh dari praktik riba (misalnya denda bunga yang haram).

Daftar isi

Kapan UMKM perlu mulai memakai format catatan piutang & retur yang khusus?

Di artikel induk, sudah dibahas kapan UMKM wajib mulai mengatur sistem pembayaran dengan perantara, misalnya saat:

  • Anda rutin kirim barang ke distributor/agen, bukan sekali dua kali saja.
  • Nilai kiriman per bulan sudah di atas modal harian Anda.
  • Perantara minta tempo 7/14/30 hari atau model konsinyasi.
  • Anda mulai bingung mengingat siapa yang sudah bayar, siapa yang belum.

Begitu tanda-tanda di atas muncul, jangan tunggu sampai ada masalah. Itu saat yang tepat untuk membuat format catatan piutang, retur, dan pembayaran yang jelas — walaupun hanya di buku tulis atau Excel sederhana.

Apa itu format catatan piutang, retur, dan pembayaran dengan perantara?

Format catatan di sini maksudnya adalah tabel baku yang Anda pakai berulang kali untuk:

  • Mencatat setiap pengiriman barang ke perantara (nilai piutang).
  • Mencatat setiap pembayaran yang mereka lakukan.
  • Mencatat setiap retur barang (rusak, kadaluarsa, atau tidak laku sesuai kesepakatan).
  • Melihat sisa piutang dan status “lunas/belum” per perantara.

Format bisa berbentuk:

  • Buku tulis (satu halaman satu perantara), atau
  • File Excel/Google Sheets yang berisi beberapa lembar: Daftar Perantara, Daftar Kiriman, Daftar Pembayaran, dan Daftar Retur.

Tujuannya bukan rumit-rumitan akuntansi, tapi: siapa utang berapa, sejak kapan, sudah bayar berapa, dan sisanya berapa bisa terlihat dalam hitungan detik.

Syarat data & kebijakan sebelum menyusun format tabel

Sebelum bikin format, pastikan Anda sudah punya (dan menuliskan) kebijakan dasar seperti di panduan utama:

  • Jenis akad dengan perantara: jual putus atau konsinyasi.
  • Tempo pembayaran (misal 14 hari atau 30 hari) dan tanggal jatuh tempo.
  • Aturan retur: apa yang boleh diretur, batas waktu, dan siapa yang menanggung risiko.
  • Limit piutang per perantara, misalnya maksimal Rp3.000.000.
  • Sanksi tanpa riba jika sering telat bayar (misalnya stop suplai, bukan denda bunga).

Kebijakan ini akan menentukan kolom apa saja yang perlu disediakan di tabel. Misalnya, kalau Anda pakai tempo, maka perlu kolom Tanggal Jatuh Tempo dan Status.

Langkah menyusun format manual di buku tulis dan di Excel

Kita bagi menjadi dua: format super sederhana di buku tulis dan format lebih rapi di Excel. Anda bisa mulai dari buku tulis, lalu pelan-pelan pindah ke Excel ketika sudah terbiasa.

1. Format catatan piutang & pembayaran di buku tulis

Ambil satu buku khusus. Gunakan 1–2 halaman untuk setiap perantara. Di setiap halaman, buat kolom seperti ini:

  • Tanggal
  • Jenis Transaksi (Kirim / Bayar / Retur)
  • Nomor Nota / Referensi
  • Keterangan (misalnya: “Kirim 10 dus keripik rasa balado”)
  • Debet (Piutang Bertambah)
  • Kredit (Piutang Berkurang: karena Bayar/Retur)
  • Saldo Piutang

Contoh alur pencatatan:

  • Saat kirim barang ke Agen A senilai Rp1.500.000 → tulis di kolom Debet = 1.500.000.
  • Saat Agen A bayar Rp1.000.000 → tulis di kolom Kredit = 1.000.000.
  • Saldo piutang tinggal Rp500.000 (ditulis di kolom Saldo).

Sederhana, tapi kalau konsisten, Anda akan selalu tahu siapa yang masih punya utang dan berapa.

2. Format catatan retur di buku tulis

Untuk retur, Anda bisa siapkan halaman khusus dengan kolom:

  • Tanggal Retur
  • Perantara
  • Nomor Nota Awal
  • Produk yang Diretur
  • Jumlah & Nilai
  • Alasan Retur (rusak, kadaluarsa, salah kirim, dsb.)
  • Cara Penyelesaian (ganti barang / potong piutang / barang dimusnahkan)

Setiap nilai retur yang mengurangi piutang harus juga masuk di halaman perantara tadi (di kolom Kredit), sehingga saldo piutang benar-benar berkurang.

3. Format catatan piutang & pembayaran di Excel

Kalau Anda sudah nyaman dengan Excel atau sudah membaca artikel Cara Buat Invoice di Excel dengan Rumus Otomatis untuk UMKM dan Freelancer , Anda bisa naik kelas menggunakan file Excel untuk mengelola piutang perantara.

Buat satu file dengan lembar (sheet) seperti berikut:

  1. Sheet 1: Daftar Perantara
  2. Sheet 2: Transaksi Piutang (Kirim, Bayar, Retur)
  3. Sheet 3: Rekap Piutang per Perantara (opsional, bisa dibuat pakai rumus).

Sheet 1 – Daftar Perantara

Kolom yang disarankan:

  • Kode Perantara (misal: AG001, DS002)
  • Nama Perantara
  • Jenis (Distributor / Agen / Toko)
  • Kontak (HP/WA)
  • Alamat
  • Tempo Standar (hari)
  • Limit Piutang Maksimal

Sheet 2 – Transaksi Piutang

Ini adalah jantung catatan piutang. Contoh struktur tabel:

  • Tanggal
  • Kode Perantara
  • Nama Perantara (bisa diisi otomatis dengan VLOOKUP dari Kode Perantara)
  • Nomor Nota
  • Jenis Transaksi (Kirim / Bayar / Retur)
  • Nilai Debet (Piutang Bertambah)
  • Nilai Kredit (Piutang Berkurang)
  • Tanggal Jatuh Tempo
  • Keterangan

Prinsipnya sama seperti buku tulis, hanya saja di Excel Anda bisa memakai rumus untuk:

  • Menjumlahkan total piutang per perantara (misalnya dengan fungsi SUMIFS).
  • Menandai piutang yang sudah lewat jatuh tempo (misalnya pakai format bersyarat).

Sheet 3 – Rekap Piutang per Perantara

Di lembar ini, isinya bisa berupa:

  • Kode Perantara
  • Nama Perantara
  • Total Piutang (Debet – Kredit)
  • Total Retur
  • Saldo Piutang Akhir
  • Status (Aman / Mendekati Limit / Melebihi Limit)

Rekap ini berguna untuk kontrol cepat: perantara mana yang masih aman dan mana yang perlu ditahan pengirimannya dulu.

4. Format retur di Excel

Retur sebaiknya Anda catat di sheet khusus (misalnya Retur) dengan kolom:

  • Tanggal Retur
  • Kode & Nama Perantara
  • Nomor Nota Awal
  • Produk
  • Jumlah & Nilai
  • Alasan Retur
  • Cara Penyelesaian (ganti barang / potong piutang / diskon khusus)

Nilai retur yang mengurangi piutang harus terhubung dengan sheet Transaksi Piutang (misalnya dengan memasukkan transaksi “Retur” sebagai Nilai Kredit).

5. Contoh skenario singkat

Misal:

  • 1 Desember – Kirim ke Agen B: Rp2.000.000 (tempo 14 hari).
  • 10 Desember – Retur barang rusak: Rp200.000.
  • 15 Desember – Agen B bayar Rp1.000.000.

Di catatan piutang:

  • Debet total: Rp2.000.000.
  • Kredit total: Rp1.200.000 (1.000.000 bayar + 200.000 retur).
  • Sisa piutang: Rp800.000.

Dengan format tabel yang rapi, angka-angka ini terlihat jelas, sehingga Anda tidak saling meraba saat rekapan dengan perantara.

Tips menjaga catatan tetap rapi, amanah, dan halal

  • Satu sistem saja: jangan mencampur catatan di banyak buku dan file. Tentukan satu buku/piutang dan satu file Excel utama.
  • Update harian: setiap kali kirim barang atau terima pembayaran, langsung catat di hari yang sama.
  • Rekonsiliasi rutin: minimal sebulan sekali, cocokkan catatan Anda dengan catatan perantara.
  • Tidak menambah denda riba: jika ada keterlambatan, pilih sanksi non-finansial seperti pembatasan limit, bukan denda bunga.
  • Jaga kejujuran dua arah: jangan melebih-lebihkan nilai piutang, dan jangan pula meremehkan keterlambatan yang merugikan Anda.
  • Gabungkan dengan pembukuan usaha: catatan piutang ini bisa dihubungkan dengan pembukuan umum dan laporan arus kas usaha.

Risiko jika tidak punya format catatan yang jelas

Tanpa format yang rapi, Anda berisiko menghadapi:

  • Piutang macet karena Anda sendiri tidak tahu lagi nominal pastinya.
  • Perselisihan dengan perantara (“versi mereka” dan “versi Anda” berbeda).
  • Arus kas macet: bahan baku terus dibeli, tapi uang lama tertahan di perantara.
  • Keputusan bisnis salah: merasa untung padahal piutang menumpuk dan sulit ditagih.
  • Rasa tidak tenang karena ada amanah hutang-piutang yang tidak jelas statusnya.

Sebaliknya, dengan format sederhana pun, insyaAllah usaha terasa lebih lapang dan berkah karena hak-hak orang tercatat dengan jelas.

FAQ seputar format piutang & retur dengan distributor/agen

1. Lebih baik catatan piutang pakai buku tulis atau Excel?

Untuk awal, buku tulis pun sudah cukup asalkan konsisten. Jika Anda sudah terbiasa menggunakan HP/laptop dan membaca panduan Excel, maka beralih ke Excel akan memudahkan rekap dan analisis (siapa mendekati limit, siapa sering telat bayar, dsb.).

2. Kalau saya sudah punya aplikasi kasir, apakah masih perlu format piutang khusus?

Banyak aplikasi kasir hanya fokus pada penjualan ke konsumen akhir. Kalau Anda punya distributor/agen yang ambil barang dengan tempo, tetap perlu memastikan aplikasi tersebut bisa:

  • Mencatat penjualan kredit per pelanggan/perantara.
  • Mencatat pembayaran cicilan dan retur yang mengurangi piutang.

Jika fitur ini terbatas, Anda tetap bisa memakai format Excel atau buku sebagai pelengkap.

3. Apakah retur selalu mengurangi piutang?

Tidak selalu. Retur mengurangi piutang jika:

  • Anda menyepakati bahwa barang yang diretur dianggap batal jual, atau
  • Nilai retur dijadikan potongan dari tagihan yang belum dibayar.

Jika pola kerja samanya jual putus dan retur hanya bentuk goodwill tertentu, bisa saja perlakuannya berbeda. Yang penting, aturan tertulis sejak awal.

4. Bagaimana kalau perantara minta retur karena barang “tidak laku”?

Ini sangat bergantung pada akad:

  • Jika jual putus, umumnya barang tidak laku bukan alasan retur, kecuali Anda memberikan kebijakan khusus.
  • Jika konsinyasi, retur karena tidak laku masih mungkin, tapi perlu batas persen dan batas waktu agar risiko Anda tidak terlalu besar.

Apa pun kebijakannya, harus tertulis dan tercermin dalam format catatan Anda (kolom retur, nilai, dan penyelesaian).

5. Bagaimana menggabungkan catatan piutang perantara dengan pembukuan usaha secara keseluruhan?

Secara sederhana:

  • Setiap pengiriman barang ke perantara → di pembukuan masuk sebagai penjualan kredit dan menambah akun Piutang Usaha.
  • Setiap pembayaran dari perantara → mengurangi akun Piutang Usaha dan menambah Kas/Bank.
  • Retur → bisa dicatat sebagai pengurang penjualan atau penyesuaian stok, tergantung kebijakan akuntansi Anda.

Format piutang perantara ini menjadi lampiran detail yang menjelaskan angka di laporan keuangan dan memudahkan Anda membaca arus kas serta kondisi piutang UMKM.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved