Template Surat Jalan Excel Otomatis Nomor SJ: Format Tabel + Rumus per Sel (Siap Dipakai UMKM)

Q: Apakah surat jalan harus mencantumkan harga?

Tidak harus. Banyak bisnis tidak menulis harga di surat jalan karena surat jalan fokus pada pengiriman (barang dan jumlah). Harga biasanya ada di invoice/nota.

Q: Format nomor SJ yang paling aman seperti apa?

Gunakan format yang konsisten dan mudah audit, misalnya SJ/YYMM/0001. Kuncinya: nomor tidak mudah berubah dan tidak dobel.

Q: Kenapa saya disarankan tidak menghapus baris transaksi?

Jika baris dihapus, urutan nomor bisa berubah dan jejak administrasi hilang. Lebih aman ubah Status menjadi BATAL agar tetap tercatat.

Q: Bagaimana membuat dropdown pelanggan/barang yang otomatis ikut bertambah?

Jadikan daftar pelanggan/barang sebagai Excel Table (Ctrl+T), lalu Data Validation mengambil sumber dari kolom tabel tersebut. Saat tabel bertambah, dropdown ikut update.

Q: Bagaimana cara cetak 2 rangkap (untuk pengirim dan penerima)?

Gunakan CETAK_SJ yang sama lalu print 2 kali. Jika ingin beda label, buat 2 area cetak atau 2 sheet cetak yang mengambil sumber data yang sama.

Q: Apakah surat jalan bisa jadi bukti serah terima?

Bisa, jika ada area tanda tangan penerima, nama terang, tanggal terima, dan bila perlu cap. Ini membantu menghindari sengketa dan menjaga amanah.

Diperbarui: 6 Januari 2026

Ringkasan cepat:

Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang (biasanya berisi daftar barang + jumlah, bukan harga).
Template paling aman dipisah 4 sheet: MASTER (referensi), DATA_SJ (header surat jalan), DATA_ITEM (detail barang), CETAK_SJ (layout print).
Nomor SJ dibuat otomatis dengan pola SJ/YYMM/0001 berbasis “bulan + urutan input” agar tidak mudah dobel.
Input rapi pakai Excel Table (Ctrl+T) + dropdown (Data Validation); cetak rapi pakai Print Area.
Untuk alur dokumen yang lengkap, surat jalan biasanya berpasangan dengan invoice (tagihan). Lihat pola header & item di artikel Cara Buat Invoice di Excel dengan Rumus Otomatis untuk UMKM dan Freelancer (Lengkap + Contoh Tabel).

Daftar isi

Apa itu surat jalan dan bedanya dengan invoice/DO?
Struktur file template (4 sheet) yang tahan dipakai
Contoh tabel (simulasi data) yang siap Anda ketik
Langkah membuat template surat jalan Excel (tanpa VBA)
Cara pakai harian (workflow aman supaya nomor tidak dobel)
FAQ Template Surat Jalan Excel

Apa itu surat jalan dan bedanya dengan invoice/DO?

Secara praktis, surat jalan dipakai sebagai dokumen pengantar barang saat pengiriman. Isinya fokus ke barang apa, berapa jumlahnya, dikirim dari mana ke mana, dan siapa penerimanya. Karena fungsinya pengiriman, banyak bisnis memilih tidak menampilkan harga di surat jalan (harga ada di invoice/nota).

Invoice: dokumen tagihan (ada harga/total/PPN/dll).
Surat Jalan: dokumen pengantar barang (fokus item + qty + tujuan).
Delivery Order (DO): sering dipakai sebagai instruksi/permintaan penyerahan barang (tergantung SOP perusahaan).

Struktur file template (4 sheet) yang tahan dipakai

Targetnya: Anda cukup input sekali, lalu tinggal cetak surat jalan kapan pun dibutuhkan.

Sheet MASTER: daftar pelanggan + daftar barang (sumber dropdown).
Sheet DATA_SJ: 1 baris = 1 surat jalan (tanggal, pelanggan, kurir, status, dll).
Sheet DATA_ITEM: detail barang per surat jalan (1 surat jalan bisa banyak baris item).
Sheet CETAK_SJ: tampilan surat jalan yang rapi untuk print (mengambil data dari DATA_SJ & DATA_ITEM).

Supaya range otomatis ikut bertambah dan rumus tidak gampang rusak, jadikan tabel input sebagai Excel Table (Ctrl+T). Jika Anda belum terbiasa, pelajari fondasinya di artikel Cara Membuat Excel Table (Ctrl+T) yang Benar untuk Pemula: Header, Filter, Total Row, dan Range Otomatis Ikut Nambah.

Contoh tabel (simulasi data) yang siap Anda ketik

1) Sheet MASTER: tabel pelanggan

Kode_Pelanggan	Nama_Pelanggan	Alamat_Kirim	No_HP
CUST-001	Toko Barokah	Jl. Melati No. 10, Bandung	0812xxxxxxx
CUST-002	CV Amanah Jaya	Jl. Mawar No. 5, Cimahi	0813xxxxxxx

2) Sheet MASTER: tabel barang

Kode_Barang	Nama_Barang	Satuan
BRG-001	Gula Pasir 1 kg	Pack
BRG-002	Minyak Goreng 1 L	Botol

3) Sheet DATA_SJ: header surat jalan (1 baris = 1 SJ)

Tanggal	Kode_Pelanggan	Kurir	Status	No_Input	Seq_Bulan	No_SJ
06/01/2026	CUST-001	Internal	DIKIRIM	(otomatis)	(otomatis)	(otomatis)

4) Sheet DATA_ITEM: detail barang per SJ

No_SJ	Kode_Barang	Nama_Barang	Satuan	Qty	Catatan
SJ/2601/0001	BRG-001	(otomatis)	(otomatis)	10	-
SJ/2601/0001	BRG-002	(otomatis)	(otomatis)	5	Jangan dibanting

Langkah membuat template surat jalan Excel (tanpa VBA)

1. Buat 4 sheet: MASTER, DATA_SJ, DATA_ITEM, CETAK_SJ

Buka file baru Excel → buat 4 sheet sesuai nama di atas.
Di setiap sheet data (MASTER/DATA_SJ/DATA_ITEM), siapkan header kolom seperti simulasi.

2. Jadikan range data sebagai Excel Table (Ctrl+T)

Blok tabel pelanggan → tekan Ctrl+T → centang “My table has headers”.
Ulangi untuk tabel barang, DATA_SJ, dan DATA_ITEM.
Nama tabel (disarankan): tPelanggan, tBarang, tSJ, tItem.

3. Buat dropdown agar input tidak berantakan (Data Validation)

Anda bisa membuat dropdown untuk Kode_Pelanggan, Kurir, dan Status. Ini sangat membantu supaya tidak ada salah ketik (mis. “DIKIRIM” vs “DI KIRIM”). Jika Anda butuh panduan resmi, Microsoft menjelaskan cara membuat drop-down list lewat Data Validation.

DATA_SJ!Kode_Pelanggan → dropdown dari kolom tPelanggan[Kode_Pelanggan].
DATA_SJ!Kurir → opsi: Internal, JNE, J&T, SiCepat, dll (sesuaikan).
DATA_SJ!Status → opsi: DRAFT, DIKIRIM, DITERIMA, RETUR, BATAL.

4. Buat nomor SJ otomatis (pola SJ/YYMM/0001)

Konsep aman: nomor dibuat dari bulan transaksi + urutan input. Untuk menjaga audit dan amanah, hindari menghapus baris; jika batal, ubah Status menjadi BATAL.

Di tabel tSJ (DATA_SJ):

No_Input (nomor urut input global):
=ROW()-ROW(tSJ[#Headers])
BulanKey (helper, format yyyymm):
=TEXT([@Tanggal],"yyyymm")
Seq_Bulan (urutan dalam bulan berdasarkan No_Input):
=COUNTIFS(tSJ[BulanKey],[@BulanKey],tSJ[No_Input],"<="&[@No_Input])
No_SJ:
="SJ/"&TEXT([@Tanggal],"yymm")&"/"&TEXT([@Seq_Bulan],"0000")

Catatan: jika Anda butuh konsep penomoran otomatis yang lebih luas (nomor urut, nomor dengan prefix, ID stabil), Anda bisa pelajari pola-pola yang aman di artikel Cara Membuat Nomor Otomatis di Excel yang Rapi: Auto Increment, Nomor Urut, dan ID Stabil (Lengkap Contoh).

5. Otomatiskan nama barang & satuan di DATA_ITEM (pakai lookup)

Di tabel tItem (DATA_ITEM):

Nama_Barang (pakai XLOOKUP, Excel modern):
=XLOOKUP([@Kode_Barang],tBarang[Kode_Barang],tBarang[Nama_Barang],"")
Satuan:
=XLOOKUP([@Kode_Barang],tBarang[Kode_Barang],tBarang[Satuan],"")

Alternatif Excel lama: pakai VLOOKUP. (Prinsipnya sama: tarik Nama_Barang & Satuan dari MASTER.)

6. Buat sheet CETAK_SJ (layout print) yang tinggal “pilih No_SJ”

Di CETAK_SJ, buat sel pilihan No_SJ (mis. di B3).
Tarik data header (Tanggal, Pelanggan, Alamat, Kurir) dari tSJ berdasarkan No_SJ.

Contoh rumus tarik header (mis. Tanggal):

=XLOOKUP($B$3,tSJ[No_SJ],tSJ[Tanggal],"")
=XLOOKUP($B$3,tSJ[No_SJ],tSJ[Kode_Pelanggan],"") lalu lanjut tarik Nama/Alamat dari tPelanggan.

Untuk detail item:

Opsi Excel 365 (paling otomatis): gunakan FILTER untuk menampilkan semua baris item sesuai No_SJ.
Opsi Excel versi lama: filter di DATA_ITEM berdasarkan No_SJ → copy-paste ke area detail CETAK_SJ sebelum print.

7. Atur cetak supaya rapi (Print Area + Page Setup)

Blok area surat jalan di CETAK_SJ → Page Layout → Print Area → Set Print Area.
Atur ukuran kertas (A4), margin, dan scaling “Fit to 1 page wide” jika perlu.
Jika Anda perlu, Microsoft menjelaskan cara mengatur Print Area di Excel (opsional sebagai pegangan).

8. (Opsional) Bikin input makin cepat dengan “Form Entri Data”

Kalau Anda sering input transaksi dan tidak ingin klik banyak sel, Anda bisa pakai pola “Form entri data” (tanpa VBA). Panduannya sudah ada di Beginisob: Cara Membuat Form Entri Data di Excel (Tanpa VBA): Aktifkan Tombol Form + Validasi + Rekap.

Cara pakai harian (workflow aman supaya nomor tidak dobel)

Tambahkan pelanggan/barang baru di sheet MASTER bila ada.
Di DATA_SJ, tambah 1 baris SJ baru: isi Tanggal, Kode_Pelanggan, Kurir, Status.
Pastikan No_SJ sudah terbentuk (otomatis).
Di DATA_ITEM, input item: No_SJ (pilih dari dropdown) + Kode_Barang + Qty.
Di CETAK_SJ, pilih No_SJ → cek ulang alamat & daftar barang → print.
Jika batal kirim: jangan hapus baris. Ubah Status jadi BATAL agar jejak administrasi tetap jelas (lebih aman untuk audit dan amanah).

Tips kontrol risiko: bila Anda memberi tempo pembayaran (piutang), sering kali perlu aturan “STOP KIRIM” jika melewati limit. Anda bisa meniru konsepnya dari artikel Template Excel Kontrol Limit Piutang & Tempo Pembayaran: Otomatis Status Telat + STOP KIRIM (Tanpa Denda Bunga).

FAQ Template Surat Jalan Excel

1. Apakah surat jalan harus mencantumkan harga?

Tidak harus. Banyak bisnis sengaja tidak menulis harga di surat jalan karena surat jalan fokus ke pengiriman (barang & qty). Harga biasanya ada di invoice/nota.

2. Format nomor SJ yang paling aman seperti apa?

Gunakan format yang konsisten dan mudah audit, misalnya SJ/YYMM/0001. Kuncinya: jangan mudah berubah dan tidak dobel.

3. Kenapa saya disarankan tidak menghapus baris transaksi?

Kalau baris dihapus, urutan nomor bisa berubah dan jejak administrasi hilang. Lebih aman ubah Status menjadi BATAL agar tetap tercatat.

4. Bagaimana membuat dropdown pelanggan/barang yang otomatis ikut bertambah?