Cara Membuat Nomor Otomatis di Excel yang Rapi: Auto Increment, Nomor Ikut Nambah Saat Baris Ditambah, dan Trik Anti Duplikat untuk Data yang Sering Sort/Filter

Diperbarui: 27 Desember 2025

Ringkasan cepat:

• Bedakan 2 jenis nomor: Nomor Tampil (buat rapi saat dibaca) vs ID Stabil (tidak berubah walau data disortir).
• Metode paling cepat: Fill Handle (ketik 1 dan 2, lalu tarik).
• Metode paling “tahan tambah baris”: rumus ROW() (nomor otomatis mengikuti posisi baris).
• Kalau data sering difilter dan kamu mau nomor hanya untuk baris yang terlihat, gunakan pendekatan SUBTOTAL (nomor tampil).
• Untuk anti duplikat, jangan mengandalkan nomor urut yang berubah-ubah: buat ID transaksi, lalu “kunci” jadi nilai (Paste Values).

Daftar isi

• Pahami dulu: Nomor Tampil vs ID Stabil (anti ribut saat sort)
• Contoh tabel latihan (siap ketik) + tujuan kolom
• Cara 1: Nomor otomatis paling cepat (Fill Handle)
• Cara 2: Nomor otomatis pakai ROW() (ikut nambah saat tambah baris)
• Cara 3: Nomor tampil yang rapi saat filter (khusus baris yang terlihat)
• Cara 4: Bikin ID stabil (anti duplikat) untuk invoice/transaksi/aset
• Tips penting agar nomor tidak “ngaco” setelah sort/insert
• FAQ nomor otomatis di Excel
• Baca juga di Beginisob.com

Pahami dulu: Nomor Tampil vs ID Stabil (anti ribut saat sort)

Ini kunci agar kamu tidak stres saat data disortir atau difilter:

• Nomor Tampil: hanya untuk merapikan tampilan (1,2,3...). Nomor ini boleh berubah saat sort/filter—tidak masalah.
• ID Stabil: nomor/kode yang dipakai sebagai identitas record (transaksi/aset/PO). Idealnya tidak berubah walau data disortir.

Contoh kasus: kalau kamu menulis nomor transaksi “1–100” lalu kamu sort berdasarkan tanggal, urutan “1–100” ikut berubah. Itu masih aman kalau nomor itu hanya “nomor tampil”. Tapi kalau nomor itu kamu pakai sebagai identitas invoice, bisa bikin kacau saat audit.

Di template yang butuh audit (misalnya inventaris aset), konsep ID stabil jauh lebih penting daripada sekadar nomor urut tampil. Kamu bisa lihat contoh struktur inventaris yang menekankan Kode Aset di artikel Template Inventaris/Aset Kantor di Excel: Kode Aset, Lokasi, Kondisi, dan PIC.

Contoh tabel latihan (siap ketik) + tujuan kolom

Ketik mulai dari sel A1. Kita buat 3 kolom nomor: No_Tampil, No_Input, dan ID_Transaksi.

No_Tampil	No_Input	Tanggal	No_Invoice	Pelanggan	Total	Status	ID_Transaksi
		2025-12-01	INV-001	Toko A	135000	Lunas
		2025-12-01	INV-002	Toko B	56000	Piutang
		2025-12-02	INV-003	Toko A	17000	Lunas
		2025-12-03	INV-004	Toko C	54000	Lunas
		2025-12-03	INV-005	Toko B	45000	Piutang

Catatan tipe data: Pastikan Total benar-benar angka. Kalau Total hasilnya sering “aneh” atau tidak bisa dihitung, biasanya karena angka terbaca teks. Untuk audit cepat, ikuti panduan Audit Data “Angka Tersimpan sebagai Teks” agar SUMIF/SUMIFS Normal.

Cara 1: Nomor otomatis paling cepat (Fill Handle)

Ini cara paling cepat untuk membuat nomor urut tampil.

Langkah 1: Isi 1 dan 2, lalu tarik

1. Di sel A2 ketik: 1
2. Di sel A3 ketik: 2
3. Blok A2:A3
4. Arahkan mouse ke pojok kanan bawah seleksi (muncul tanda +)
5. Tarik ke bawah sampai A6

Catatan penting

• Kalau kamu hanya mengetik “1” lalu tarik, Excel bisa menyalin “1,1,1…”. Kuncinya: tulis 1 dan 2 dulu agar Excel paham pola.
• Metode ini cocok untuk No_Tampil atau No_Input (nomor urut sederhana).

Cara 2: Nomor otomatis pakai ROW() (ikut nambah saat tambah baris)

Kalau kamu ingin nomor otomatis mengikuti posisi baris (misalnya untuk daftar yang akan terus bertambah), pakai ROW().

Rumus paling umum

Di sel B2 (kolom No_Input) isi:

=ROW()-1

Lalu copy ke bawah sampai B6.

Agar kosong kalau baris datanya kosong

Kalau kamu ingin nomor tidak muncul pada baris yang belum terisi, pakai versi aman ini (cek kolom Tanggal):

Di sel B2 isi:

=IF(C2="","",ROW()-1)

Copy ke bawah.

Catatan: ROW() ini akan berubah kalau kamu sort (karena posisi baris berubah). Itu normal—makanya saya sebut ini cocok untuk No_Input yang sifatnya “urutan baris”, bukan ID permanen.

Kalau data kamu nantinya dipakai rekap besar (misalnya rekap penjualan tahunan), nomor urut bukan hal utama—yang utama adalah struktur data rapi: 1 baris = 1 transaksi dan kolom konsisten. Contoh alur rekapnya bisa kamu lihat di Rekap Penjualan Tahunan di Excel dengan Pivot Table: Omzet per Produk, per Bulan, dan per Sales.

Cara 3: Nomor tampil yang rapi saat filter (khusus baris yang terlihat)

Ini berguna kalau kamu sering filter (mis. hanya status Piutang), lalu ingin No_Tampil tetap 1,2,3 hanya untuk baris yang tampil.

Rumus nomor tampil saat filter

Di sel A2 (No_Tampil), pakai rumus berbasis SUBTOTAL yang menghitung hanya baris terlihat. Contoh paling sederhana (mengandalkan kolom Tanggal sebagai patokan terisi):

=IF(C2="","",SUBTOTAL(3,$C$2:C2))

Logikanya: SUBTOTAL(3,range) menghitung jumlah sel terisi yang terlihat. Saat filter menyembunyikan baris, hitungannya tidak ikut baris tersembunyi—jadi nomor tampil tetap rapih.

Kalau kamu ingin lebih paham kapan harus pakai SUBTOTAL/AGGREGATE saat filter, Beginisob sudah membahas lengkap di Menjumlah Data yang Difilter di Excel: SUBTOTAL vs AGGREGATE (Biar Rekap Tidak Salah Saat Filter Aktif).

Cara 4: Bikin ID stabil (anti duplikat) untuk invoice/transaksi/aset

Tujuan ID stabil: walau kamu sort/filter data, identitas transaksi tetap sama. Cara paling aman untuk pemula adalah:

1. Buat ID dengan format yang kamu suka (mis. TRX-YYYYMMDD-0001).
2. Setelah ID benar, kunci jadi nilai: Copy → Paste Special → Values.

Contoh rumus ID (menggabungkan tanggal + No_Input)

Di sel H2 (ID_Transaksi), pakai:

="TRX-"&TEXT(C2,"yyyymmdd")&"-"&TEXT(B2,"0000")

Copy ke bawah.

Langkah mengunci ID agar tidak berubah

1. Blok kolom ID_Transaksi (H2:H6).
2. Copy (Ctrl+C).
3. Klik kanan → Paste Special → Values.

Setelah dikunci, ID tidak ikut berubah walau kamu sort.

Format ID stabil seperti ini juga sangat membantu untuk file yang berhubungan dengan piutang (mis. invoice dan jatuh tempo), karena kamu bisa merujuk transaksi tanpa bingung “nomor urut tampil” yang berubah. Contoh pengelolaan piutang yang lebih aman (tanpa denda bunga) bisa kamu pelajari di Template Excel Kontrol Limit Piutang & Tempo Pembayaran.

Tips penting agar nomor tidak “ngaco” setelah sort/insert

• Jangan pakai No_Tampil sebagai identitas. No_Tampil boleh berubah saat sort.
• Pisahkan No_Input dan ID_Transaksi. No_Input untuk urutan baris, ID_Transaksi untuk identitas permanen.
• Kunci ID (Paste Values) sebelum file dipakai serius (audit/laporan).
• Waspada data angka sebagai teks karena bisa memengaruhi filter, rekap, dan validasi—audit dulu bila perlu.
• Jaga amanah data: penomoran yang konsisten membantu mencegah salah tagih, salah input, dan sengketa.

FAQ nomor otomatis di Excel

1) Kenapa nomor saya jadi 1,1,1 saat ditarik?

Karena Excel menganggap kamu ingin menyalin angka, bukan membuat seri. Solusinya: isi dulu dua angka (1 dan 2), blok keduanya, lalu tarik.

2) ROW()-1 itu aman untuk apa?

Aman untuk nomor yang mengikuti posisi baris (urutan baris). Tapi jika kamu sort, nomor akan berubah karena barisnya pindah.

3) Saya ingin nomor hanya untuk baris yang tampil saat filter, bagaimana?

Gunakan rumus nomor tampil berbasis SUBTOTAL, misalnya: =SUBTOTAL(3,$C$2:C2) (dipadukan dengan IF agar tidak muncul di baris kosong).

4) Bagaimana cara membuat ID agar tidak berubah walau di-sort?

Buat ID (mis. gabungan tanggal + nomor), lalu kunci menjadi nilai: Copy → Paste Special → Values.

5) Nomor urut dan ID, mana yang harus saya pakai untuk invoice?

Untuk invoice/transaksi resmi, pakai ID stabil. Nomor urut tampil hanya untuk memudahkan baca tabel.

• Dashboard Laporan Tahunan di Excel: Pivot Table + Slicer (Filter Cepat) untuk Penjualan/HR dalam 1 Halaman
• Template Rekap Absensi Karyawan Setahun di Excel: Hadir/Izin/Sakit/Alpa Otomatis + Rekap per Bulan
• Cara Menghitung Jumlah di Excel untuk Pemula: SUM, AutoSum, SUMIF, SUMIFS, dan SUBTOTAL
• Rumus SUM/SUMIF di Excel Tidak Menghitung atau Hasil 0? 12 Penyebab + Cara Mengatasinya
• Template Excel untuk Menghitung HPP UMKM: Otomatis untuk Usaha Dagang & Produksi
• Checklist Tutup Buku Akhir Tahun untuk UMKM di Excel: Rekap Stok, Aset, Payroll, dan Piutang
• Cara Membuat Purchase Order di Excel: Template Otomatis, Rapi, dan Siap Cetak untuk UMKM