Checklist Tutup Buku Akhir Tahun untuk UMKM di Excel: Rekap Stok, Inventaris Aset, Payroll (UMK 2026), dan PPh 21 TER (Praktis & Bisa Diaudit)

Q: Kalau stok fisik dobel input (2 lokasi), rumus apa yang paling aman?

Gunakan SUMIFS untuk menjumlah stok fisik per kode barang, bukan VLOOKUP, karena VLOOKUP hanya mengambil satu baris.

Q: Saya belum siap menghitung penyusutan aset, apa boleh tetap inventaris dulu?

Boleh. Inventaris yang rapi sering lebih mendesak untuk UMKM daripada memaksa penyusutan saat data belum siap.

Diperbarui: 25 Desember 2025

Ringkasan cepat:

Target tutup buku UMKM yang aman: angka persediaan akhir jelas, aset kantor tercatat, dan payroll setahun rapi (bukan sekadar “ada total”).
Struktur file Excel yang paling mudah diaudit: pisahkan Master, Input, dan Rekap (jangan campur semua di 1 sheet).
Kunci anti salah hitung: pakai Kode (barang/aset/karyawan), format tanggal benar, dan rumus yang tahan data dobel (mis. SUMIFS).
Jika ada kenaikan UMP/UMK 2026 atau karyawan masuk tengah bulan, pisahkan periode payroll agar prorata dan potongan tidak “ngaco”.
Untuk PPh 21 TER: biasanya Jan–Nov pakai TER bulanan, Desember dilakukan penyesuaian tahunan (koreksi kurang/lebih potong).

Daftar isi

Checkpoint: terverifikasi vs belum pasti
Tujuan checklist tutup buku (biar tidak kebablasan)
Struktur file Excel yang disarankan (sheet + fungsi)
Langkah-langkah tutup buku akhir tahun (step-by-step)
Contoh tabel Excel (format + rumus per sel)
Kontrol kualitas (anti manipulasi & anti salah input)
FAQ seputar tutup buku UMKM di Excel
Baca juga di Beginisob.com

Checkpoint: terverifikasi vs belum pasti

Yang sudah terverifikasi: tutup buku yang bisa dipertanggungjawabkan minimal mengunci 3 hal: persediaan akhir (berdasarkan stok fisik/cutoff), inventaris aset (aset kantor tercatat + PIC/lokasi), dan rekap payroll (termasuk prorata bila masuk/resign tengah bulan dan potongan pajak jika memang wajib).
Yang belum pasti/berpotensi berubah: angka UMK 2026 per daerah bisa berubah sampai ada penetapan resmi (jadi gunakan estimasi hanya untuk budgeting, bukan angka final). Detail kebijakan payroll internal (hari kalender vs hari kerja, cutoff gajian) juga berbeda reminder-nya tiap tempat.
Cara aman menyikapi yang belum pasti: pisahkan sheet “Budget_Estimasi” dari “Realisasi”, dan dokumentasikan asumsi (mis. % kenaikan, metode prorata, periode efektif) supaya saat angka resmi keluar tinggal update tanpa merusak data historis.

Tujuan checklist tutup buku (biar tidak kebablasan)

Tutup buku akhir tahun itu bukan sekadar “menjumlahkan omzet setahun”. Yang dicari adalah angka yang bisa diaudit: kalau bulan depan Anda cek ulang, Anda masih bisa menjawab kenapa angkanya seperti itu. Untuk UMKM, biasanya yang paling sering bikin kacau adalah persediaan (stok), aset kantor yang “hilang jejak”, dan payroll yang berubah di tengah periode.

Catatan amanah (sesuai syariat): data stok, gaji, dan potongan bukan angka main-main. Jangan “mengakali” angka untuk terlihat bagus, karena dampaknya bisa merugikan orang lain dan membuat keputusan bisnis salah.

Struktur file Excel yang disarankan (sheet + fungsi)

Supaya rapi dan tidak berat, saya sarankan struktur minimal seperti ini:

Nama Sheet	Fungsi	Isi Utama
SETUP	Parameter & daftar tetap	Tahun, tanggal cutoff, daftar kategori, daftar PTKP (opsional), dll.
MASTER_BARANG	Master persediaan	Kode barang, nama, satuan, cost per unit
STOK_CATATAN	Stok menurut catatan per cutoff	Kode barang, stok catatan, tanggal cutoff
STOK_FISIK	Hasil hitung lapangan	Kode barang, stok fisik, lokasi, PIC, tanggal hitung
ASET_MASTER	Inventaris aset	Kode aset, nama aset, lokasi, kondisi, PIC, tanggal beli
PAYROLL	Rekap gaji (bulanan) + perubahan	Nama, status, gaji, tanggal masuk/resign, periode efektif
REKAP_TUTUP_BUKU	Ringkasan akhir	Nilai persediaan akhir, ringkas aset, ringkas payroll + catatan

Langkah-langkah tutup buku akhir tahun (step-by-step)

1. Kunci dulu periode & cutoff (jangan loncat ke rumus)

Tentukan tahun laporan (mis. 2025) dan tanggal cutoff (mis. 31/12/2025).
Disiplinkan aturan: transaksi setelah cutoff jangan ikut mengubah stok catatan untuk opname ini.
Catat metode payroll: periode gaji 1–akhir bulan atau cut-off tertentu (mis. 26–25). Ini memengaruhi prorata.

2. Rapikan “kode” sebagai kunci utama (barang, aset, karyawan)

Kode Barang (BRG001, BRG002…) wajib konsisten. Nama barang boleh berubah-ubah, kode jangan.
Kode Aset (AST-0001…) untuk mencegah laptop/printer tercatat dobel dengan nama beda.
Kode Karyawan (opsional, tapi bagus) untuk mencegah “Budi” vs “BUDI” pecah dua porsi.

3. Rekap persediaan akhir: bandingkan stok catatan vs stok fisik

Untuk alur stok opname yang benar-benar detail (termasuk sheet yang disarankan dan rumus inti selisih), Anda bisa merujuk panduan: Rekap Stok Opname Akhir Tahun di Excel: Selisih Stok, Barang Minus, dan Nilai Persediaan (Format + Rumus).

Prinsip ringkasnya: Anda butuh 3 tabel (Master, Catatan, Fisik), lalu 1 tabel rekap untuk menghitung selisih dan nilainya. Jangan pakai nama barang sebagai kunci, karena rawan beda ejaan.

Jika 1 barang dihitung di 2 lokasi/rak, biarkan dobel di STOK_FISIK, tetapi rekapnya wajib dijumlahkan (SUMIFS).
Nilai persediaan akhir yang paling mudah dipertanggungjawabkan untuk UMKM: stok fisik × cost per unit (sesuaikan kebijakan Anda).

4. Rapikan inventaris aset kantor (supaya “barang kantor” tidak menguap)

Setelah stok beres, lanjutkan aset. Format inventaris yang siap audit (kode aset, lokasi, kondisi, PIC, dan riwayat pindah) bisa Anda contoh dari: Template Inventaris/Aset Kantor di Excel: Kode Aset, Lokasi, Kondisi, PIC, dan Riwayat Pindah (Siap Audit).

Minimal yang harus ada agar aset bisa dilacak: Kode Aset, Nama Aset, Lokasi, PIC, Kondisi, Tanggal Perolehan, dan Catatan (mis. “dipinjam divisi X”). Kalau belum sanggup menghitung penyusutan, jangan dipaksakan—yang penting asetnya tidak “liar” dulu.

5. Buat budgeting payroll 2026 dengan UMK 2026 (pisahkan estimasi vs resmi)

Jika Anda sedang menyiapkan anggaran gaji tahun depan, Anda boleh memakai estimasi sebagai budgeting awal, tetapi tetap pisahkan dari angka final. Referensi internal untuk format estimasi & cara update saat angka resmi keluar: Daftar Estimasi UMK 2026 di 38 Provinsi.

Tips anti ribet: buat 2 kolom di sheet SETUP, misalnya UMK_Estimasi dan UMK_Resmi. Selama belum ada penetapan resmi, laporan internal Anda tampilkan sebagai “estimasi”. Saat angka resmi keluar, Anda tinggal isi kolom resmi tanpa mengubah histori estimasi.

6. Tangani kasus prorata (masuk/resign tengah bulan atau gaji efektif di tengah periode)

Kasus yang paling sering bikin ribut di akhir tahun: karyawan join/resign tengah bulan, atau gaji berubah karena penyesuaian UMP/UMK 2026. Rumus dan contoh Excel yang rapi bisa Anda ikuti di: Gaji Prorata Saat UMP/UMK 2026 Naik: Cara Hitung Masuk Tengah Bulan + Contoh Excel (HR & Karyawan).

Prinsip aman: tentukan dulu metode (hari kalender vs hari kerja) dan gunakan konsisten. Kalau ada perubahan gaji di pertengahan periode, pecah menjadi 2 segmen (sebelum & sesudah efektif) agar tidak tercampur.

7. Rapikan PPh 21 (TER) agar Jan–Nov dan Desember tidak tertukar

Untuk perhitungan payroll yang memakai TER, biasanya Anda butuh struktur yang memisahkan perhitungan rutin bulanan dan koreksi akhir tahun. Template dan contoh tabel per sel bisa Anda jadikan acuan: Template Excel Hitung PPh 21 TER 2025 (Jan–Nov) + Koreksi Desember: Contoh Tabel & Rumus per Sel.

Catatan penting: jangan “mengarang” potongan pajak. Jika Anda ragu status/objek pajaknya, lebih aman konsultasi ke pihak yang paham pajak atau rujuk aturan resmi, karena salah potong bisa merugikan karyawan maupun perusahaan.

Contoh tabel Excel (format + rumus per sel)

Berikut contoh mini (sekadar simulasi agar kebayang). Anda bisa copy strukturnya, lalu besarkan datanya sesuai kebutuhan.

Contoh 1 — MASTER_BARANG (kolom A–D)

A: Kode Barang	B: Nama Barang	C: Satuan	D: Cost per Unit (Rp)
BRG001	Keripik Pisang 200g	pcs	12000
BRG002	Sambal 150ml	pcs	9000

Contoh 2 — STOK_CATATAN (kolom A–C)

A: Kode Barang	B: Stok Catatan	C: Tanggal Cutoff
BRG001	120	31/12/2025
BRG002	85	31/12/2025

Contoh 3 — STOK_FISIK (boleh dobel baris per kode)

A: Kode Barang	B: Stok Fisik	C: Lokasi	D: PIC
BRG001	80	R1-A	Andi
BRG001	36	Backroom	Sinta
BRG002	83	R1-B	Andi

Contoh 4 — REKAP_STOK (kolom A–I) + rumus

Susun header begini, lalu isi rumus di baris 2:

A: Kode	B: Nama	C: Cost	D: Catatan	E: Fisik	F: Selisih	G: Nilai Selisih	H: Nilai Stok Akhir	I: Status
BRG001	(otomatis)	(otomatis)	(otomatis)	(otomatis)	(otomatis)	(otomatis)	(otomatis)	(otomatis)

B2 (Nama): =IFERROR(VLOOKUP($A2,MASTER_BARANG!$A$2:$D$999,2,FALSE),"")
C2 (Cost): =IFERROR(VLOOKUP($A2,MASTER_BARANG!$A$2:$D$999,4,FALSE),0)
D2 (Catatan): =IFERROR(VLOOKUP($A2,STOK_CATATAN!$A$2:$B$999,2,FALSE),0)
E2 (Fisik) — aman untuk input dobel: =SUMIFS(STOK_FISIK!$B:$B,STOK_FISIK!$A:$A,$A2)
F2 (Selisih): =E2-D2
G2 (Nilai Selisih): =F2*C2
H2 (Nilai Stok Akhir): =E2*C2
I2 (Status): =IF(F2<0 inus="">0,"Lebih","Sesuai"))

Kontrol kualitas (anti manipulasi & anti salah input)

Wajib log perubahan: siapa input stok fisik, tanggal hitung, dan catatan jika selisih besar.
Filter item mahal: untuk barang/aset bernilai besar, lakukan hitung ulang oleh 2 orang (mengurangi salah dan menjaga amanah).
Bedakan “Estimasi” vs “Resmi”: khusus UMK 2026, jangan jadikan estimasi sebagai angka final di dokumen yang bersifat keputusan gaji.
Jangan campur uang pribadi dan usaha: kalau Anda masih campur, minimal buat catatan “Prive” agar laporan tidak menipu diri sendiri.
Hindari solusi riba: kalau cashflow mepet, jangan “menambal” dengan utang berbunga; fokus rapikan stok, HPP, dan efisiensi dulu.

FAQ seputar tutup buku UMKM di Excel

1. Apa bedanya tutup buku dengan rekap tahunan biasa?

Rekap tahunan bisa sekadar total. Tutup buku menuntut angka yang bisa dijelaskan (ada cutoff, ada bukti, ada rekonsiliasi stok/aset/payroll).

2. Kalau stok fisik dobel input (2 lokasi), rumus apa yang paling aman?

Paling aman pakai SUMIFS untuk menjumlah stok fisik per kode barang, bukan VLOOKUP (karena VLOOKUP hanya ambil 1 baris).

3. Apakah estimasi UMK 2026 boleh dipakai untuk gaji final?

Tidak aman. Estimasi sebaiknya hanya untuk budgeting. Gaji final mengacu pada penetapan resmi di daerah Anda.

4. Kapan biasanya PPh 21 TER “dikoreksi” di Desember?

Umumnya Desember dipakai untuk penyesuaian tahunan (koreksi kurang/lebih potong) karena sepanjang tahun ada perubahan penghasilan, status, atau komponen lainnya.

5. Saya belum siap menghitung penyusutan aset, apa boleh tetap inventaris dulu?

Boleh, dan itu langkah yang tepat. Untuk UMKM, inventaris yang rapi sering lebih mendesak daripada memaksa penyusutan tetapi datanya belum siap.