Skip to main content
Home  ›  Microsoft Word

Cara Membuat Undangan di Microsoft Word yang Siap Cetak: Pilih Ukuran Kertas, Layout Rapi, Contoh Teks, Export PDF, dan Tips Agar Tidak Geser Saat Print

Diperbarui: 14 Januari 2026

Ringkasan cepat:

  • Mulai dari format undangan: 1 halaman (A5/A6) atau kartu lipat (A4 landscape dibagi 2 panel) supaya tidak salah ukuran saat dicetak.
  • Kunci undangan Word yang rapi: atur Size, Orientation, Margins sejak awal, pakai Text Box untuk blok teks, lalu rapikan dengan Align (rata kiri/kanan/tengah) sebelum menambah ornamen.
  • Untuk undangan banyak penerima: pakai Mail Merge (tab Mailings) agar nama/alamat otomatis—lihat panduan lengkap di artikel Cara Membuat Mailings di Word (Mail Merge) untuk Surat Massal dari Excel, Lengkap dengan Contoh.
  • Selalu lakukan test print di kertas biasa dulu. Banyak kasus “hasil print kosong/geser” karena ukuran kertas Word tidak sama dengan setting printer—cek juga Kenapa hasil print menjadi kosong?.

Daftar isi

Checkpoint: terverifikasi vs belum pasti

Yang sudah terverifikasi:

  • Word menyediakan pengaturan layout seperti margin, orientasi, dan ukuran kertas lewat menu Layout/Page Layout (nama tab bisa berbeda tergantung versi).
  • Word menyediakan template siap pakai (template kartu/undangan) yang bisa diunduh lalu diedit.

Yang belum pasti / bisa berbeda:

  • Tampilan menu bisa sedikit beda antara Word 2007/2010/2013/2016/2019 dan Microsoft 365, serta beda lagi untuk Word versi web.
  • Hasil cetak sangat dipengaruhi driver/printer; karena itu langkah “test print” tetap wajib walau setting Word sudah benar.

Pilih format undangan: 1 halaman, 2 panel, atau kartu lipat

Sebelum desain, tentukan dulu formatnya. Ini yang paling sering bikin orang “terjebak” (sudah desain bagus, ternyata ukuran salah).

Format Ciri Kapan dipakai Catatan
1 halaman (A5/A6) Undangan satu lembar Undangan simpel, hemat biaya Paling mudah untuk pemula
2 panel (A4 dibagi 2) A4 landscape, isinya 2 undangan dalam 1 halaman Mau cetak banyak & cepat potong Perlu garis potong & margin rapi
Kartu lipat A4 landscape dibagi 2 panel (depan-belakang) lalu dilipat Undangan formal (mis. acara kantor/sekolah) Perlu atur sisi depan/belakang + uji duplex
Undangan + amplop/label Isi undangan + data penerima di amplop/label Undangan fisik yang dikirim ke banyak orang Gunakan Mail Merge (alamat/nama otomatis)

Tabel ukuran undangan yang umum + rekomendasi setting Word

Ini “default aman” untuk Indonesia. Kamu boleh menyesuaikan sesuai percetakan, tetapi mulai dari tabel ini akan jauh lebih cepat.

Ukuran jadi Setelan di Word Orientation Margin aman Catatan
A6 (10,5 × 14,8 cm) Size: A6 (jika ada) / Custom Portrait 1–1,5 cm Bagus untuk undangan kecil
A5 (14,8 × 21 cm) Size: A5 Portrait 1,5–2 cm Paling umum untuk undangan 1 halaman
2 panel (2×A5 dalam A4) Size: A4 Landscape 1–1,5 cm Butuh garis potong di tengah
Kartu lipat (A4 dilipat jadi A5) Size: A4 Landscape 1–1,5 cm Perlu atur halaman depan-belakang

Persiapan sebelum desain (biar tidak bolak-balik)

1. Siapkan bahan isi undangan dulu

  • Nama acara (mis. rapat RT, pengajian, walimah/akad, seminar).
  • Hari/tanggal, jam, lokasi (alamat lengkap + patokan).
  • Kontak panitia (opsional).
  • Dress code (opsional).

2. Tentukan gaya: formal vs sederhana

  • Formal: font lebih “tenang” (mis. Cambria/Times), ornamen minimal.
  • Sederhana: fokus keterbacaan, boleh tambah ikon kecil/garis.

3. Jika butuh kop/lembaga, buat dulu templatenya

Untuk undangan resmi sekolah/kantor/organisasi, paling rapi jika bagian identitas dibuat stabil seperti kop surat. Panduan lengkapnya ada di Cara Buat Kop Surat di Word untuk Usaha, Sekolah, dan Organisasi (Rapi & Otomatis).

Cara membuat undangan di Word (step-by-step)

Langkah 1: Atur ukuran kertas, orientasi, dan margin

  1. Buka Word → Blank document.
  2. Masuk tab Layout (atau Page Layout di Word lama).
  3. Klik Size → pilih A5/A4 sesuai format (lihat tabel ukuran di atas).
  4. Klik Orientation → pilih Portrait atau Landscape.
  5. Klik Margins → pilih Custom Margins → isi margin “aman” (mis. 1,5 cm).

Tips: setelan ini wajib dilakukan di awal. Kalau desain sudah jadi baru ubah ukuran, sering membuat posisi teks/gambar berantakan.

Langkah 2: Buat “kanvas” undangan pakai Shape (opsional tapi rapi)

  1. Tab Insert → Shapes → pilih Rectangle.
  2. Tarik rectangle hampir memenuhi halaman (sisakan margin).
  3. Klik kanan rectangle → Format Shape:
    • Fill: putih (atau warna lembut).
    • Line: tipis (atau No line jika mau bersih).
  4. Agar teks tidak “nyangkut” ke shape: atur Wrap Text shape ke Behind Text (atau In Front of Text sesuai kebutuhan).

Langkah 3: Masukkan teks pakai Text Box (lebih mudah dirapikan)

  1. Insert → Text Box → pilih Draw Text Box.
  2. Buat 3 blok utama:
    • Judul acara (besar).
    • Isi undangan (detail waktu & tempat).
    • Penutup + nama panitia (lebih kecil).
  3. Hilangkan garis kotak Text Box:
    • Klik Text Box → Shape Format → Shape Outline → No Outline.

Langkah 4: Rapikan dengan Align (ini yang bikin terlihat profesional)

  1. Seleksi beberapa objek (Text Box) sambil tekan Ctrl.
  2. Shape Format → Align:
    • Align Center (agar semua blok benar-benar center), atau
    • Align Left (untuk undangan formal yang rata kiri).
  3. Gunakan Distribute Vertically jika ingin jarak antar blok konsisten.

Langkah 5: Buat versi 2 panel dalam 1 halaman (jika memilih format A4 landscape)

  1. Pastikan Size = A4, Orientation = Landscape.
  2. Buat tabel 1 baris × 2 kolom (Insert → Table).
  3. Lebarkan masing-masing kolom setengah halaman.
  4. Masukkan desain undangan ke kolom kiri, lalu copy ke kolom kanan.
  5. Hilangkan border tabel agar tidak ikut tercetak.

Metode tabel ini termasuk yang paling “stabil” untuk pemula karena posisi kiri-kanan tidak gampang geser saat dicetak.

Langkah 6: Simpan & export PDF (wajib sebelum cetak banyak)

  1. Simpan file Word (Ctrl+S).
  2. File → Save As → pilih PDF.
  3. Gunakan PDF untuk dikirim via WhatsApp/email, dan juga sebagai acuan saat cetak (format lebih “terkunci”).

Contoh teks undangan (tinggal edit)

Berikut contoh yang aman dipakai untuk kebutuhan umum. Silakan sesuaikan nama acara, waktu, dan lokasi.

Jenis acara Contoh teks (ringkas & rapi)
Rapat RT/RW UNDANGAN RAPAT WARGA
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara(i) pada rapat warga:
Hari/Tanggal: …
Waktu: … WIB
Tempat: …
Agenda: …

Demikian undangan ini. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Panitia / Pengurus RT …
Pengajian/tabligh UNDANGAN PENGAJIAN
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Dengan memohon rahmat Allah, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara(i) untuk menghadiri pengajian:
Hari/Tanggal: …
Waktu: … WIB
Tempat: …
Pemateri: … (opsional)

Semoga Allah memudahkan kita menghadiri majelis ilmu. Jazakumullahu khairan.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Panitia …
Undangan acara sekolah/kantor UNDANGAN
Yth. …
Di tempat

Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri kegiatan … yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: …
Waktu: …
Tempat: …

Demikian undangan ini disampaikan. Atas kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

… (nama jabatan)
… (nama & tanda tangan)

Cara print undangan agar tidak geser

1. Samakan ukuran kertas di Word dan di printer

  • Pastikan Size di Word (A5/A4/Custom) sama dengan setting di dialog Print.
  • Kalau tidak sama, bisa terjadi hasil kosong atau posisi meleset. Jika ini terjadi, cek penyebab detailnya di Kenapa hasil print menjadi kosong?.

2. Lakukan test print

  1. Print 1 lembar di kertas biasa.
  2. Tempelkan ke kertas undangan asli (lihat apakah margin aman dan tidak kepotong).
  3. Kalau sudah pas, baru cetak banyak.

3. Untuk undangan 2 panel: pastikan potongannya presisi

  • Buat garis bantu tipis di tengah (opsional, bisa dihapus setelah pas).
  • Paling aman: pakai pemotong kertas (paper cutter) agar rapi.

Opsional: undangan banyak nama/alamat (Mail Merge)

Kalau kamu ingin undangan personal (nama penerima beda-beda) atau ingin cetak amplop/label penerima, gunakan Mail Merge.

Masalah umum + solusi cepat

Masalah Penyebab paling sering Solusi
Hasil print kosong Ukuran kertas Word tidak sama dengan setting printer / driver Samakan Size (A4/A5/Custom), test print, cek panduan “print kosong”
Posisi desain geser Terlalu banyak spasi/Enter, objek tidak di-align, margin mepet Pakai Text Box, rapikan dengan Align, tambah margin aman
Font berubah saat dibuka di komputer lain Font tidak tersedia di perangkat lain Pakai font standar (Calibri/Times/Arial) atau export PDF
Kartu lipat bolak-balik tidak pas Duplex printer beda arah balik Test 1 lembar, tandai sisi atas kertas, sesuaikan opsi “Flip on …”
Gambar pecah Gambar resolusi rendah Ganti gambar lebih tajam, jangan diperbesar berlebihan

Jika ingin desain cepat tanpa mulai dari nol, kamu juga bisa memakai template resmi Word lalu tinggal edit isinya (opsional):

FAQ undangan Word

1. Lebih baik pakai A5 atau A6 untuk undangan?

Kalau ingin mudah dibaca dan tidak terlalu kecil, A5 paling aman. A6 cocok jika undangan ringkas (informasinya sedikit) dan ingin hemat kertas.

2. Kenapa undangan saya rapi di layar tapi berantakan saat print?

Paling sering karena ukuran kertas di Word dan printer tidak sama, atau margin terlalu mepet. Mulai dari “samakan Size” lalu test print 1 lembar.

3. Bagaimana membuat 2 undangan dalam 1 halaman A4?

Pakai A4 Landscape lalu buat tabel 1×2 sebagai “panel”. Desain undangan ditempatkan di kolom kiri, lalu copy ke kolom kanan, dan border tabel dihapus.

4. Bisa tidak bikin undangan nama penerimanya beda-beda otomatis?

Bisa, gunakan Mail Merge (tab Mailings) dengan data penerima dari Excel. Ini juga bisa dipakai untuk amplop dan label alamat.

5. Harus export PDF atau cukup kirim file Word?

Kalau untuk dikirim ke orang lain atau dicetak di tempat lain, PDF lebih aman karena format tidak mudah berubah.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved