Skip to main content
Home  ›  Excel

Format Profil Desa di Excel yang Rapi dan Siap Update: Data Penduduk, Fasilitas, Potensi, dan Rekap Otomatis (Contoh Tabel + Rumus)

Diperbarui: 4 Januari 2026

Ringkasan cepat:

  • Artikel ini fokus membuat file “Profil Desa” di Excel yang mudah diisi, rapi, dan rekapnya otomatis (tanpa harus beli template).
  • Struktur yang aman: data mentah (penduduk/fasilitas/anggaran/potensi) → rekap (COUNTIFS/SUMIFS atau Pivot) → dashboard 1 halaman.
  • Supaya input tidak berantakan, gunakan Excel Table (Ctrl+T) dan dropdown list untuk RW/RT/kategori agar tidak typo.
  • Jika Anda ingin model database penduduk yang lebih “serius”, Anda bisa meniru pola database RT/RW yang sudah dibahas di Beginisob lalu adaptasikan ke kebutuhan desa.
  • Di akhir artikel ada FAQ + contoh tabel siap ketik (termasuk rumus per sel) agar bisa langsung dipraktikkan.

Daftar isi

Apa yang dimaksud “Profil Desa” versi praktis (untuk Excel)?

Di lapangan, “profil desa” biasanya dipakai untuk mengumpulkan data inti desa agar mudah dipakai untuk rapat, laporan, musyawarah, atau pembaruan tahunan. Excel cocok untuk ini karena Anda bisa membuat data mentah rapi lalu rekap otomatis (tanpa ketik ulang angka).

Kelompok data yang paling sering dibutuhkan (minimal):

  • Identitas & wilayah: nama desa, kecamatan, kabupaten, dusun/lingkungan, RW/RT, luas wilayah (jika ada).
  • Data penduduk ringkas: jumlah KK, jumlah jiwa, L/P, usia, pendidikan (ringkas), pekerjaan (ringkas).
  • Fasilitas/sarana-prasarana: sekolah, posyandu/puskesmas pembantu, masjid/mushalla, jalan, irigasi, dll.
  • Potensi & ekonomi: UMKM, komoditas, lahan, ternak, usaha jasa, wisata (jika ada).
  • Anggaran & kegiatan (opsional tapi sering diminta): ringkas kegiatan + pagu + realisasi + status.

Jika Anda butuh rujukan sistem resmi, Anda bisa melihat gambaran umum “Profil Desa dan Kelurahan” melalui portal Prodeskel Kemendagri (opsional): https://prodeskel.binapemdes.kemendagri.go.id/

Struktur file Excel yang disarankan (sheet yang dipakai)

Supaya tidak campur aduk, pakai 6 sheet berikut (nama bebas, tapi konsisten):

  1. SETUP — daftar pilihan (RW/RT/Dusun/Kategori Fasilitas/Bidang Anggaran).
  2. PENDUDUK — database penduduk per baris (bukan rekap).
  3. FASILITAS — daftar fasilitas + kondisi.
  4. POTENSI — UMKM/komoditas/lahan/ternak (pilih yang relevan di desa Anda).
  5. ANGGARAN — kegiatan + pagu + realisasi + status.
  6. REKAP_DASH — ringkasan otomatis + grafik (1 halaman).

Agar data mudah nambah tanpa merusak rumus, jadikan tabel data sebagai Excel Table (Ctrl+T). Panduan konsepnya bisa dibaca di artikel Cara Membuat Excel Table (Ctrl+T) yang Benar untuk Pemula.

Contoh tabel inti (siap ketik) + aturan input agar rapi

1) Sheet SETUP (daftar pilihan)

Ketik mulai sel A1. Buat daftar sederhana seperti ini (Anda boleh tambah Dusun/Blok sesuai kondisi).

RW RT Dusun Kategori_Fasilitas Bidang_Anggaran
01 01 Dusun A Pendidikan Pemerintahan
01 02 Dusun A Kesehatan Pembangunan
02 01 Dusun B Ibadah Pembinaan
02 02 Dusun B Infrastruktur Pemberdayaan

Aturan aman: pakai format teks untuk RW/RT (supaya “01” tidak jadi “1”).

2) Sheet PENDUDUK (database penduduk)

Ketik mulai A1. Ini contoh struktur kolom yang praktis untuk profil desa (silakan tambah NIK jika memang diperlukan & aman disimpan).

ID_KK Nama JK Tahun_Lahir Usia Pendidikan Pekerjaan RW RT Dusun Status_Warga
KK-0001 Ahmad L 1989 36 SMA Wiraswasta 01 01 Dusun A Aktif
KK-0001 Aisyah P 1992 33 SMA Ibu Rumah Tangga 01 01 Dusun A Aktif
KK-0002 Ridwan L 2004 21 SMK Karyawan 01 02 Dusun A Aktif
KK-0003 Maryam P 1978 47 SMP Pedagang 02 01 Dusun B Aktif

Jika Anda ingin contoh database RT/RW yang lebih panjang (beserta teknik dropdown yang rapi), Anda bisa meniru polanya dari artikel Cara Membuat Database Data Penduduk (RT/RW) di Excel yang Rapi.

3) Sheet FASILITAS

Kategori Nama_Fasilitas Lokasi Kondisi Tahun Catatan
Pendidikan SD Negeri 1 Dusun A Baik 2012 -
Kesehatan Posyandu Melati Dusun B Perlu Perbaikan 2018 Atap bocor
Ibadah Masjid Al-Ikhlas Dusun A Baik 2005 -

4) Sheet ANGGARAN

Tahun Bidang Kegiatan Sumber_Dana Anggaran Realisasi Status
2026 Pembangunan Perbaikan Jalan Dusun A DD 150000000 75000000 Berjalan
2026 Pemberdayaan Pelatihan UMKM ADD 25000000 25000000 Selesai

Agar input RW/RT/Kategori konsisten (tidak typo), pakai dropdown list. Panduan lengkapnya ada di Cara Membuat Dropdown List (Pilihan) di Excel Pakai Data Validation.

Langkah membuat format Profil Desa di Excel (step-by-step)

1. Buat workbook + 6 sheet (SETUP, PENDUDUK, FASILITAS, POTENSI, ANGGARAN, REKAP_DASH)

  1. Buat file baru: Profil-Desa-2026.xlsx.
  2. Rename sheet sesuai struktur yang disarankan.
  3. Di setiap sheet data (PENDUDUK/FASILITAS/POTENSI/ANGGARAN), siapkan header kolom seperti contoh tabel.

2. Jadikan range data sebagai Excel Table (Ctrl+T)

  1. Blok tabel PENDUDUK dari A1 sampai kolom terakhir header (cukup header dulu).
  2. Tekan Ctrl+T → centang My table has headers.
  3. Ulangi untuk FASILITAS, POTENSI, dan ANGGARAN.

Hasilnya: saat Anda menambah baris, rumus/validasi lebih mudah ikut memanjang dan rekap lebih stabil.

3. Terapkan dropdown untuk kolom yang berulang (RW/RT/Dusun/Kategori/Bidang/Status)

  1. Siapkan daftar pilihan di sheet SETUP.
  2. Di sheet PENDUDUK, klik kolom RW → Data → Data Validation → List.
  3. Isi sumber (Source) dari range SETUP (misalnya daftar RW).
  4. Ulangi untuk RT, Dusun, Status_Warga, Kategori fasilitas, Bidang anggaran.

Tujuan dropdown: mengurangi “RW 1” vs “RW01” vs “01” yang membuat rekap pecah.

4. Tentukan “aturan status” agar rekap tidak menipu

  • Disarankan status minimal: Aktif, Pindah, Meninggal (atau sesuai kebutuhan desa).
  • Jangan menghapus baris penduduk lama jika tujuannya arsip; cukup ubah Status_Warga agar historinya aman.

Cara membuat rekap otomatis (penduduk & anggaran) dengan rumus

1) Rekap penduduk per RW (COUNTIFS)

Di sheet REKAP_DASH, buat tabel ringkas mulai A2 seperti ini:

RW Total_Aktif Laki_Laki Perempuan
01 (rumus) (rumus) (rumus)
02 (rumus) (rumus) (rumus)

Contoh rumus (logika): anggap tabel PENDUDUK sudah menjadi Excel Table bernama tblPenduduk.

  • Total_Aktif (mis. di B3): =COUNTIFS(tblPenduduk[RW],A3,tblPenduduk[Status_Warga],"Aktif")
  • Laki_Laki (C3): =COUNTIFS(tblPenduduk[RW],A3,tblPenduduk[JK],"L",tblPenduduk[Status_Warga],"Aktif")
  • Perempuan (D3): =COUNTIFS(tblPenduduk[RW],A3,tblPenduduk[JK],"P",tblPenduduk[Status_Warga],"Aktif")

Jika Anda masih pemula untuk rumus jumlah & rekap (SUM/COUNT/SUMIF/SUMIFS), lihat penjelasan konsepnya di Cara Menghitung Jumlah di Excel untuk Pemula (SUM, COUNT, SUMIF, SUMIFS).

2) Rekap anggaran per bidang (SUMIFS + persentase serapan)

Buat tabel ringkas seperti ini:

Tahun Bidang Total_Anggaran Total_Realisasi Serapan_%
2026 Pembangunan (rumus) (rumus) (rumus)
2026 Pemberdayaan (rumus) (rumus) (rumus)

Contoh rumus (logika): tabel ANGGARAN menjadi Excel Table bernama tblAnggaran.

  • Total_Anggaran: =SUMIFS(tblAnggaran[Anggaran],tblAnggaran[Tahun],A3,tblAnggaran[Bidang],B3)
  • Total_Realisasi: =SUMIFS(tblAnggaran[Realisasi],tblAnggaran[Tahun],A3,tblAnggaran[Bidang],B3)
  • Serapan_%: =IF(C3=0,0,D3/C3) lalu format persen.

Dashboard 1 halaman (ringkas untuk rapat/laporan)

Target dashboard profil desa yang “cukup” biasanya 1 halaman berisi:

  • KPI penduduk: Total aktif, jumlah KK (jika Anda hitung), L/P.
  • Ringkas fasilitas: jumlah fasilitas per kategori + catatan “perlu perbaikan”.
  • Anggaran: total pagu, total realisasi, serapan %.
  • Grafik: grafik batang “Penduduk per RW” dan “Serapan per Bidang”.

Untuk contoh gaya dashboard yang rapi (Pivot + Slicer) agar bisa difilter cepat, Anda bisa meniru polanya dari Dashboard Laporan Tahunan di Excel: Pivot Table + Slicer.

Keamanan data & etika (agar amanah dan tidak bocor)

  • Minimalkan data sensitif: untuk “profil desa” ringkas, sering cukup agregat (jumlah) tanpa menyebar NIK/alamat detail.
  • Pisahkan file: jika butuh NIK/berkas sensitif, simpan di file terpisah yang aksesnya terbatas (jangan dicampur dengan file rapat).
  • Jujur dalam rekap: jangan mengubah angka untuk “mempercantik laporan”. Amanah itu wajib; rekayasa data termasuk bentuk penipuan.
  • Kontrol versi: buat folder per tahun (2025/2026) agar tidak overwrite dan bisa audit perubahan.

FAQ seputar format Profil Desa di Excel

1. Kolom minimal apa saja yang wajib ada kalau saya ingin mulai cepat?

Mulai dari 4 tabel saja: SETUP, PENDUDUK (RW/RT/JK/Usia/Status), FASILITAS (Kategori/Kondisi), ANGGARAN (Bidang/Anggaran/Realisasi). POTENSI bisa menyusul.

2. Bagaimana cara update tahunan tanpa merusak rekap?

Duplikasi file tahun lalu → simpan sebagai tahun baru. Data mentah tetap dalam Excel Table (Ctrl+T). Tambah baris baru saja, jangan ubah struktur kolom. Rekap akan ikut.

3. Saya takut rekap salah karena input RW/RT beda-beda penulisannya. Solusinya?

Wajibkan dropdown list untuk RW/RT/Dusun/Kategori. Itu cara paling cepat mencegah typo dan “pecah kategori”.

4. Lebih bagus pakai rumus (SUMIFS/COUNTIFS) atau Pivot Table?

Rumus cocok untuk rekap yang tetap dan sederhana. Pivot cocok untuk rekap yang sering berubah sudut pandangnya (per dusun/per RW/per kategori) dan data makin besar.

5. Bagaimana cara membagikan profil desa tanpa membocorkan data pribadi?

Bagikan sheet REKAP_DASH saja (angka agregat), atau ekspor dashboard ke PDF. Jangan share sheet PENDUDUK jika berisi data identitas detail.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved