Cara Membuat Database Data Penduduk (RT/RW) di Excel yang Rapi dan Tahan Audit: Struktur Kolom, Cek Duplikat, Validasi Data, dan Rekap Otomatis (Lengkap Contoh Tabel + Rumus)

Q: Lebih baik 1 baris untuk 1 keluarga atau 1 orang?

Paling aman: 1 baris = 1 orang. Jika perlu rekap keluarga, tambahkan kolom No_KK dan Hubungan KK.

Q: Kenapa rekap saya pecah jadi banyak versi RT/RW?

Biasanya karena input tidak konsisten (misalnya 01 vs 1 vs RT 01). Solusinya pakai dropdown (Data Validation) dan standarkan format.

Q: Bagaimana cara melindungi file database penduduk?

Batasi akses, lakukan backup, dan bila perlu gunakan proteksi file Excel (password/enkripsi) sesuai fitur yang disediakan.

Diperbarui: 29 Desember 2025

Ringkasan cepat:

Database penduduk yang “kepakai” untuk RT/RW harus punya 4 hal: ID stabil, status warga jelas (aktif/pindah/meninggal), input konsisten (dropdown), dan rekap otomatis (per RT/RW/kelompok).
Di Excel, patokan format data paling aman: 1 baris = 1 orang, bukan satu keluarga jadi satu baris campur.
Untuk mencegah salah ketik (mis. “RW 01”, “RW1”, “1”), gunakan Data Validation (List) dan jadikan tabel sebagai Excel Table (Ctrl+T).
Cek duplikat jangan menunggu akhir tahun: buat kolom flag duplikat dengan COUNTIF/COUNTIFS + fitur Remove Duplicates.
Data penduduk adalah amanah dan termasuk data pribadi. Simpan secukupnya, batasi akses, dan proteksi file bila perlu.

Daftar isi

Konsep database penduduk RT/RW versi Excel (biar tidak berantakan)
Struktur file Excel yang saya sarankan (4 sheet)
Struktur kolom (wajib + opsional) + contoh tabel penduduk
Bikin ID_WARGA stabil (anti kacau saat sort/filter)
Bikin dropdown RT/RW/Status (Data Validation) agar input konsisten
Cek duplikat (rumus flag + Remove Duplicates) yang aman
Catat mutasi (pindah/meninggal/datangi) tanpa menghapus data
Rekap otomatis jumlah penduduk per RT/RW (COUNTIFS) + contoh
Keamanan data & proteksi file (minimal data + akses terbatas)
FAQ Database Data Penduduk RT/RW di Excel
Baca juga di Beginisob.com

Konsep database penduduk RT/RW versi Excel (biar tidak berantakan)

Database penduduk akan cepat “rusak” kalau inputnya bebas (tanpa standar) dan data lama sering dihapus. Supaya rapi, gunakan 3 prinsip ini:

ID stabil: setiap orang punya ID internal (ID_WARGA) yang tidak berubah meski pindah RT atau ganti nomor rumah.
Status jelas: jangan hapus baris saat pindah/meninggal—cukup ubah Status dan catat riwayatnya di sheet MUTASI.
Input konsisten: RT/RW/Status pakai dropdown agar rekap tidak pecah karena beda ejaan.

Kalau data Anda sering bertambah, ubah range menjadi Excel Table (Ctrl+T) supaya filter dan rumus ikut memanjang otomatis. Panduan praktiknya bisa Anda tiru dari artikel Cara Membuat Excel Table (Ctrl+T) yang Benar untuk Pemula: Header, Filter, Total Row, dan Range Otomatis Ikut Nambah.

Struktur file Excel yang saya sarankan (4 sheet)

MASTER_PENDUDUK: data induk (1 baris = 1 orang).
LIST: daftar pilihan dropdown (RT, RW, status, agama, pendidikan, dsb.).
MUTASI: log perubahan (pindah masuk, pindah keluar, meninggal, perubahan KK, dll.).
REKAP: rekap otomatis jumlah penduduk per RT/RW + filter status.

Struktur kolom (wajib + opsional) + contoh tabel penduduk

Di bawah ini format yang “cukup lengkap” untuk RT/RW. Anda boleh menyederhanakan, khususnya untuk data sensitif. Untuk praktik paling aman, simpan NIK/No KK dalam bentuk teks (bukan angka) agar tidak kehilangan nol di depan.

ID_WARGA	No_KK (opsional)	NIK (opsional)	Nama Lengkap	JK	Tgl Lahir	Status Kawin	Alamat (Jalan/No)	RT	RW	Kel/Desa	Kecamatan	No HP (opsional)	Status Warga	Tgl Update
W-2025-0001	3201************	3201************	Ahmad Fikri	L	2012-03-14	BELUM	Jl. Melati No. 7	01	02	Sukamaju	Sukamulya	08**********	AKTIF	2025-12-29
W-2025-0002	3201************	3201************	Budi Santoso	L	1989-07-21	KAWIN	Jl. Kenanga No. 2	01	02	Sukamaju	Sukamulya	08**********	PINDAH KELUAR	2025-10-15
W-2024-0111	3201************	3201************	Citra Maharani	P	1972-11-02	KAWIN	Komplek Sukamaju Blok C	03	01	Sukamaju	Sukamulya	08**********	MENINGGAL	2025-08-09

Tips kolom:

Kalau Anda butuh rekap keluarga per KK, tambahkan kolom Hubungan KK (Kepala/Istri/Anak) dan No_KK.
Kalau tujuan Anda hanya rekap jumlah warga per RT/RW, Anda bisa menghapus kolom sensitif (No_KK/NIK/No HP) dan cukup simpan nama + alamat + status.

Bikin ID_WARGA stabil (anti kacau saat sort/filter)

Jangan memakai “Nomor Urut” yang berubah saat data di-sort/filter sebagai identitas. Buat ID_WARGA yang stabil, contoh format: W-TAHUN-0001.

1. Siapkan kolom Tahun Input dan NoUrut

Misal di MASTER_PENDUDUK:

Kolom P = TahunInput (contoh isi: 2025)
Kolom Q = NoUrut (contoh isi: 1, 2, 3...)

2. Rumus ID_WARGA

Di sel A2 (ID_WARGA):

="W-"&TEXT(P2,"0000")&"-"&TEXT(Q2,"0000")

Kalau Anda ingin cara nomor otomatis yang lebih lengkap (termasuk trik anti duplikat dan nomor tampil saat filter), bisa meniru pola di artikel Cara Membuat Nomor Otomatis di Excel yang Rapi: Auto Increment, Nomor Ikut Nambah Saat Baris Ditambah, dan Trik Anti Duplikat.

Bikin dropdown RT/RW/Status (Data Validation) agar input konsisten

Rekap paling sering salah bukan karena rumusnya, tapi karena inputnya tidak konsisten. Solusinya: pakai Data Validation → List untuk RT/RW/Status.

Langkah 1: Buat daftar pilihan di sheet LIST

Kolom A (RT)	Kolom C (RW)	Kolom E (Status Warga)	Kolom G (JK)
01	01	AKTIF	L
02	02	PINDAH MASUK	P
03	03	PINDAH KELUAR
04		MENINGGAL

Langkah 2: Terapkan Data Validation

Pilih kolom RT di MASTER_PENDUDUK (mis. kolom I).
Menu Data → Data Validation → Allow: List.
Source: =LIST!$A$2:$A$20 (sesuaikan).
Ulangi untuk RW, Status Warga, JK, dll.

Microsoft menjelaskan fungsi validasi data untuk mengontrol nilai yang boleh dimasukkan (termasuk dropdown). 4

Kalau Anda ingin dropdown yang lebih “serius” (mis. pilih RW dulu baru RT menyesuaikan / dependent dropdown), ikuti langkah lengkapnya di Cara Membuat Dropdown List (Pilihan) di Excel Pakai Data Validation: Manual, Dari Range, Dinamis, sampai Dependent.

Cek duplikat (rumus flag + Remove Duplicates) yang aman

Ada 2 level: (A) deteksi dulu dengan “flag”, lalu (B) bereskan dengan Remove Duplicates jika memang data ganda murni (bukan orang yang sama tapi beda kondisi).

1. Buat kolom “FLAG_DUPLIKAT” dengan COUNTIF

Misal NIK ada di kolom C (C2:C10000). Di kolom R2:

=IF(C2="","",IF(COUNTIF($C$2:$C$10000,C2)>1,"DUPLIKAT","OK"))

Catatan: kalau Anda tidak menyimpan NIK, Anda bisa pakai kombinasi “Nama + Tgl Lahir + Alamat” sebagai kunci (lebih rawan salah, tapi lebih minim data sensitif).

2. Bersihkan duplikat dengan Remove Duplicates (jika memang data kembar)

Klik salah satu sel di tabel MASTER_PENDUDUK.
Tab Data → Remove Duplicates.
Centang kolom yang menjadi kunci (mis. NIK atau ID_WARGA). Jangan asal centang semua kolom.
OK, lalu cek ulang beberapa sampel baris (jangan percaya 100% tanpa inspeksi).

Microsoft punya panduan resmi untuk menemukan dan menghapus duplikat di Excel. 5

Kalau setelah bersih ternyata rumus rekap masih aneh (hasil 0 / tidak menghitung), biasanya masalahnya “angka tersimpan sebagai teks”, spasi tersembunyi, atau beda format. Anda bisa audit cepat berdasarkan artikel Rumus SUM/SUMIF di Excel Tidak Menghitung atau Hasil 0? 12 Penyebab + Cara Memperbaiki.

Catat mutasi (pindah/meninggal/datangi) tanpa menghapus data

Supaya database “tahan audit”, jangan hapus baris warga. Prinsipnya:

MASTER_PENDUDUK: menyimpan data terakhir (current state), kolom Status Warga diperbarui.
MUTASI: menyimpan riwayat kejadian (log), 1 baris = 1 kejadian.

Contoh tabel MUTASI

Tanggal	ID_WARGA	Nama	Jenis Mutasi	Dari RT/RW	Ke RT/RW/Alamat	Keterangan
2025-10-15	W-2025-0002	Budi Santoso	PINDAH KELUAR	01/02	RT 05/RW 03 (Kelurahan X)	Pindah domisili
2025-08-09	W-2024-0111	Citra Maharani	MENINGGAL	03/01	-	Tercatat berdasarkan info keluarga

Jika Anda ingin membuat “tampilan” khusus (mis. daftar warga AKTIF saja) tanpa mengubah data master, Anda bisa membuat sheet VIEW_AKTIF yang mengambil data dari MASTER. Konsep referensi antar sheet dijelaskan di Link Excel Beda Sheet: Cara Mengambil Data Antar Sheet (Sheet1!A1), Membuat Rekap Otomatis, dan Hyperlink Lompat Sheet.

Rekap otomatis jumlah penduduk per RT/RW (COUNTIFS) + contoh

Di sheet REKAP, buat daftar RT/RW yang Anda pakai, lalu hitung jumlah warga AKTIF per kombinasi.

Contoh tabel REKAP

RT	RW	Jumlah Warga AKTIF
01	02	(rumus)
02	02	(rumus)
03	01	(rumus)

Misal:

MASTER_PENDUDUK kolom RT = I (I2:I10000)
MASTER_PENDUDUK kolom RW = J (J2:J10000)
MASTER_PENDUDUK kolom Status Warga = N (N2:N10000)
REKAP!A2 berisi RT, REKAP!B2 berisi RW

Maka REKAP!C2:

=COUNTIFS(MASTER_PENDUDUK!$I$2:$I$10000,A2,MASTER_PENDUDUK!$J$2:$J$10000,B2,MASTER_PENDUDUK!$N$2:$N$10000,"AKTIF")

Kalau Anda ingin rekap yang lebih enak dipakai (pivot + filter), Anda bisa meniru pola dashboard 1 halaman (Pivot Table + Slicer) seperti konsep di Dashboard Laporan Tahunan di Excel: Pivot Table + Slicer (Filter Cepat) untuk Penjualan/HR dalam 1 Halaman—tinggal ganti metriknya jadi “jumlah warga aktif per RT/RW”.

Keamanan data & proteksi file (minimal data + akses terbatas)

Karena data penduduk termasuk data pribadi, pegang prinsip: minimal data (secukupnya), akses terbatas, dan jejak perubahan (mutasi/log). UU No. 27 Tahun 2022 mendefinisikan Data Pribadi sebagai data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi. 6

Minimal data: kalau hanya butuh rekap jumlah penduduk, pertimbangkan tidak menyimpan NIK/No KK lengkap (atau mask sebagian).
Akses terbatas: simpan file di folder admin/RT, jangan share ke grup umum.
Backup berkala: buat salinan nama tanggal, contoh: DatabasePenduduk_RT01RW02_2025-12-29.xlsx.
Proteksi file bila diperlukan: Excel menyediakan opsi proteksi file dengan password/enkripsi. 7

FAQ Database Data Penduduk RT/RW di Excel

1. Lebih baik 1 baris untuk 1 keluarga atau 1 orang?

Paling aman: 1 baris = 1 orang. Kalau butuh rekap keluarga, tambah kolom No_KK dan Hubungan KK.

2. Apakah wajib menyimpan NIK di Excel?

Tidak wajib. Simpan secukupnya sesuai kebutuhan administrasi. Kalau tidak butuh NIK, lebih aman tidak menyimpan (atau mask sebagian).

3. Kenapa rekap saya pecah jadi banyak versi RT/RW?

Biasanya karena input tidak konsisten (mis. “01” vs “1” vs “RT 01”). Solusinya pakai dropdown (Data Validation) dan standarkan format.

4. Cara paling aman menghapus duplikat?

Deteksi dulu dengan kolom flag (COUNTIF/COUNTIFS). Setelah yakin data benar-benar kembar, baru jalankan Remove Duplicates pada kolom kunci (mis. ID_WARGA atau NIK).

5. Haruskah saya menghapus data warga yang pindah/meninggal?

Sebaiknya tidak. Ubah status di MASTER_PENDUDUK dan catat kejadian di MUTASI agar riwayat tetap ada.

6. Bagaimana cara melindungi file database penduduk?

Batasi akses, lakukan backup, dan jika diperlukan gunakan proteksi file Excel (password/enkripsi) sesuai fitur yang disediakan.