Cara Mengurutkan Data di Excel untuk Pemula: Sort A–Z, Multi-Level Sort (Bertingkat), dan Sort Berdasarkan Warna/Ikon Tanpa Data Berantakan

Diperbarui: 27 Desember 2025

Ringkasan cepat:

• Kesalahan paling sering saat sort: cuma memilih 1 kolom → data jadi “geser” dan tidak sejajar. Solusinya: sort seluruh tabel (expand selection).
• Untuk laporan/rekap, biasakan rapikan data dulu: header 1 baris, tidak ada baris kosong, angka benar-benar angka.
• Untuk urutan kompleks (mis. Kategori A–Z lalu Total terbesar), pakai Custom Sort (multi-level).
• Sort berdasarkan warna/ikon bisa dilakukan lewat dialog Sort (Add Level untuk banyak warna).
• Di artikel ini ada contoh tabel latihan siap ketik + langkah yang bisa langsung ditiru.

Daftar isi

• Bedanya Sort vs Filter (biar tidak salah konsep)
• Syarat data sebelum di-sort (anti berantakan)
• Contoh data latihan (siap ketik)
• Cara sort sederhana A–Z / terkecil–terbesar
• Cara sort yang aman (jadikan Excel Table dulu)
• Cara Multi-Level Sort (bertahap/bertingkat)
• Cara sort dengan urutan khusus (custom list)
• Cara sort berdasarkan warna sel/warna font/ikon
• Kesalahan umum + cara memperbaiki
• FAQ seputar sort di Excel
• Baca juga di Beginisob.com

Bedanya Sort vs Filter (biar tidak salah konsep)

• Sort = mengubah urutan baris (mis. A–Z, terbesar–terkecil, berdasarkan kategori).
• Filter = menyembunyikan sebagian baris agar yang tampil hanya yang memenuhi syarat (mis. hanya kategori “Minuman”).

Kalau kamu sedang rekap dan ingin perhitungan mengikuti data yang difilter, jangan asal SUM biasa—karena baris tersembunyi bisa tetap ikut terhitung. Untuk konsep ini, baca artikel Excel: SUBTOTAL vs AGGREGATE untuk Data Terfilter & Baris Tersembunyi (Biar Rekap Tidak Salah).

Syarat data sebelum di-sort (anti berantakan)

Sebelum sort, pastikan 6 hal ini:

1. Header hanya 1 baris (jangan header ganda).
2. Tidak ada baris/kolom kosong di tengah data.
3. Angka benar-benar angka (bukan “angka sebagai teks”).
4. Tanggal benar-benar Date (bukan teks tanggal).
5. Jangan merge cells di area data (merge sering bikin sort/filter kacau).
6. Pastikan data 1 baris = 1 record (mis. 1 transaksi / 1 item / 1 karyawan).

Kalau kamu sering mengalami data angka “tidak mau” diurutkan dengan benar (mis. 100 dianggap lebih kecil dari 20), itu biasanya karena angka terbaca teks. Auditnya bisa kamu ikuti di Audit Data “Angka Tersimpan sebagai Teks” agar SUMIF/SUMIFS Normal (TRIM, CLEAN, NUMBERVALUE).

Contoh data latihan (siap ketik)

Ketik tabel berikut mulai dari sel A1 (header + 8 baris data). Ini sengaja dibuat campuran agar kamu bisa latihan sort A–Z, sort angka, dan multi-level sort.

Tanggal	Sales	Produk	Kategori	Qty	Harga_Satuan	Total	Status
2025-12-01	Ani	Kopi 250g	Minuman	3	45000	135000	Lunas
2025-12-01	Budi	Teh 200g	Minuman	2	28000	56000	Piutang
2025-12-02	Ani	Gula 1kg	Sembako	1	17000	17000	Lunas
2025-12-02	Doni	Biskuit	Snack	6	9000	54000	Lunas
2025-12-03	Budi	Kopi 250g	Minuman	1	45000	45000	Piutang
2025-12-03	Cici	Minyak 1L	Sembako	2	16000	32000	Lunas
2025-12-04	Doni	Permen	Snack	10	1500	15000	Piutang
2025-12-04	Cici	Teh 200g	Minuman	4	28000	112000	Lunas

Isi kolom Total bisa kamu hitung dengan rumus sederhana di G2: =E2*F2 lalu tarik ke bawah. Kalau kamu butuh pemahaman penjumlahan dan rekap nilai, lihat juga Cara Menghitung Jumlah di Excel untuk Pemula: SUM, AutoSum, SUMIF, SUMIFS, dan SUBTOTAL.

Cara sort sederhana A–Z / terkecil–terbesar

1) Sort teks A–Z (contoh: urutkan kolom Sales)

1. Klik salah satu sel pada kolom Sales (mis. B2).
2. Buka tab Data → pilih Sort A to Z.
3. Kalau muncul pilihan, pilih Expand the selection (jangan “continue with current selection”).

Kunci: sort harus memindahkan 1 baris utuh, bukan satu kolom saja.

2) Sort angka terbesar–terkecil (contoh: kolom Total)

1. Klik salah satu sel pada kolom Total (mis. G2).
2. Data → pilih Sort Largest to Smallest.
3. Pastikan tetap Expand selection.

Cara sort yang aman (jadikan Excel Table dulu)

Kalau data kamu sering bertambah, cara paling aman adalah ubah range jadi Excel Table (Ctrl+T). Manfaatnya: header jelas, filter siap pakai, dan struktur lebih stabil saat data memanjang.

1. Klik salah satu sel di area data.
2. Tekan Ctrl+T → centang My table has headers → OK.
3. Lakukan sort seperti biasa (Data → Sort).

Jika datanya nanti dipakai buat ringkasan tahunan, alur “data rapi → table → rekap” sangat membantu. Contoh penerapan rekap besar ada di Rekap Penjualan Tahunan di Excel dengan Pivot Table: Omzet per Produk, per Bulan, dan per Sales (Cepat).

Cara Multi-Level Sort (bertahap/bertingkat)

Multi-level sort dipakai kalau kamu ingin urutan bertingkat, misalnya:

• Urutkan Kategori A–Z, lalu
• Di dalam tiap kategori, urutkan Total terbesar dulu.

1) Buka dialog Sort (Custom Sort)

1. Klik salah satu sel di dalam tabel.
2. Tab Data → klik Sort (bukan ikon A–Z).
3. Pastikan opsi My data has headers aktif.

2) Set level pertama: Kategori A–Z

• Sort by: Kategori
• Sort On: Values
• Order: A to Z

3) Tambah level kedua: Total terbesar–terkecil

1. Klik Add Level.
2. Then by: Total
3. Order: Largest to Smallest
4. Klik OK.

Hasilnya: semua “Minuman” berkumpul dulu (A–Z), lalu di dalam “Minuman”, transaksi terbesar muncul paling atas.

Link resmi Microsoft (langkah sort + multi-level + sort berdasarkan warna/ikon): Sort data in a range or table in Excel.

Cara sort dengan urutan khusus (custom list)

Kadang kamu tidak mau A–Z, tapi mau urutan khusus. Contoh paling umum: bulan (Jan, Feb, Mar…), atau status (Lunas dulu, baru Piutang).

Caranya biasanya lewat dialog Sort:

1. Data → Sort.
2. Pilih kolom yang ingin kamu urutkan (mis. Status).
3. Di bagian Order, pilih Custom List (jika tersedia), lalu buat urutan sendiri (mis. Lunas, Piutang).

Tips aman: urutan custom sangat berguna untuk laporan operasional. Misalnya, kamu mau “Piutang” selalu muncul di atas agar cepat ditagih.

Cara sort berdasarkan warna sel/warna font/ikon

Ini berguna kalau kamu menandai data dengan warna (mis. Piutang = merah, Lunas = hijau). Catatan: Excel tidak punya urutan warna default, jadi kamu yang menentukan prioritasnya.

1) Sort berdasarkan 1 warna

1. Klik satu sel di dalam data.
2. Data → Sort.
3. Sort by: pilih kolom yang punya warna (mis. Status).
4. Sort On: pilih Cell Color (atau Font Color / Cell Icon).
5. Order: pilih warna yang diprioritaskan → pilih “On Top” atau “On Bottom”.
6. OK.

2) Sort berdasarkan beberapa warna (multi-color)

1. Ulangi langkah di atas, lalu klik Add Level.
2. Set warna kedua, ketiga, dst. sesuai urutan prioritas.
3. OK.

Kesalahan umum + cara memperbaiki

• Sort cuma 1 kolom → data “pecah” tidak sejajar.
  Perbaikan: Undo (Ctrl+Z), lalu sort dengan Expand selection atau blok seluruh tabel.
• Header ikut tersortir (judul kolom ikut pindah ke tengah).
  Perbaikan: pastikan “My data has headers” aktif di dialog Sort.
• Angka tidak urut benar (100 dianggap di bawah 20).
  Perbaikan: audit angka sebagai teks dan konversi jadi number.
• Baris kosong di tengah → Excel menganggap data terpisah jadi 2 blok.
  Perbaikan: rapikan baris kosong (pindahkan catatan ke area lain, bukan di tengah data).
• Merge cells → sort sering error/hasil aneh.
  Perbaikan: unmerge, gunakan Center Across Selection bila perlu untuk tampilan.

FAQ seputar sort di Excel

1) Kenapa setelah sort data saya jadi berantakan?

Umumnya karena kamu hanya memilih 1 kolom saat sort. Undo, lalu sort dengan Expand selection agar 1 baris ikut bergerak bersama.

2) Bagaimana cara mengurutkan berdasarkan 2 kolom sekaligus?

Pakai Data → Sort (dialog), lalu set Sort by (kolom pertama) dan klik Add Level untuk kolom kedua.

3) Bisa tidak sort berdasarkan warna sel?

Bisa. Di dialog Sort, ubah Sort On menjadi Cell Color, lalu tentukan warna mana yang “On Top”. Untuk banyak warna, gunakan Add Level.

4) Bagaimana cara sort agar status “Piutang” selalu di atas “Lunas”?

Pakai urutan khusus (custom list) jika tersedia, atau gunakan sort berdasarkan warna (mis. Piutang diberi warna merah, lalu “On Top”).

5) Sort ini ada hubungannya dengan rekap/pivot?

Sort membantu data rapi dan mudah dibaca. Untuk ringkas data besar, biasanya kamu butuh rekap (rumus/Pivot). Sort bukan pengganti rekap, tapi pondasi sebelum rekap.

• Dashboard Laporan Tahunan di Excel: Pivot Table + Slicer (Filter Cepat) untuk Penjualan/HR dalam 1 Halaman
• Laporan Target vs Realisasi Penjualan Tahunan di Excel: Persentase Pencapaian + Grafik Otomatis
• Cara Membuat Dropdown List (Pilihan) di Excel Pakai Data Validation: Manual, Dari Range, Dinamis, sampai Dependent
• Link Excel Beda File: Cara Mengambil Data dari Workbook Lain, Bikin “File Master”, dan Perbaiki Link yang Putus
• Link Excel Beda Sheet: Cara Mengambil Data Antar Sheet (Sheet1!A1) + Tips Biar Tidak #REF!
• Gabungkan Rekap Bulanan Jadi Tahunan di Excel: Rumus SUMIFS Per Periode (Tanpa Copy-Paste 12 Sheet)