Skip to main content
Home  ›  Excel

Cara Kompres File Excel Tanpa Merusak Rumus: 9 Cara Mengecilkan Ukuran Workbook (Gambar, Pivot Cache, Save as XLSB)

Diperbarui: 29 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Ukuran file Excel paling sering “bengkak” karena gambar, format berlebihan (sel kosong tapi terformat), Pivot cache, dan objek tersembunyi.
  • 3 langkah paling cepat: Save as XLSB, Compress Pictures, dan bersihkan formatting/sel “sampah” di luar data.
  • Kalau file berisi Pivot Table/dashboard, biasanya Pivot cache ikut membesarkan file—ada setting yang bisa membuat file lebih ringan.
  • Artikel ini fokus “kompres tanpa merusak rumus”: aman dulu, baru agresif (mis. ubah rumus jadi nilai) jika memang file sudah final.
  • Disertai tabel diagnosis + contoh kasus angka (biar gampang ditiru).

Daftar isi

Kenapa ukuran file Excel bisa membengkak?

Excel menyimpan lebih dari sekadar angka dan rumus. Dalam satu file, bisa tersimpan gambar, gaya (styles), format ribuan sel kosong, cache Pivot Table, objek (shape), sampai metadata yang “tidak terlihat”. Akibatnya, file terasa berat saat dibuka, lambat saat disimpan, dan susah dikirim lewat email/WhatsApp.

Kasus paling sering saya temui di kantor/administrasi:

  • Gambar banyak (logo, scan, foto bukti) dan resolusinya terlalu tinggi.
  • Formatting kebawa jauh ke bawah/belakang data (misalnya pernah copy 1 kolom penuh lalu paste format).
  • Pivot Table untuk dashboard atau rekap tahunan menyimpan cache data.
  • Objek tersembunyi: chart lama, shape, textbox, komentar lama, dll.
  • Rentang rumus kebesaran (mis. rumus mengacu ke 1 kolom penuh padahal data cuma 5.000 baris).

Kalau Anda sering membuat ringkasan/dashboard, biasanya file cepat bengkak karena Pivot Table, slicer, dan chart. Untuk gambaran dashboard yang rapi, bisa bandingkan dengan artikel Dashboard Laporan Tahunan di Excel: Pivot Table + Slicer (Filter Cepat) untuk Penjualan/HR dalam 1 Halaman.

Diagnosis cepat: cari penyebab utama dalam 3 menit

Tujuan diagnosis cepat: jangan asal hapus. Kita cari “biang kerok” terbesar dulu, baru lakukan langkah yang paling berdampak.

Langkah 1: Buat salinan aman dulu

  • Duplikat file: File_Awal.xlsx → File_Kompres.xlsx.
  • Kerjakan semua langkah di File_Kompres.xlsx supaya kalau salah, masih ada cadangan.

Langkah 2: Pakai checklist diagnosis cepat

Gejala Kemungkinan penyebab Cek cepat Langkah yang cocok
File berat padahal datanya sedikit Format “nyangkut” jauh di bawah data Scroll ke baris jauh (mis. 200.000) lalu lihat ada formatting Metode 3 (bersihkan formatting/sel “sampah”)
File berat setelah tambah gambar/logo Resolusi gambar terlalu tinggi / data crop masih tersimpan Pilih gambar → lihat ukuran file melonjak Metode 2 (Compress Pictures)
File berat setelah bikin Pivot Table/dashboard Pivot cache tersimpan besar Jumlah Pivot banyak + data sumber besar Metode 5 (atur Pivot agar tidak menyimpan cache berlebihan)
File berat karena “banyak rumus” Rumus volatile / range terlalu lebar Rumus pakai 1 kolom penuh (A:A) atau banyak IF bertingkat Metode 6 & 7 (rumus → values untuk laporan final, rapikan range)
Tiba-tiba muncul error “Too many different cell formats” / file makin lambat Terlalu banyak style/format unik Banyak copy-paste dari file lain Metode 3 & 4 (bersihkan formatting + rapikan conditional formatting)
Ada sheet yang terasa “kosong”, tapi file tetap besar Ada objek/shape/komentar tersembunyi Home → Find & Select → Selection Pane Metode 8 (hapus objek tersembunyi)

9 cara kompres file Excel tanpa merusak rumus (step-by-step)

Urutan di bawah ini sengaja dibuat dari yang paling aman sampai yang lebih “agresif”. Berhenti kalau ukuran file sudah cukup kecil dan performa sudah normal.

1. Save As ke format XLSB (paling cepat dan biasanya paling terasa)

  1. Klik File → Save As.
  2. Pilih tipe file: Excel Binary Workbook (*.xlsb).
  3. Simpan sebagai file baru, misalnya File_Kompres.xlsb.

Catatan aman: XLSB umumnya lebih kecil karena format biner. Namun, kalau Anda perlu kompatibilitas dengan sistem yang “membaca XML” (mis. integrasi tertentu), tetap simpan versi .xlsx sebagai cadangan.

2. Kompres gambar (dan hapus data crop yang tidak perlu)

  1. Klik salah satu gambar di Excel.
  2. Masuk tab Picture Format (atau Format).
  3. Klik Compress Pictures.
  4. Hilangkan centang Apply only to this picture (agar berlaku untuk semua gambar).
  5. Centang Delete cropped areas of pictures (kalau Anda yakin tidak perlu mengembalikan hasil crop).
  6. Pilih resolusi yang cukup untuk kebutuhan Anda (umumnya untuk laporan kantor, tidak perlu terlalu tinggi).

Kalau file Anda penuh foto bukti (scan struk, dokumentasi stok, dsb.), langkah ini sering jadi “penyelamat” paling cepat setelah XLSB.

3. Bersihkan formatting/sel kosong yang “terbaca terpakai”

Ini penyebab yang sering tidak disadari: sheet terlihat kosong, tapi Excel menyimpan formatting sampai baris/kolom yang jauh.

Opsi A (jika ada di Excel Anda):

  1. Buka tab Review.
  2. Cari fitur seperti Check Performance atau Cleanup cells / Clean excess cell formatting.
  3. Jalankan pembersihan pada sheet yang bermasalah.

Opsi B (manual, hampir selalu bisa):

  1. Di sheet bermasalah, klik baris pertama yang benar-benar kosong di bawah data (mis. data Anda berakhir di baris 5001, klik baris 5002).
  2. Tekan Ctrl + Shift + ↓ untuk memilih sampai bawah.
  3. Home → Clear → pilih Clear All (atau minimal Clear Formats jika takut menghapus hal lain).
  4. Lakukan hal yang sama untuk kolom kosong di kanan data (Ctrl + Shift + →).
  5. Simpan file, tutup, lalu buka ulang untuk melihat efeknya.

4. Rapikan Conditional Formatting (jangan biarkan aturan menempel ke 1 sheet penuh)

  1. Home → Conditional Formatting → Manage Rules.
  2. Pilih “This Worksheet” dan cek aturan yang range-nya terlalu luas (mis. sampai XFD:1048576).
  3. Hapus aturan yang tidak dipakai, atau sempitkan range sesuai data saja.

Conditional formatting yang “liar” bisa membuat file berat dan kadang memicu error format yang aneh.

5. Kalau pakai Pivot Table: atur Pivot agar tidak menyimpan cache berlebihan

Pivot Table menyimpan pivot cache. Jika sumber datanya besar, cache ini bisa menambah ukuran file. Pada rekap tahunan, Pivot Table memang sangat membantu, seperti di artikel Rekap Penjualan Tahunan di Excel dengan Pivot Table: Omzet per Produk, per Bulan, dan per Sales (Cepat), tapi tetap perlu pengaturan agar file tidak makin berat.

  1. Klik salah satu sel Pivot Table.
  2. Pilih PivotTable Analyze (atau Options) → Options.
  3. Masuk tab Data.
  4. Cari opsi seperti Save source data with file → coba nonaktifkan (uncheck) jika Anda ingin file lebih kecil.
  5. Aktifkan opsi Refresh data when opening the file agar saat dibuka, Pivot bisa membangun ulang cache dari data sumber.

Peringatan aman: Jika Anda mematikan “save source data”, Pivot mungkin butuh refresh saat dibuka. Pastikan data sumber masih ada di workbook atau bisa diakses (kalau sumber data eksternal).

6. Untuk laporan yang sudah final: ubah sebagian rumus jadi nilai (values)

Ini cocok kalau file Anda sudah “jadi” (mis. laporan akhir bulan) dan rumusnya tidak perlu dihitung ulang.

  1. Pilih area hasil (mis. kolom total yang sudah final).
  2. Copy.
  3. Paste Special → Values.

Langkah ini aman untuk mengecilkan beban kalkulasi dan kadang mengurangi ukuran jika workbook menyimpan banyak hasil formula kompleks.

7. Rapikan rentang rumus: hindari referensi 1 kolom penuh kalau tidak perlu

Contoh yang sering bikin berat:

  • Berat: =SUM(A:A)
  • Lebih ringan: =SUM(A2:A5000) (sesuaikan dengan data)

Jika data Anda terus bertambah, pertimbangkan memakai Excel Table (Ctrl + T) agar rentang ikut melebar otomatis tanpa harus memakai 1 kolom penuh.

8. Hapus objek tersembunyi (shape, textbox, chart lama, komentar menumpuk)

  1. Home → Find & Select → Selection Pane.
  2. Periksa apakah ada objek yang “tidak terlihat” tapi masih tersimpan.
  3. Hapus yang tidak dipakai.

Ini sering terjadi pada file yang sudah berkali-kali direvisi dan banyak copy-paste antar file.

9. Pisahkan data mentah besar dari file laporan (strategi file “master”)

Kalau data mentah sangat besar (mis. transaksi setahun), pertimbangkan:

  • File 1: DATA_MASTER (hanya data mentah + pembersihan).
  • File 2: LAPORAN (ringkasan, dashboard, grafik).

Strategi ini membuat file laporan lebih ringan, lebih mudah dikirim, dan risiko “rusak” lebih kecil karena data mentah tidak ikut diutak-atik.

Contoh kasus: dari 25 MB jadi 6 MB (simulasi)

Berikut simulasi yang sering terjadi pada workbook kantor: ada 1 sheet data 40.000 baris, 2 Pivot Table, dan beberapa gambar (logo + foto). Angka di bawah hanya contoh agar Anda punya bayangan langkahnya.

Langkah Yang dilakukan Ukuran file (contoh) Catatan
Kondisi awal File .xlsx, banyak gambar, pivot, formatting “nyangkut” 25 MB Berat dibuka dan lama saat save
Metode 2 Compress Pictures + delete cropped data 16 MB Paling terasa kalau banyak foto
Metode 3 Bersihkan formatting di luar data (used range “reset”) 10 MB Sering jadi penyebab tersembunyi
Metode 5 Atur Pivot agar tidak menyimpan cache besar 7 MB Efek tergantung ukuran data sumber
Metode 1 Save as XLSB 6 MB Biasanya final “lebih ringan”

Tips pencegahan agar file tidak bengkak lagi

FAQ kompres file Excel

1. Apakah kompres file Excel bisa merusak rumus?

Metode yang aman (XLSB, compress gambar, bersihkan formatting, atur Pivot cache) umumnya tidak mengubah rumus. Yang berisiko “mengubah hasil” adalah langkah agresif seperti mengubah rumus menjadi values (karena nanti rumus tidak ikut menghitung lagi saat data berubah).

2. Lebih bagus XLSX atau XLSB untuk file besar?

Untuk banyak kasus, XLSB lebih kecil dan terasa lebih ringan. Namun, simpan juga versi XLSX sebagai cadangan jika Anda butuh kompatibilitas dengan sistem/alat tertentu.

3. Kenapa file Excel kecil tapi tetap lambat?

Karena masalah tidak selalu ukuran. Bisa jadi rumus volatile, terlalu banyak conditional formatting, atau workbook menghitung ulang terlalu sering. Coba rapikan range rumus dan kurangi aturan formatting.

4. Apakah gambar di Excel wajib dihapus supaya file kecil?

Tidak wajib. Biasanya cukup kompres gambar dan hapus data crop yang tidak perlu. Hapus gambar hanya jika memang tidak dibutuhkan.

5. Jika saya mematikan “Save source data with file” pada Pivot, apakah Pivot jadi rusak?

Biasanya tidak rusak, tapi Pivot mungkin perlu refresh saat dibuka. Pastikan sumber data masih ada dan bisa diakses.

6. Cara paling aman kalau file sudah terlanjur “acak-acak” formatting?

Metode aman: bersihkan formatting di luar data (atau fitur pembersihan di tab Review jika ada), lalu simpan sebagai file baru (XLSB/XLSX). Kalau masih bermasalah, pertimbangkan pindahkan data inti ke workbook baru.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved