Skip to main content
Home  ›  Excel

Cara Mengelompokkan Data di Excel Tanpa Pivot: Group/Outline + Subtotal untuk Ringkasan per Cabang/Kategori (Rapi, Bisa Collapse, dan Mudah Dihapus)

Diperbarui: 28 Desember 2025

Ringkasan cepat:

  • Kalau kamu butuh ringkasan cepat per Cabang/Kategori tanpa bikin Pivot, gunakan Data → Subtotal (Excel otomatis membuat outline).
  • Syarat utama agar hasil tidak berantakan: data harus di-sort dulu berdasarkan kolom yang mau dikelompokkan (mis. Cabang).
  • Setelah subtotal dibuat, kamu bisa klik level 1/2/3 untuk menyembunyikan detail dan hanya menampilkan ringkasan.
  • Untuk sembunyikan/lihat bagian tertentu saja, gunakan Group/ Ungroup (manual outline) tanpa mengubah angka.
  • Kalau sudah tidak dipakai, subtotal bisa dibersihkan lewat Remove All agar sheet kembali bersih.

Daftar isi

Kapan pakai Group+Subtotal, kapan lebih baik Pivot?

  • Pakai Group/Outline + Subtotal kalau kamu butuh ringkasan cepat per grup (mis. per Cabang, per Kategori) dan datanya belum terlalu kompleks.
  • Pakai Pivot Table kalau kamu butuh laporan besar: multi-dimensi (Cabang × Bulan × Sales), banyak filter, dan ingin dashboard yang mudah “refresh”.

Kalau datamu sudah “tahunan” dan dimensinya banyak, biasanya Pivot jauh lebih efisien. Di Beginisob sudah ada panduan rekap besar menggunakan Pivot di artikel Rekap Penjualan Tahunan di Excel dengan Pivot Table: Omzet per Produk, per Bulan, dan per Sales.

Syarat data sebelum mengelompokkan (biar tidak error)

  • Header 1 baris (contoh: Tanggal, Cabang, Kategori, Produk, Qty, Total).
  • Tidak ada baris kosong di tengah data (kalau ada, Subtotal bisa memecah grup secara salah).
  • Kolom angka benar-benar angka (Qty/Total bukan “angka sebagai teks”).
  • Nama grup konsisten (mis. “Jakarta” jangan ada “Jakarta ” pakai spasi belakang, dan jangan campur “JKT”).

Kalau kamu ingin input Kategori/Cabang konsisten, gunakan dropdown list agar tidak salah ketik. Panduannya ada di Cara Membuat Dropdown List (Pilihan) di Excel Pakai Data Validation.

Contoh tabel latihan (siap ketik)

Ketik mulai dari sel A1. Tujuan kita: membuat subtotal per Cabang untuk kolom Total, lalu bisa collapse agar hanya terlihat ringkasan per Cabang.

Tanggal Cabang Kategori Produk Qty Total
2025-12-01JakartaSembakoBeras 5kg2270000
2025-12-01BandungMinumanTeh585000
2025-12-02JakartaMinumanKopi3162000
2025-12-02SurabayaSembakoGula 1kg4224000
2025-12-03BandungSembakoMinyak2224000
2025-12-03JakartaSembakoTelur6198000
2025-12-04SurabayaMinumanSusu2130000
2025-12-04BandungMinumanRoti390000
2025-12-05JakartaMinumanAir Mineral1060000
2025-12-05SurabayaSembakoTepung345000

Metode 1: Subtotal command (otomatis bikin ringkasan + outline)

1. Sort dulu berdasarkan kolom yang mau dikelompokkan

  1. Blok tabel (A1:F11).
  2. Masuk ke menu Data → Sort.
  3. Sort by: Cabang (A to Z). Klik OK.

Kenapa wajib sort? Karena Subtotal akan membuat ringkasan “setiap kali nilai Cabang berubah”. Kalau datanya acak, grupnya ikut acak.

2. Jalankan Subtotal

  1. Klik salah satu sel di dalam tabel.
  2. Masuk Data → (bagian Outline) → Subtotal.
  3. Atur seperti ini:
Pengaturan Isi yang dipilih
At each change inCabang
Use functionSum
Add subtotal toTotal (centang)
Replace current subtotalsCentang (untuk percobaan pertama)
Summary below dataCentang (umumnya lebih enak dibaca)
  1. Klik OK.

3. Hasil yang kamu lihat

  • Excel menambah baris subtotal per Cabang (mis. “Jakarta Total”, “Bandung Total”, dst.).
  • Di sisi kiri sheet muncul simbol outline 1, 2, 3 (level ringkasan/detail).

Kalau tujuanmu bukan menjumlah, tapi menghitung transaksi per cabang, kamu bisa ulangi Subtotal dengan “Use function: Count”. Pondasi fungsi hitung (COUNT/COUNTA/COUNTIF) sudah dibahas di artikel Cara Menghitung Jumlah di Excel untuk Pemula: SUM, AutoSum, SUMIF, SUMIFS, dan SUBTOTAL.

Cara membaca outline level 1/2/3 (collapse/expand)

  • Level 1: biasanya hanya grand total/kerangka terluar.
  • Level 2: menampilkan subtotal per grup (mis. per Cabang) tanpa detail transaksi.
  • Level 3: menampilkan detail lengkap + subtotal.

Coba klik angka 2 di sisi kiri: detail transaksi akan tersembunyi dan kamu hanya melihat ringkasan per Cabang. Ini enak untuk laporan cepat ke owner tanpa bikin sheet panjang.

Kalau kamu butuh subtotal yang “ikut filter” (visible only) untuk kasus tertentu (bukan subtotal per grup), gunakan SUBTOTAL/AGGREGATE sebagai rumus. Bahasan lengkapnya ada di Excel: SUBTOTAL vs AGGREGATE untuk Data Terfilter & Baris Tersembunyi.

Metode 2: Group/Outline manual (sembunyikan detail tertentu)

Metode ini cocok kalau kamu ingin menyembunyikan “blok baris tertentu” tanpa membuat subtotal baru.

Langkah 1: Group baris detail

  1. Blok baris yang ingin kamu lipat (misalnya semua transaksi Bandung).
  2. Masuk Data → Group.
  3. Akan muncul tombol minus/plus untuk collapse/expand bagian itu.

Langkah 2: Ungroup jika sudah tidak dipakai

  1. Blok area yang sudah digroup.
  2. Data → Ungroup → Ungroup.

Untuk laporan yang skalanya besar dan ingin “ringkasan 1 halaman” yang bisa difilter per Cabang/Bulan, biasanya lebih cocok dashboard berbasis Pivot. Lihat contohnya di Dashboard Laporan Tahunan di Excel: Pivot Table + Slicer (Filter Cepat) dalam 1 Halaman.

Cara menghapus subtotal & clear outline (balik bersih)

1) Hapus subtotal (Remove All)

  1. Klik salah satu sel di tabel yang sudah disubtotal.
  2. Data → Outline → Subtotal.
  3. Klik Remove All.

2) Jika outline/group manual masih tersisa

Gunakan Data → Ungroup (dropdown) → Clear Outline untuk menghapus semua grouping sekaligus.

Risiko & kesalahan umum (yang paling sering bikin salah laporan)

  • Belum sort berdasarkan kolom grup → subtotal jadi “pecah-pecah” dan tidak representatif.
  • Ada baris kosong di tengah data → Excel menganggap itu pemisah grup.
  • Data kategori tidak konsisten (typo/spasi) → grup jadi dobel (mis. “Jakarta” dan “Jakarta ”).
  • Angka sebagai teks → hasil SUM/Count bisa aneh dan tidak bisa diaudit.
  • Etika & amanah: ringkasan dipakai untuk keputusan dan hak orang lain. Hindari “mengakali” laporan karena termasuk bentuk ketidakjujuran yang merugikan.

FAQ

1) Kenapa tombol Subtotal tidak ada di Excel saya?

Biasanya karena kamu memakai Excel versi web atau tampilan ribbon yang berbeda. Di Excel desktop, Subtotal ada di tab Data bagian Outline. Alternatifnya: pakai rumus SUBTOTAL/AGGREGATE untuk ringkasan.

2) Kenapa hasil subtotal saya salah/terpecah?

Paling sering karena data belum disortir berdasarkan kolom grup, atau ada baris kosong di tengah data.

3) Apa bedanya subtotal per grup vs total yang ikut filter?

Subtotal per grup dibuat oleh command Subtotal dan menghasilkan baris ringkasan per perubahan nilai. Total ikut filter biasanya memakai rumus SUBTOTAL/AGGREGATE untuk menghitung hanya baris yang terlihat.

4) Apakah Group/Outline sama dengan Pivot Table?

Tidak. Group/Outline hanya mengatur tampilan (collapse/expand) dan ringkasan sederhana. Pivot Table membuat laporan ringkas yang fleksibel untuk data besar dan banyak dimensi.

5) Bagaimana cara menghapus semua grouping sekaligus?

Gunakan Data → Ungroup (dropdown) → Clear Outline. Jika kamu membuat subtotal, hapus dulu lewat Subtotal → Remove All.

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved