Template Kartu Stok FIFO di Excel untuk UMKM: Format Kartu Persediaan Masuk–Keluar + Rumus HPP per Transaksi (Tanpa VBA)

Diperbarui: 6 Januari 2026

Ringkasan cepat:

Kartu stok FIFO membantu Anda melacak stok masuk–keluar sekaligus menghitung HPP (harga pokok penjualan) berdasarkan urutan pembelian (masuk dulu keluar dulu).
Artikel ini memberi 2 versi: Excel 365 (otomatis) dan Excel semua versi (semi-manual tapi aman), keduanya tanpa VBA.
Disertai contoh tabel siap ketik, contoh angka, dan rumus per sel agar mudah diikuti.
Fokus UMKM: rapi, tahan audit, dan mencegah salah hitung karena data “kotor”.

Daftar isi

Konsep kartu stok FIFO (versi praktis UMKM)
Struktur file Excel yang disarankan (sheet + kolom wajib)
Contoh data (pembelian & penjualan) + hasil FIFO
Langkah membuat template kartu stok FIFO di Excel
Versi Excel 365: FIFO otomatis (rumus dinamis)
Versi semua Excel: FIFO semi-manual (batch layer, tetap rapi & aman)
Rekap cepat: HPP periode & nilai persediaan akhir
Risiko & kesalahan umum (biar tidak ketipu angka)
FAQ Template Kartu Stok FIFO di Excel

Konsep kartu stok FIFO (versi praktis UMKM)

“FIFO” (First In, First Out) dalam konteks persediaan artinya: saat Anda menjual/memakai stok, biaya barang yang dibebankan ke HPP diambil dari pembelian yang paling lama dulu, baru lanjut ke pembelian berikutnya. Ini membuat pencatatan HPP lebih logis jika harga beli berubah-ubah.

Dalam praktik UMKM, kartu stok FIFO biasanya dipakai untuk 3 tujuan:

Kontrol kuantitas: stok masuk, stok keluar, saldo berjalan.
Kontrol biaya: tahu HPP tiap penjualan (atau minimal HPP periode) berdasarkan urutan pembelian.
Audit sederhana: kalau ada selisih, Anda bisa telusuri batch mana yang “terpakai” dulu.

Catatan amanah: kartu stok itu bukan sekadar “laporan”, tapi alat menjaga kejujuran stok, menghindari manipulasi, dan memudahkan pertanggungjawaban.

Struktur file Excel yang disarankan (sheet + kolom wajib)

Agar awet dipakai dan mudah diaudit, pisahkan data menjadi beberapa sheet (jangan campur semuanya di 1 sheet). Untuk dasar Excel Table (Ctrl+T) supaya rumus ikut memanjang otomatis, Anda bisa belajar dulu di artikel Cara Membuat Excel Table (Ctrl+T) yang Benar untuk Pemula.

1. Sheet MASTER_BARANG (opsional tapi sangat disarankan)

Isi minimal: Kode_Barang, Nama_Barang, Satuan.

Kode_Barang	Nama_Barang	Satuan
BRG-001	Kopi Bubuk 250g	Pcs
BRG-002	Gula 1kg	Pcs

Tips: gunakan Kode_Barang agar tidak pecah karena typo nama. Kalau Anda butuh nomor/kode yang rapi, lihat juga Cara Membuat Nomor Otomatis di Excel yang Rapi.

2. Sheet PEMBELIAN (wajib)

Buat tabel pembelian, lalu jadikan Excel Table dan beri nama tabel: tBeli.

Tanggal	Kode_Barang	No_Dokumen	Qty_Beli	Harga_Satuan
2026-01-01	BRG-001	PB-0001	100	10000
2026-01-05	BRG-001	PB-0002	60	11000
2026-01-10	BRG-001	PB-0003	80	12000

3. Sheet PENJUALAN (wajib)

Buat tabel penjualan, jadikan Excel Table dan beri nama tabel: tJual.

Tanggal	Kode_Barang	No_Dokumen	Qty_Jual
2026-01-06	BRG-001	JL-0001	120
2026-01-12	BRG-001	JL-0002	50

Penting: sebelum membuat rekap (SUMIFS, Pivot, atau rumus FIFO), pastikan angka benar-benar terbaca sebagai angka. Kalau Anda pernah mengalami hasil 0 padahal data ada, audit dulu di Audit Data “Angka Tersimpan sebagai Teks” agar SUMIF/SUMIFS Normal.

Contoh data (pembelian & penjualan) + hasil FIFO

Dengan data contoh BRG-001 di atas, hasil FIFO-nya (ringkas) seperti ini:

Penjualan 2026-01-06 qty 120 = 100 @10.000 + 20 @11.000 ⇒ HPP = 1.220.000
Penjualan 2026-01-12 qty 50 = 40 @11.000 + 10 @12.000 ⇒ HPP = 560.000
Sisa akhir = 70 @12.000 ⇒ Nilai persediaan akhir = 840.000

Jika rumus jumlah Anda sering “aneh” atau tidak menjumlah dengan benar, cek juga Rumus SUM/SUMIF di Excel Tidak Menghitung atau Hasil 0? (Penyebab + Perbaikan) sebelum menyalahkan template FIFO.

Langkah membuat template kartu stok FIFO di Excel

Langkah 1: Rapikan format tanggal & angka (wajib sebelum pasang rumus)

Kolom Tanggal: pastikan formatnya Date (bukan teks).
Kolom Qty dan Harga: pastikan Number (bukan “angka sebagai teks”).
Hindari copy-paste dari WA/PDF tanpa audit; biasanya ada spasi/karakter tersembunyi.

Langkah 2: Buat sheet FIFO_KARTU untuk memilih barang

Di sheet FIFO_KARTU, siapkan 2 sel ini:

B2 = Kode barang yang ingin dihitung (misalnya: BRG-001). (Opsional: buat dropdown dari MASTER_BARANG.)
B3 = Nama barang (opsional, ambil dari MASTER dengan XLOOKUP/VLOOKUP).

Langkah 3: Buat “kartu stok kuantitas” (saldo berjalan)

Ini bagian yang paling sering dipakai harian: masuk, keluar, saldo. Anda boleh membuat tabel transaksi gabungan (manual) atau buat daftar tanggal (mis. per transaksi). Contoh sederhana kartu stok kuantitas untuk 1 barang:

Tanggal	No_Dokumen	Masuk	Keluar	Saldo_Qty
2026-01-01	PB-0001	100	0	100
2026-01-05	PB-0002	60	0	160
2026-01-06	JL-0001	0	120	40
2026-01-10	PB-0003	80	0	120
2026-01-12	JL-0002	0	50	70

Catatan: saldo kuantitas bisa dihitung dengan rumus akumulasi biasa (Saldo sebelumnya + Masuk - Keluar), atau pakai SUMIFS berdasarkan tanggal jika Anda ingin format yang “tahan input dobel”.

Versi Excel 365: FIFO otomatis (rumus dinamis)

Versi ini paling nyaman jika Anda memakai Microsoft 365 (punya fungsi SCAN, LET, MAKEARRAY). Targetnya: setiap baris penjualan otomatis punya HPP FIFO.

1. Rumus HPP FIFO per transaksi penjualan (untuk 1 Kode_Barang)

Di sheet FIFO_KARTU, misalnya Anda ingin mengeluarkan daftar HPP untuk semua transaksi penjualan barang di B2. Tempatkan rumus ini di sel yang kosong (mis. D6) dan biarkan “spill” ke bawah.

=LET(
  kode,$B$2,
  qtyB, FILTER(tBeli[Qty_Beli], tBeli[Kode_Barang]=kode),
  hargaB, FILTER(tBeli[Harga_Satuan], tBeli[Kode_Barang]=kode),
  qtyS, FILTER(tJual[Qty_Jual], tJual[Kode_Barang]=kode),
  cumB, SCAN(0, qtyB, LAMBDA(a,x,a+x)),
  cumS, SCAN(0, qtyS, LAMBDA(a,x,a+x)),
  alloc, MAKEARRAY(ROWS(qtyB), ROWS(qtyS),
    LAMBDA(i,j,
      MAX(0,
        MIN(INDEX(cumB,i), INDEX(cumS,j))
        - MAX(
            IF(i=1,0,INDEX(cumB,i-1)),
            IF(j=1,0,INDEX(cumS,j-1))
          )
      )
    )
  ),
  TRANSPOSE(
    BYCOL(alloc, LAMBDA(col, SUMPRODUCT(col, hargaB)))
  )
)

Maknanya (biar tidak bingung):

qtyB & hargaB = daftar pembelian (qty dan harga) untuk barang tersebut.
qtyS = daftar penjualan (qty) untuk barang tersebut.
alloc = matriks “alokasi qty” yang membagi tiap penjualan mengambil stok dari pembelian paling awal dulu.
Hasil akhir = HPP FIFO per transaksi (satu angka per baris penjualan).

2. Harga pokok per unit (opsional)

Jika HPP per transaksi sudah keluar, maka harga pokok per unit bisa dibuat:

=IFERROR(HPP_Transaksi / Qty_Jual, 0)

3. Nilai persediaan akhir (opsional tapi sering dibutuhkan)

Anda juga bisa menghitung nilai persediaan akhir (untuk barang terpilih) dari sisa layer FIFO. Kalau Anda sedang menyiapkan tutup buku/stok opname, bandingkan dengan stok fisik. Untuk alur stok opname yang rapi, lihat Rekap Stok Opname Akhir Tahun di Excel: Selisih Stok, Barang Minus, dan Nilai Persediaan.

Prinsip nilai persediaan akhir: sisa qty per layer × harga layer, lalu dijumlah. (Jika Anda ingin full otomatis, biasanya langkahnya: hitung total terjual, hitung total terpakai per layer, lalu sisa.)

Versi semua Excel: FIFO semi-manual (batch layer, tetap rapi & aman)

Kalau Excel Anda tidak punya rumus dinamis, cara paling aman UMKM adalah membuat “lapisan pembelian” (batch layer). Ini semi-manual, tapi justru mudah diaudit dan tidak gampang rusak.

1. Buat tabel LAYER_FIFO (per barang)

Buat tabel seperti ini (bisa per barang, atau satu tabel besar dengan kolom Kode_Barang).

Tanggal_Beli	No_Dok	Qty_Batch	Harga_Satuan	Qty_Terpakai	Sisa_Qty	Nilai_Sisa
2026-01-01	PB-0001	100	10000	100	0	0
2026-01-05	PB-0002	60	11000	60	0	0
2026-01-10	PB-0003	80	12000	10	70	840000

Rumus yang dipakai (contoh per baris):

Sisa_Qty = Qty_Batch - Qty_Terpakai
Nilai_Sisa = Sisa_Qty * Harga_Satuan

Cara pakainya: setiap ada penjualan, Anda menambah total “Qty_Terpakai” di batch paling atas dulu sampai habis, baru lanjut ke batch berikutnya. Ini FIFO versi “paling mudah diaudit” untuk UMKM.

2. Hitung HPP periode (dari layer)

HPP periode = jumlah (Qty_Terpakai × Harga_Satuan) semua batch. Ini format yang nyambung dengan konsep HPP usaha dagang. Kalau Anda butuh template HPP yang lebih menyeluruh (stok awal + pembelian bersih - stok akhir), lihat Template Excel untuk Menghitung HPP UMKM.

Rekap cepat: HPP periode & nilai persediaan akhir

HPP FIFO (periode) = total biaya barang yang “terpakai/terjual” berdasarkan urutan batch.
Persediaan akhir = total Nilai_Sisa dari layer FIFO.
Cek fisik: minimal lakukan stok opname berkala agar kartu stok tidak jadi “angka di kertas”.

Risiko & kesalahan umum (biar tidak ketipu angka)

Angka terbaca teks → SUMIF/SUMIFS/FIFO jadi kacau walau rumus “benar”. Audit dulu.
Tanggal tidak konsisten (teks vs date) → urutan FIFO bisa salah.
Campur diskon/ongkir tanpa aturan → harga satuan jadi “abu-abu”. Tentukan kebijakan: apakah ongkir masuk biaya perolehan atau biaya operasional.
Retur tidak dicatat rapi → stok bisa terlihat minus atau HPP tidak masuk akal.
Nama barang tidak konsisten → pecah jadi dua barang. Pakai Kode_Barang.

FAQ Template Kartu Stok FIFO di Excel

1. Apa bedanya kartu stok biasa vs kartu stok FIFO?

Kartu stok biasa fokus kuantitas (masuk–keluar–saldo). FIFO menambah lapisan biaya: HPP dihitung dari pembelian paling awal dulu.

2. Saya punya banyak barang, apa harus buat sheet per barang?

Tidak wajib. Untuk UMKM, yang realistis: satu tabel PEMBELIAN, satu tabel PENJUALAN, lalu FIFO dihitung per Kode_Barang (pakai pilihan/dropdown).

3. Excel saya bukan Microsoft 365. Masih bisa pakai FIFO?

Bisa. Pakai metode layer FIFO semi-manual (batch), karena paling tahan audit dan tidak bergantung rumus dinamis.

4. Apakah FIFO selalu sama dengan barang masuk dulu keluar dulu di gudang?

Idealnya iya, tetapi di akuntansi FIFO adalah asumsi aliran biaya. Yang penting: konsisten dan bisa dijelaskan saat audit internal.

5. Kalau stok saya sering selisih, mulai dari mana beresinnya?

Mulai dari: (1) pastikan data transaksi rapi (kode, tanggal, qty), (2) audit angka sebagai teks, (3) lakukan stok opname dan cocokkan catatan vs fisik.

6. Apakah saya harus menghitung HPP per transaksi atau cukup per bulan?

UMKM biasanya cukup per bulan (lebih simpel). HPP per transaksi berguna jika Anda ingin margin per invoice/penjualan lebih detail.