Skip to main content
Home  ›  Excel

Format Data Siswa Baru di Excel: Template Kolom Wajib, Cara Cegah Duplikasi NISN, dan Anti Salah Tulis (Contoh Tabel + Rumus, Tanpa VBA)

Diperbarui: 5 Januari 2026

Ringkasan cepat:

  • Template “data siswa baru” yang paling aman di Excel adalah: LIST (dropdown) → SISWA_BARU (data mentah) → REKAP (ringkasan).
  • Untuk mencegah salah data: simpan NISN sebagai teks, buat flag duplikat dengan COUNTIF, dan pakai Data Validation agar input yang salah langsung ditolak.
  • Kolom wajib minimal agar rekap gampang: ID_Siswa, Tgl_Daftar, Nama, NISN, JK, Kelas_Tujuan, Status_Berkas.
  • Artikel ini berisi contoh tabel siap ketik + rumus per kolom + contoh rekap per kelas/JK/status.

Daftar isi

Konsep format data siswa baru yang mudah direkap

Target file “data siswa baru” bukan sekadar menampung nama—tapi memastikan data rapi, konsisten, dan bisa dicek. Prinsip yang paling aman untuk Excel: 1 baris = 1 siswa, lalu kolom-kolom dibuat konsisten dengan dropdown, dan ada kolom kontrol untuk mengecek duplikat/kesalahan.

Kalau Anda ingin versi yang lebih “lengkap sampai buku induk” (status aktif/pindah/lulus + rekap angkatan), itu beda fokus. Untuk itu Anda bisa membaca Format Buku Induk Siswa di Excel yang Rapi dan Siap Arsip: Kolom Wajib, Kode Siswa, Mutasi Masuk/Keluar, dan Rekap per Kelas.

Struktur file 3 sheet (LIST–SISWA_BARU–REKAP)

  • LIST = daftar pilihan untuk dropdown (JK, Kelas, Status_Berkas, Agama, dll)
  • SISWA_BARU = data mentah (input harian)
  • REKAP = ringkasan (jumlah pendaftar, valid, perbaikan, dll)

Setelah header SISWA_BARU jadi, jadikan range itu Excel Table (Ctrl+T) supaya saat baris baru ditambah, filter dan rumus ikut memanjang otomatis. Panduan praktiknya ada di Cara Membuat Excel Table (Ctrl+T) yang Benar untuk Pemula.

Langkah 1: Buat sheet LIST (dropdown anti typo)

1. Daftar pilihan minimal (contoh)

Ketik di sheet LIST seperti ini (contoh, boleh Anda ubah):

JK Kelas_Tujuan Status_Berkas Agama (opsional)
L7ADRAFTISLAM
P7BVALIDKRISTEN
7CPERBAIKANKATOLIK
7DTIDAK VALIDHINDU
BUDDHA
KONGHUCU

Cara membuat dropdown list dari tabel LIST bisa Anda ikuti langkah lengkapnya di Cara Membuat Dropdown List (Pilihan) di Excel Pakai Data Validation.

Langkah 2: Buat sheet SISWA_BARU (template kolom + contoh data)

1. Template kolom wajib + opsional

Di sheet SISWA_BARU, ketik header berikut mulai A1:

No_Tampil ID_Siswa Tgl_Daftar Nama_Lengkap NISN JK Kelas_Tujuan Asal_Sekolah Status_Berkas HP_Wali (opsional) Alamat_Singkat (opsional) Flag_NISN Flag_Wajib Catatan

2. Contoh data (siap ketik) — termasuk contoh NISN dobel

Penting: sebelum mengisi NISN, format kolom NISN menjadi Text agar nol di depan tidak hilang.

No_TampilID_SiswaTgl_DaftarNama_LengkapNISNJKKelas_TujuanAsal_SekolahStatus_BerkasHP_WaliAlamat_SingkatFlag_NISNFlag_WajibCatatan
(rumus)(rumus)05/01/2026Ahmad Fikri0051234567L7ASMPN 1VALID081234567890RT 01/RW 02(rumus)(rumus)
(rumus)(rumus)05/01/2026Siti Aisyah0051234568P7BSMPN 2PERBAIKAN081200000111RT 03/RW 01(rumus)(rumus)Berkas kurang
(rumus)(rumus)05/01/2026Bima Pratama0051234569L7ASMPN 3VALID081299988877RT 02/RW 02(rumus)(rumus)
(rumus)(rumus)06/01/2026Nabila Zahra0051234570P7CSMPN 1DRAFT(rumus)(rumus)HP belum masuk
(rumus)(rumus)06/01/2026Raka Surya0051234568L7DSMPN 4VALID081233344455RT 04/RW 02(rumus)(rumus)Contoh NISN dobel

Jika Anda ingin input lebih nyaman (tanpa VBA) supaya petugas tidak klik sel ke mana-mana, Anda bisa pakai Form bawaan Excel. Panduannya ada di Cara Membuat Form Entri Data di Excel (Tanpa VBA).

Langkah 3: Rumus wajib (ID, flag duplikat NISN, cek wajib isi)

1. Rumus No_Tampil (kolom A)

Di sel A2:

  • =IF(C2="","",ROW()-1)

No_Tampil hanya nomor tampilan baris. Kalau Anda butuh nomor yang tetap rapi saat filter, konsepnya dibahas di Cara Membuat Nomor Urut di Excel yang Tidak Lompat Saat Filter dan Tetap Stabil Saat Sort.

2. Rumus ID_Siswa sederhana (kolom B)

Di sel B2:

  • =IF(C2="","", "SIS-"&TEXT(C2,"yyyymmdd")&"-"&TEXT(A2,"0000"))

Praktik aman: setelah input harian selesai, Anda boleh “membekukan” ID dengan cara Copy kolom ID_Siswa → Paste Special → Values, supaya ID tidak berubah karena urutan baris.

3. Rumus Flag_NISN duplikat (kolom L)

Di sel L2:

  • =IF(E2="","",IF(COUNTIF($E:$E,E2)>1,"DUPLIKAT","OK"))

Lanjutkan dengan Conditional Formatting untuk memberi warna merah pada “DUPLIKAT”. Tujuannya bukan sekadar menghukum, tapi agar petugas langsung sadar sebelum data telanjur dipakai rekap.

4. Rumus Flag_Wajib (kolom M) — cek kolom wajib kosong

Contoh: anggap kolom wajib adalah Tgl_Daftar, Nama, NISN, JK, Kelas_Tujuan, Status_Berkas (C sampai I). Di sel M2:

  • =IF(C2="","",IF(COUNTBLANK(C2:I2)>0,"WAJIB LENGKAP","OK"))

Langkah 4: Data Validation untuk menolak input salah (tanpa VBA)

1. Dropdown untuk JK, Kelas_Tujuan, Status_Berkas

  • JK → ambil dari LIST kolom JK
  • Kelas_Tujuan → ambil dari LIST kolom Kelas_Tujuan
  • Status_Berkas → ambil dari LIST kolom Status_Berkas

Jika Anda mengikuti langkah di artikel dropdown Beginisob, Anda akan lebih mudah membuat list dinamis dan dependent dropdown. (Link dropdown sudah saya cantumkan di atas.)

2. Validasi NISN: wajib terisi dan tidak boleh duplikat

Cara “paling aman untuk pemula” adalah pakai 2 lapis: (a) flag DUPLIKAT untuk terlihat, dan (b) Data Validation untuk menolak input duplikat sejak awal.

  1. Pilih kolom NISN (mis. E2:E1000, atau kolom NISN pada Excel Table).
  2. Data → Data Validation → Allow: Custom.
  3. Masukkan formula (untuk range biasa): =COUNTIF($E:$E,E2)=1
  4. Set Error Alert: “NISN sudah ada (duplikat). Periksa kembali.”

Jika Anda memakai Excel Table, Anda bisa membuat validasi lebih “ikut memanjang” dengan structured reference. Intinya sama: COUNTIF harus menghasilkan 1 untuk nilai yang sedang diinput.

3. Validasi NISN sebagai teks (anti nol hilang)

  • Sebelum input, ubah format kolom NISN menjadi Text.
  • Jika data terlanjur masuk dan nol hilang, perbaiki dari sumbernya (jangan menambal sembarang), lalu input ulang sebagai teks.

Langkah 5: Buat sheet REKAP (per kelas, per JK, per status)

1. Rekap per kelas (contoh tabel)

Di sheet REKAP, buat tabel mulai A1:

Kelas Total_Daftar Valid Perbaikan Draf Duplikat_NISN
7A(rumus)(rumus)(rumus)(rumus)(rumus)

2. Rumus rekap (contoh untuk baris “7A”)

  • Total_Daftar (B2): =COUNTIF(SISWA_BARU!$G:$G,$A2)
  • Valid (C2): =COUNTIFS(SISWA_BARU!$G:$G,$A2,SISWA_BARU!$I:$I,"VALID")
  • Perbaikan (D2): =COUNTIFS(SISWA_BARU!$G:$G,$A2,SISWA_BARU!$I:$I,"PERBAIKAN")
  • Draf (E2): =COUNTIFS(SISWA_BARU!$G:$G,$A2,SISWA_BARU!$I:$I,"DRAFT")
  • Duplikat_NISN (F2): =COUNTIF(SISWA_BARU!$L:$L,"DUPLIKAT")

3. Rekap cepat per JK (opsional)

Misalnya Anda ingin jumlah L/P per kelas 7A:

  • =COUNTIFS(SISWA_BARU!$G:$G,"7A",SISWA_BARU!$F:$F,"L")
  • =COUNTIFS(SISWA_BARU!$G:$G,"7A",SISWA_BARU!$F:$F,"P")

FAQ format data siswa baru di Excel

1. Kolom apa yang benar-benar wajib untuk data siswa baru?

Minimal: ID internal, Tgl_Daftar, Nama, NISN, JK, Kelas_Tujuan, Status_Berkas. Kolom lain boleh menyusul sesuai kebutuhan.

2. Kenapa NISN harus disimpan sebagai teks?

Karena Excel bisa menghapus nol di depan jika dianggap angka. Menyimpan sebagai teks menjaga NISN tampil persis seperti dokumen sumber.

3. Cara paling aman mencegah NISN dobel apa?

Gabungkan 2 lapis: flag COUNTIF (terlihat) + Data Validation Custom (menolak input duplikat sejak awal).

4. Kalau sudah terlanjur ada NISN dobel, solusinya apa?

Jangan langsung hapus. Periksa baris yang dobel: bisa salah ketik, bisa benar-benar dua entri yang sama. Betulkan berdasarkan sumber dokumen.

5. Bagaimana cara input data biar petugas tidak sering salah kolom?

Gunakan Excel Table (Ctrl+T), dropdown, dan kalau memungkinkan input lewat Form bawaan Excel (tanpa VBA).

Baca juga di Beginisob.com

Comments

Post a Comment

Edukasi Terpopuler

Connect With Us

Copyright @ 2023 beginisob.com, All right reserved