Template Timesheet Proyek di Excel: Log Jam Kerja Harian, Hitung Jam Billable & Biaya Otomatis, + Rekap per Proyek (Tanpa VBA)

Q: Bisa tidak timesheet dibuat per minggu?

Bisa. Namun data mentah tetap disarankan model aktivitas agar rekap fleksibel. Tampilan mingguan dibuat di sheet REKAP atau DASHBOARD.

Q: Bagaimana kalau shift kerja melewati tengah malam?

Gunakan MOD pada selisih waktu: MOD(End-Start,1) agar durasi tetap benar meskipun melewati jam 00:00.

Q: Apa bedanya tarif internal vs tarif billing?

Tarif internal dipakai untuk menghitung biaya proyek (cost). Tarif billing dipakai untuk menagih klien. Sebaiknya dipisah agar laporan jelas.

Diperbarui: 7 Januari 2026

Ringkasan cepat:

Timesheet proyek = catatan jam kerja per orang/per tugas agar jam kerja “terukur” dan biaya proyek bisa dihitung (untuk internal atau billing klien).
Template paling aman dibuat dengan 5 sheet: SETUP, LIST, TIMESHEET, TARIF, REKAP (opsional: DASHBOARD).
Rumus inti: hitung Durasi_Jam dari Start–End (dikurangi istirahat), tentukan Billable_Jam, lalu Biaya = Billable_Jam × Tarif.
Disertai contoh tabel siap ketik + rumus per kolom agar bisa langsung diterapkan untuk proyek IT, konstruksi, admin, sampai tim event.
Tanpa VBA, tidak ribet. Fokus: rapi, tahan input harian, dan mudah diaudit.

Daftar isi

Kapan timesheet proyek dibutuhkan?
Struktur file Excel (sheet + fungsi tiap sheet)
Contoh data timesheet + simulasi hitung jam & biaya
Langkah membuat template timesheet proyek (tanpa VBA)
Cara rekap jam & biaya per orang/per proyek (SUMIFS & Pivot)
Checklist QC: anti salah input, anti jam minus, anti double count
FAQ Template Timesheet Proyek Excel

Kapan timesheet proyek dibutuhkan?

Timesheet proyek berguna saat Anda ingin jawaban yang jelas untuk pertanyaan seperti: “Tim sudah menghabiskan berapa jam untuk proyek A?” atau “Biaya tenaga kerja minggu ini berapa?” Ini penting untuk proyek yang punya target deadline, budget, atau billing ke klien.

Freelancer/agency: jam billable jadi dasar invoice.
Tim internal: untuk monitoring beban kerja, pembagian tugas, dan evaluasi estimasi.
Proyek lapangan: memudahkan rekonsiliasi biaya tenaga kerja vs progres.

Struktur file Excel (sheet + fungsi tiap sheet)

Supaya rumus tidak gampang rusak saat data bertambah, buat data mentah rapi lalu jadikan Excel Table (Ctrl+T). Panduan detailnya ada di Cara Membuat Excel Table (Ctrl+T) yang Benar untuk Pemula: Header, Filter, Total Row, dan Range Otomatis Ikut Nambah.

1) Sheet SETUP (parameter)

Field	Contoh	Keterangan
Periode_Mulai	2026-01-01	Tanggal awal rekap (opsional)
Periode_Akhir	2026-01-31	Tanggal akhir rekap (opsional)
Pembulatan_Menit	15	Opsional: pembulatan durasi (0/5/10/15/30)
Jam_Normal_Harian	8	Opsional: batas jam normal (untuk lembur)

2) Sheet LIST (dropdown anti typo)

Isi daftar untuk Data Validation (Project, Task, Nama, Role, Billable).

Jenis daftar	Contoh nilai
Project	PRJ-001 (Website), PRJ-002 (Renovasi), PRJ-003 (Event)
Task	Analisis, Desain, Implementasi, Testing, Meeting, Admin
Billable	Y, N
Role	PM, Dev, QA, Admin, Tukang

Kalau Anda ingin input harian lebih cepat (tanpa VBA), Anda bisa aktifkan tombol Form bawaan Excel. Panduannya ada di Cara Membuat Form Entri Data di Excel (Tanpa VBA): Aktifkan Tombol Form, Buat Dropdown Anti Salah Input, dan Rekap Otomatis.

3) Sheet TARIF (rate per orang atau per role)

Pilih salah satu pola berikut (yang penting konsisten):

Pola A (lebih akurat): tarif per orang.
Pola B (lebih sederhana): tarif per role.

Contoh tabel TARIF (Pola A: per orang):

Nama	Role	Tarif_Per_Jam	Catatan
Ahmad	Dev	50000	Tarif internal/billing (pilih salah satu)
Siti	QA	45000	-
Budi	PM	65000	-

4) Sheet TIMESHEET (data mentah harian)

Ini sheet utama. Prinsip: 1 baris = 1 aktivitas kerja (per orang, per tanggal, per task).

Tanggal	Nama	Project	Task	Start	End	Istirahat_Menit	Billable	Catatan	(Kolom hitung)
2026-01-03	Ahmad	PRJ-001	Implementasi	09:00	12:00	15	Y	Modul login	Durasi_Jam, Billable_Jam, Tarif, Biaya

Agar rumus harian tidak membuat Anda pusing, biasakan “alat tempur admin” seperti SUMIFS, COUNTIFS, XLOOKUP/VLOOKUP, dan TEXT. Ringkasannya ada di Rumus Excel yang Sering Digunakan Admin: 20 Rumus Harian untuk Rekap, Tanggal, Teks, Lookup, dan Validasi.

Contoh data timesheet + simulasi hitung jam & biaya

Silakan ketik contoh ini (mulai A1 di sheet TIMESHEET). Anggap tarif Ahmad=50.000/jam, Siti=45.000/jam, Budi=65.000/jam.

Tanggal	Nama	Project	Task	Start	End	Istirahat_Menit	Billable	Catatan
2026-01-03	Ahmad	PRJ-001	Implementasi	09:00	12:00	15	Y	Modul login
2026-01-03	Ahmad	PRJ-001	Meeting	13:00	14:00	0	N	Sync kebutuhan
2026-01-03	Siti	PRJ-001	Testing	09:30	12:30	10	Y	Test login
2026-01-04	Ahmad	PRJ-001	Implementasi	09:00	12:00	10	Y	Fix bug
2026-01-04	Budi	PRJ-001	Analisis	10:00	12:00	0	Y	Scope revisi
2026-01-04	Siti	PRJ-002	Admin	13:00	15:00	0	N	Dokumentasi

Simulasi hitung (baris 1):

Durasi = (12:00 - 09:00) = 3 jam
Istirahat 15 menit = 0,25 jam
Durasi_Jam = 3 - 0,25 = 2,75 jam
Billable=Y → Billable_Jam=2,75
Tarif Ahmad 50.000/jam → Biaya = 2,75 × 50.000 = 137.500

Langkah membuat template timesheet proyek (tanpa VBA)

Langkah 1: Jadikan TIMESHEET sebagai Excel Table

Blok tabel TIMESHEET → tekan Ctrl+T → centang “My table has headers”.
Rename table menjadi tTime (Table Design → Table Name).
Pastikan kolom Start/End benar-benar format Time, dan Tanggal format Date.

Langkah 2: Buat Data Validation (dropdown) untuk kolom kunci

Nama → ambil dari LIST (atau TARIF) agar tidak typo.
Project dan Task → ambil dari LIST.
Billable → hanya Y/N.

Langkah 3: Tambahkan kolom hitung di tTime

Tambahkan 4 kolom baru di kanan: Durasi_Jam, Billable_Jam, Tarif, Biaya.

1) Durasi_Jam (mengatasi lintas tengah malam + dikurangi istirahat)

Di kolom Durasi_Jam (mis. J2 jika kolomnya berurutan), isi rumus:

=MAX(0,(MOD([@End]-[@Start],1)*24)-([@Istirahat_Menit]/60))

Penjelasan singkat: MOD menjaga durasi tetap positif meski shift lewat jam 00:00.

2) Billable_Jam

=IF([@Billable]="Y",[@Durasi_Jam],0)

3) Tarif (ambil dari sheet TARIF)

Opsi Excel 365/2021+ (XLOOKUP):

=XLOOKUP([@Nama],TARIF!$A:$A,TARIF!$C:$C,0)

Opsi Excel lama (VLOOKUP):

=IFERROR(VLOOKUP([@Nama],TARIF!$A:$C,3,FALSE),0)

4) Biaya

=[@Billable_Jam]*[@Tarif]

Jika Anda sering rekap sambil filter data (misalnya hanya Project PRJ-001 saja), pahami kapan memakai SUBTOTAL/AGGREGATE supaya total tidak “menipu”. Panduannya ada di Menjumlah Data yang Difilter di Excel: SUBTOTAL vs AGGREGATE (Biar Rekap Tidak Salah Saat Filter Aktif).

Langkah 4: Buat sheet REKAP (SUMIFS) untuk ringkasan jam & biaya

Contoh format rekap per project dan per nama (silakan ketik tabelnya):

Project	Nama	Total_Jam	Total_Billable	Total_Biaya
PRJ-001	Ahmad	(rumus)	(rumus)	(rumus)

Rumus yang dipakai (contoh):

Total_Jam: =SUMIFS(tTime[Durasi_Jam],tTime[Project],$A2,tTime[Nama],$B2)
Total_Billable: =SUMIFS(tTime[Billable_Jam],tTime[Project],$A2,tTime[Nama],$B2)
Total_Biaya: =SUMIFS(tTime[Biaya],tTime[Project],$A2,tTime[Nama],$B2)

Langkah 5 (opsional): Buat DASHBOARD (Pivot + Slicer)

Untuk tampilan “enak dilihat atasan”, buat Pivot dari tTime lalu tambahkan Slicer untuk Project dan Nama. Kalau Anda ingin contoh alur dashboard yang rapi (data → table → pivot → slicer), Anda bisa meniru gaya di Cara Membuat Gantt Chart di Excel untuk Jadwal Proyek (prinsipnya sama: data rapi dulu, baru visual).

Cara rekap jam & biaya per orang/per proyek (pola yang sering dipakai)

Rekap mingguan: tambahkan kolom Minggu (mis. WEEKNUM(Tanggal)) lalu SUMIFS per minggu.
Rekap per task: SUMIFS berdasarkan Project + Task.
Rekap billable vs non-billable: SUMIFS Billable_Jam dan Durasi_Jam.

Checklist QC: anti salah input, anti jam minus, anti double count

Durasi_Jam tidak boleh negatif: rumus sudah pakai MAX(0, …). Jika jadi 0 terus, cek format Start/End.
Duplikat baris: buat kolom Kunci (Tanggal|Nama|Start|End|Project|Task) lalu COUNTIF untuk flag duplikat.
Jam kerja “keterlaluan”: buat flag jika Durasi_Jam > 12 jam (biasanya salah input).
Tarif kosong: jika Tarif=0 padahal harus ada, berarti Nama belum terdaftar di TARIF.
Billable salah centang: audit aktivitas meeting/internal—biasanya non-billable.

FAQ Template Timesheet Proyek Excel

1. Lebih bagus 1 baris per hari atau 1 baris per aktivitas?

Untuk proyek, paling fleksibel: 1 baris per aktivitas (per task). Kalau 1 baris per hari, Anda akan kesulitan memecah biaya per task/project.

2. Bisa tidak timesheet dibuat per minggu?

Bisa. Tetapi tetap disarankan data mentahnya model “aktivitas” agar rekap tidak mentok. Tampilan mingguan bisa dibuat di REKAP/DASHBOARD.

3. Bagaimana kalau shift kerja melewati tengah malam?

Pakai rumus MOD pada selisih waktu: MOD(End-Start,1) agar durasi tetap benar meski lewat jam 00:00.

4. Kalau perusahaan membulatkan jam per 15 menit, caranya?

Anda bisa membulatkan Durasi_Jam ke kelipatan 0,25 jam (15 menit) menggunakan MROUND atau rumus pembulatan berbasis menit (sesuaikan SETUP).

5. Apa bedanya tarif internal vs tarif billing?

Tarif internal untuk menghitung biaya proyek (cost). Tarif billing untuk menagih klien. Anda bisa tambah 2 kolom tarif agar keduanya terpisah.

6. Apakah template ini cocok untuk banyak proyek sekaligus?

Cocok, karena kolom Project dan rekap SUMIFS/Pivot memang dibuat untuk multi-proyek.